Видео: Подключение Yealink SIP T19 E2 (Ноябрь 2024)
Телефонные услуги с передачей голоса по IP (VoIP), особенно предоставляемые через облако, стали стандартом в наши дни, особенно для малого и среднего бизнеса (SMB). Выбор огромен, потенциальная экономия велика, и для многих предприятий оказывается, что они могут делать вещи с VoIP, которые они просто не могут сделать каким-либо другим способом, особенно в части интеграции его с другими серверными системами с интенсивным вызовом, такими как справочная служба, например. Но VoIP также сложен. Как таковой, он может быть вежливым и не может спасти вас так сильно, как вы думаете. Это может даже стоить вам больше, чем обычная телефонная служба (POTS), после того, как все сказано и сделано.
-
- Лучшие бизнес-провайдеры VoIP на 2019 год Лучшие бизнес-провайдеры VoIP на 2019 год
- VoIP и UCaaS: объясненные различия VoIP и UCaaS: объясненные различия
- Почему ваша бизнес-система VoIP может не принадлежать облаку Почему ваша бизнес-система VoIP может не принадлежать облаку
Наконец, при выборе системы телефонии VoIP учитывайте потребности ваших сотрудников и клиентов. Это включает в себя решение о том, какие функции действительно нужны вашим сотрудникам, а какие нет. Как правило, это означает назначение заинтересованных сторон, которые будут намечать любые процессы, в которых задействована ваша телефонная система, а также садиться на фронтальных сотрудников, управляющих этими процессами, чтобы посмотреть, как их можно улучшить. Это также включает в себя проектирование системы, чтобы клиенты не терялись в меню, не страдали странным выбором клавиш или не слышали бесконечных решений от автосекретаря. Если вам не хватает опыта, чтобы сделать это собственными силами, это то, что большинство консультантов VoIP обучают справиться; просто не забудьте добавить их к общей стоимости во время планирования.
Прежде чем делать что-либо еще, определитесь, почему вы переходите на систему VoIP-телефона. Существует множество причин, по которым это может быть хорошей идеей, но, если вы не знаете, каковы эти причины и как они могут повлиять на ваш бизнес, вы не готовы совершить фактическую покупку или миграцию. Неопределенная идея, что это может сэкономить деньги, не является одной из этих причин. Примеры веских причин включают создание центра обработки вызовов, предоставление средств сотрудничества между различными офисами, сохранение данных вызовов с вашей платформы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для использования в маркетинге или обслуживании клиентов, а также подготовка к новому местоположению или ожидаемый рост.
Решите, кто будет отвечать за важные этапы вашего перехода к VoIP. Эти этапы включают первоначальный анализ и проектирование потребностей, процесс закупок, внедрение и, наконец, текущую работу системы. Обратите внимание, что обычно это не может быть один и тот же человек. ИТ-персонал может быть лучшим выбором для внедрения и эксплуатации, но обычно это не те, кто разрабатывает систему IVR, которую будут использовать ваши клиенты, или решит, какие именно данные вызова наиболее полезны для отдела маркетинга. Таким образом, вы должны указать, кем будут все ваши заинтересованные стороны; и, да, некоторые из них вполне могут быть продавцами или консультантами, если у вас нет внутреннего опыта.
Вам нужно будет найти или нанять сотрудника, который будет представлять интересы компании в процессе закупок и внедрения. Хотя будет много поставщиков, которые предложат сделать все это, у них не обязательно будут одинаковые интересы. Как правило, они все продают вам как можно больше, быстро его устанавливают и подписывают, а затем взимают дополнительную плату за любой последующий «охват области». Только кто-то с вашей стороны будет беспокоиться о долгосрочной эксплуатационной надежности и вспомогательных вещах, таких как безопасное поддержание данных вызовов, чтобы ваша компания могла, например, соблюдать любые отраслевые правила безопасности данных. Обратите внимание, что для действительно небольшой компании это может быть сопутствующей обязанностью, но кто-то должен быть ответственным лицом. Этот человек должен иметь достаточное понимание технологии VoIP, чтобы принимать решения и знать, как эти решения повлияют на остальную часть компании. Это не тот человек, упомянутый в предыдущем пункте.
Убедитесь, что ваша текущая сетевая инфраструктура поддерживает VoIP и способна справиться с увеличением сетевого трафика. Вам также необходимо знать, может ли ваша инфраструктура соответствовать конкретным требованиям к голосовому и видео трафику, включая поддержку любых требований к качеству обслуживания (QoS) или виртуальной локальной сети (VLAN). Это может означать некоторые обновления инфраструктуры, если ваши текущие маршрутизаторы или коммутаторы не поддерживают эти возможности. Вам также может понадобиться обновить вашего интернет-провайдера (ISP), если ваш текущий провайдер не может поддерживать требования к пропускной способности для большого количества телефонного трафика. Оценка того, насколько объем вызовов увеличит пропускную способность, должна быть в состоянии обработать ваш поставщик VoIP, но вы также можете нанять стороннего специалиста для выполнения этих расчетов.
