16 советов Microsoft Word, которые вы должны выучить сейчас

Microsoft Word - самая распространенная программа для обработки текстов на рынке; он интуитивно понятен даже для самых технологически неграмотных пользователей компьютеров и поддерживается мощным пакетом Microsoft Office.

Благодаря многим облачным программам, таким как Google Docs, Word с годами развивался благодаря онлайн-подпискам, предоставляющим доступ к нескольким устройствам, а также бесплатной облачной версии Word. Но, несмотря на конкуренцию, программное обеспечение Microsoft остается инструментом для создания важных документов. И почему бы нет? Он надежный, настраиваемый и имеет множество встроенных функций, которые вы, возможно, еще не пробовали. Продолжайте читать о некоторых полу-скрытых удовольствиях, которые знают только опытные пользователи.

Определите вашу статистику читабельности

Word обладает способностью судить не только о вашей грамматике и правописании, но и о сложности вашего письма. Например, соответствует ли ваше письмо уровню понимания того, кто изучает аспирантуру, или кто-то еще изучает их формы и цвета?

Word использует языковые тесты, такие как тест Flesch Reading Ease, который вычисляет баллы по 100-балльной шкале. Чем выше число, тем легче его понять. Собственная документация Office предполагает, что вы хотите получить оценку от 60 до 70.

Кроме того, Word запустит аналогичный языковой тест - тест уровня Flesch-Kincaid, который покажет вам, для какого уровня в США написан текст; Microsoft утверждает, что большинство документов должно быть в диапазоне от 7, 0 до 8, 0.

Чтобы использовать эту функцию, сначала необходимо включить ее, выбрав « Файл»> «Параметры»> «Проверка». Затем выберите Показать статистику читабельности под правописанием и грамматикой. Теперь, когда вы попросите Word выполнить проверку орфографии, он также сгенерирует статистику читабельности вашего документа.



Выделите квадратное поле текста

Вот функция, которая будет использоваться только в очень конкретных случаях. Если вы удерживаете нажатой клавишу «Alt» в Windows или клавишу «Option» на Mac, когда вы щелкаете мышью и перетаскиваете ее, вы сможете нарисовать рамку в документе, в которой будут выделены все символы в этой рамке. Если вы когда-нибудь хотели создать идеальный квадрат фиолетового текста в середине текста, вы бы так и сделали.



Создать случайный текст

Если вам нужно добавить Lorem Ipsum в ваш документ в качестве заполнителя, Word обеспечит вас. Просто введите: = lorem (p, l), замените «p» на количество нужных вам абзацев и замените «l» на количество предложений, которое вам нужно. Вы также можете просто включить одно число в круглые скобки, и оно создаст столько абзацев. Когда будете готовы, поместите курсор в конец уравнения и нажмите Enter, чтобы создать текст.

Вы также можете использовать произвольную документацию Office в качестве исходного материала для вашего сайта наполнителя. Вместо этого используйте уравнение = rand (p, l).



Добавить калькулятор в Word

Word имеет встроенный калькулятор, который может помочь вам решить уравнения прямо в вашем документе. Сначала добавьте его в меню Word, перейдя в меню « Файл»> «Параметры»> «Панель быстрого доступа» и в раскрывающемся меню выберите «Все команды». Найдите «Рассчитать» и нажмите «Добавить», чтобы переместить его в столбец панели быстрого доступа. Нажмите OK, чтобы вернуться к вашему документу.

Вы заметите, что маленький серый круг был добавлен в верхней части вашего документа Word. Теперь вы можете вводить математические уравнения, и если вы выделите их, этот значок изменит цвет. Нажмите на значок, и Word рассчитает ответ.



Выделите предложение одним щелчком мыши

Чтобы быстро выделить все предложение, удерживайте нажатой клавишу «Ctrl» в Windows или «Command» на Mac и щелкните начало предложения. Слово позаботится об остальном.



Перейдите к редактированию горячих точек

Нажатие Shift-F5 позволит вам циклически перебирать части документа, который вы недавно редактировали. Этот трюк даже запомнит, где вы редактировали последний раз после повторного открытия документа.



Пишите текст где угодно

Вы можете использовать Word как доску объявлений и легко размещать текст в любом месте страницы. Просто дважды щелкните в любом месте на странице, и Word позволит вам начать печатать там. Word автоматически вставляет жесткие возвраты и вкладки, чтобы вы могли вводить текст. Авангардные поэты, эта функция для вас.



Автообновление Дата и время

Иногда у вас есть документ, который вы используете снова и снова, обновляя только некоторые ключевые детали. Если это документ, подобный письму, в котором указана дата и / или время, один изящный маленький трюк - позволить Word автоматически обновлять дату.

На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Дата и время», и появится всплывающее окно. Выберите нужный формат даты, а затем обязательно установите флажок «обновлять автоматически» в правом нижнем углу. Теперь дата будет автоматически обновляться каждый раз, когда вы открываете (или распечатываете) документ.



Конвертировать в PDF и HTML Doc

Word позволяет легко конвертировать документ в файл PDF или HTML. Когда вы «сохраните как» файл, вы увидите выпадающее меню «Сохранить как тип», в котором будут представлены различные варианты, включая PDF и веб-страницу.

Обратите внимание, что функция веб-страницы может включать в себя много дополнительного кода. Это не обязательно повлияет на страницу, но может немного усложнить ситуацию, если вам нужно что-то изменить. Другим вариантом является использование бесплатного сайта преобразования, такого как Word, для очистки HTML, который, как следует из названия, будет создавать HTML-код из текста, который непосредственно копируется и вставляется из документа Word.



Измените заглавные буквы простым способом

Вы можете легко изменить заглавные буквы любого текста одним нажатием кнопки. Выделите выделенную область и щелкните раскрывающееся меню «Aa», чтобы изменить текст между регистром предложений, прописными или строчными буквами. Вы также можете заставить каждое слово начинаться с заглавной буквы и переключаться между падежами.



Показать скрытых персонажей

Если вы работаете со сложным документом с разными стилями, столбцами и форматами, редактирование может быстро стать утомительным занятием. Лучший способ увидеть, что происходит с форматированием вашего документа, - сделать видимыми все невидимые метки (жесткие возвраты, программные возвраты, табуляции, пробелы). Нажмите Ctrl-Shift-8 в Windows или Command-8 на Mac.



Заменить невидимые символы и форматирование

Инструмент поиска и замены в Microsoft Word - это спасение жизни. Вы можете быстро и легко вносить массовые изменения без необходимости искать и клевать каждый экземпляр того, что вам нужно изменить. Но вы также можете найти и заменить скрытые символы в вашем документе.

Нажмите кнопку «Найти и заменить» в Word, затем нажмите «Еще» в диалоговом окне. Нажмите «Формат» для поиска форматирования в документе - в раскрывающемся меню есть поля, шрифт, стили и межстрочный интервал. Таким образом, вы можете, например, найти и заменить зеленый шрифт фиолетовым шрифтом. Нажмите «Специальные», чтобы найти специальные символы (тире, пробел и т. Д.).

Вы также можете вставить команды в текстовое поле для прямого поиска форматирования и символов. Используйте ^ p ^ p для поиска / замены двойных пробелов и замените их на ^ p для одного пробела. Вы также можете использовать ^ t для поиска вкладок, ^ # для поиска цифр, ^ $ для букв и ^ w для любых пробелов.



Вставить объекты в Word

Если вы когда-нибудь почувствовали, что ваш документ может использовать что-то, добавленное к основной копии, Word позволяет вставлять объекты непосредственно на страницу. Нажмите Вставить> Объект, чтобы открыть диалоговое окно, в котором показано, что вы можете добавить. Таким способом вы добавляете диаграмму в свой документ, но вы также можете встраивать таблицы в формате PDF или Excel.



Вставить уравнения

Вы можете добавить сложные математические уравнения в Word, нажав Вставить> Уравнение, а затем выбрав уравнение, которое вы хотите добавить. После того, как он был вставлен в ваш документ, вы можете изменить форматирование или заменить буквы цифрами.



Защитите свой документ

Word имеет достаточное количество встроенной защиты, которая зашифрует ваши письма. Нажмите Файл> Информация, чтобы управлять разрешениями на просмотр и редактирование, включить шифрование пароля и создать пароль для документа.



Окно поиска - твой друг

Не уверен, где что-то? В более поздних версиях Microsoft Word вы можете ввести то, что вы ищете, в поле поиска для быстрого доступа.