Не стоит недооценивать стоимость VoIP. Конечно, эти месячные ставки выглядят хорошо, но копают глубже. Если все, что вы получаете, это программные телефоны, которые работают на мобильных телефонах, тогда вам также нужно будет купить мобильный телефон с большим количеством минут данных или, скорее всего, безлимитный тариф. Если эти программные телефоны работают на компьютерах с Windows или Mac, то у каждого должен быть компьютер с аппаратным обеспечением для поддержки VoIP, доступ к Интернету и что-то внутри для обработки звука и гарнитура. Если при выборе VoIP используются (или, по крайней мере, поддерживаются) настольные телефоны, помните, что они стоят от 75 до 150 долларов США плюс стоимость проводного сетевого подключения к каждому телефону. Немногие настольные телефоны с поддержкой VoIP поддерживают Wi-Fi, но те, которые поддерживают, требуют обновления точек доступа, если вы дадите всем телефон Wi-Fi. Да, и помните расходы на персонал: кто-то должен управлять всем этим, а кто-то должен оказывать поддержку. И затем есть продолжающееся обслуживание и лицензирование; все это складывается, поэтому убедитесь, что вы подробно рассмотрели всю реализацию, чтобы не удивляться новым расходам по мере их возникновения.
Составьте реалистичное расписание перехода на VoIP. Несмотря на то, что некоторые продавцы могут сказать, это не будет немедленным. Даже если вы переходите с одной системы VoIP на другую, это не однодневная операция. Сядьте и рассчитайте время для планирования, приобретения, реализации, обучения и переключения, а затем удвойте его. Может быть, даже в три раза. Это серьезное изменение способности вашей компании общаться с самим собой и внешним миром. Спешить это просто глупо. Работайте вовремя для пилотного развертывания, тестирования и оптимизации, а затем для окончательного развертывания, которое происходит поэтапно, так что вся ваша работа не будет в хаосе, если что-то пойдет не так.
Решите, что вы собираетесь делать со своей старой телефонной системой. Если у вас есть несколько аналоговых телефонов, которые находятся в хорошем состоянии, вы можете использовать их в своей телефонной системе VoIP для сотрудников, которым не нужны функции VoIP. Или вы можете захотеть их в местах, где они доступны для публики, или там, где они находятся в трудных условиях, таких как площадка для наружного монтажа или на заводском цехе. И вы можете захотеть некоторые для резервного копирования (подробнее об этом далее).
Поймите, что ваши непредвиденные обстоятельства и планы обеспечения непрерывности бизнеса должны будут измениться, и что вам придется планировать и инвестировать в повышение надежности. В основном, как вы собираетесь продолжать бизнес, если сеть выходит из строя или даже просто имеет проблемы? Поскольку ваша телефонная система будет зависеть от надежности и производительности как вашей локальной сети, так и Интернета, вам нужно думать о проблемах и альтернативах. Создайте резервные копии у вашего основного интернет-провайдера (ISP), и если голос важен для вашей работы, способ получить телефонную связь, даже если отключение интернета является полным. Да, это может означать, что некоторые аналоговые линии и совместимые телефоны будут доступны. Это также будет означать планирование аварийного переключения, избыточности сети и, конечно, резервного копирования.
Не забывайте о безопасности. Все, что может атаковать вашу IT-сеть, может также атаковать вашу VoIP-сеть, плюс есть такие вещи, как фальсификация вызовов и перехват вызовов, а также плохие парни, использующие вашу телефонную систему VoIP для совершения междугородних звонков и использования вашего собственного оборудования. оборудование в качестве хоста для атак вредоносных программ. Это может усугубиться, если ваша система VoIP не будет хорошо работать с вашей безопасностью, например, если вам потребуется отключить проверку пакетов (как я обнаружил в одной из протестированных мной телефонных систем). Кроме того, правила конфиденциальности данных иногда имеют свои собственные требования, когда речь идет о защите трафика VoIP в пути и в состоянии покоя, если вы сохраняете какие-либо данные о вызовах для целей продажи или обслуживания. Если ваша отрасль регулируется таким образом, убедитесь, что вы точно понимаете, как VoIP вписывается в остальные меры предосторожности для ваших данных.
Вы также должны помнить свои реальные приоритеты при выборе системы VoIP. Например, если вы хотите, чтобы он работал хорошо, тогда стоимость не должна быть основным фактором. Вместо этого вы хотите функциональность. Если ваша система VoIP функционирует должным образом и не имеет функций, которые вам не нужны, то она, вероятно, также сэкономит вам немного денег напрямую, а также повысит производительность вашего персонала, что косвенно сэкономит деньги.
