35 советов от Google Drive, которые нельзя пропустить

Поднимите руку, если вы помните Writely. В августе 2005 года компания из четырех человек под названием Upstartle запустила текстовый процессор, работающий только в режиме онлайн, воспользовавшись новой браузерной технологией AJAX. Это позволило пользователям мгновенно сохранять и извлекать контент, созданный в браузере, но хранящийся на сервере. И это сработало настолько хорошо, что Google купил Upstartle менее чем через год. В то время такой продукт, как Writely, был уникальным (программное обеспечение не поставлялось на компакт-диске) и считался азартной игрой.

Перенесемся в сегодня. Набор инструментов Google для онлайн-офиса ничего не сделал, кроме как расти и совершенствоваться. Теперь под эгидой Google Drive вы найдете службу управления файлами и их хранения, а также различные веб-приложения и мобильные приложения. К ним относятся: текстовый процессор (Docs или Writely, все по-взрослому), электронная таблица (Sheets), презентации (Slides), рисование и формы.

Это полный набор инструментов, который теперь используется в гораздо более зрелом Microsoft Office; на самом деле, спор Google Drive побудил Microsoft создавать онлайн-версии Word, Excel и PowerPoint для работы со службой хранения / синхронизации OneDrive.

Компании могут использовать G Suite, версию Google Drive со всеми хранилищами и инструментами, а также интеграцию Gmail, Календаря, Сайтов и многого другого под своим доменным именем. Цена начинается с 6 долларов США на пользователя в месяц за 30 ГБ онлайн-хранилища на пользователя; некоммерческие организации и школы могут получить его бесплатно.

Drive - выбор наших редакторов для офисной производительности - это серьезный набор инструментов для серьезной (или веселой) работы, причем все они абсолютно бесплатны. Потребители платят только за дополнительное хранение. Но стоит знать больше, чем просто основы. Вот как получить максимальную отдачу от Google Drive.

Хранение файлов бесплатно, вроде

Каждая личная учетная запись Google Диска, которую вы получаете, если у вас есть какая-либо служба Google, например Gmail или Google Photos, имеет 15 гигабайт бесплатного хранилища. Вы всегда можете обновить его с помощью Google One, но имейте в виду: только не родные файлы - такие как файлы Microsoft, PDF-файлы или изображения - вмещают в эти 15 ГБ. Файлы Google Doc / Sheets / Slides, которые вы создаете, не учитываются в выделенном вами хранилище Google Диска.



Синхронизировать все ваши файлы

Google Диск синхронизируется между устройствами, поэтому вы можете запустить проект на ПК и забрать его на телефоне, планшете или домашнем ноутбуке. И он работает с любым видом документов, а не только с собственными документами, листами и слайдами. Установите программу Google Backup and Sync на рабочий стол, чтобы автоматически создавать резервные копии файлов с вашего компьютера, камеры или SD-карт на Google Drive.

Этот аспект Google Диска, скорее всего, израсходует 15 ГБ бесплатного хранилища, поскольку он обслуживает другие типы файлов. Если у вас закончится, вам, возможно, придется заплатить за дополнительное хранилище через Google One. Но варианты начинаются с $ 1, 99 в месяц (или $ 19, 99 в год) за 100 ГБ. Даже 2 ТБ - всего 10 долларов в месяц или 99, 99 долларов в год.



Сотрудничать хорошо с другими

Название игры с Google Docs - «сотрудничество». Не имеет значения, используете ли вы все ноутбуки, планшеты или смартфоны, одновременно над документом может работать более одного человека - до 50 одновременно.

Чтобы следить за тем, что сделали ваши друзья, семья и / или коллеги, просмотрите историю изменений через Файл> История версий> См. История версий. (Или нажмите « Все изменения, сохраненные на диске» вверху, если он отображается.) Список справа покажет вам, кто обновил документ и когда; нажмите на имя, чтобы увидеть, что они сделали. Присвойте разные имена разным версиям, чтобы их было легче отслеживать - нажмите кнопку в правом верхнем углу, чтобы просмотреть только названные версии.



Пересмотреть, как в Microsoft Word

Что если вы хотите, чтобы редакции выглядели так, как они выглядят при отслеживании изменений в документе Microsoft Word? Документы поддерживают функцию под названием « Предложить изменения». Нажмите кнопку «Редактирование» (со значком карандаша) вверх с помощью кнопок «Комментарии» и «Поделиться». Вы получите меню, которое позволяет вам редактировать, вносить предложения (с видимыми отслеженными изменениями, которые вы или другие можете принять позже), или просматривать окончательный документ.



Ищите Сотрудника

Если вы не можете вспомнить название нужного вам документа, но можете вспомнить, кто поделился им с вами, нажмите « Совместно использовать со мной» в левом меню Google Диска. Вы получите список всех документов, которыми с вами поделились. Если список слишком длинный для анализа, введите имя сотрудника в поле поиска вверху.



Сделать документ общедоступным

Чтобы стать частью сотрудничества, документ должен быть передан. Ограничение составляет 200 человек, но если более 50 соавторов попытаются отредактировать документ, опоздавшие могут просматривать только изменения.

Владелец (и) документа может установить, кто имеет права на редактирование. Но чтобы избежать хлопот, сделайте документ публичным. Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу, перейдите в раздел «Дополнительно» и нажмите «Изменить» в разделе «У кого есть доступ». Выбирайте общедоступную в сети или кого-либо, у кого есть ссылка; некоторые клиенты G Suite могут сделать свои документы доступными только каждому в своей организации.

Публичные документы становятся доступными для поисковых систем… и Google тоже владеет одним из них.



Установить уровень доступа

Когда вы делаете весь этот обмен документами, вы можете думать, что все равны. Не так. Существует четыре уровня доступа к документу. Владельцы могут сделать с файлом что угодно - даже удалить его - и пригласить больше соавторов. Редакторы могут, конечно, редактировать, но приглашать больше соавторов, только если Владелец разрешает это. Зрители увидят, что происходит. Комментаторы могут видеть это, а также оставлять комментарии к нему. Зрители и комментаторы могут делать копии документов, поэтому не думайте о документах как о «безопасных».



Общайтесь во время сотрудничества

Google Drive показывает ваших коллег по работе с документами в правом верхнем углу. Вы можете оставлять комментарии или вопросы для конкретных людей во время работы, но вы также можете отправить им мгновенное сообщение. Нажмите на значок чата рядом с заголовками чата соавтора и введите свое сообщение. Это не личное сообщение, однако. Все остальные в документе также могут видеть ваше обсуждение.



Embrace Дополнения

Существует множество дополнений, которые могут расширить функциональность, которую вы уже получаете бесплатно в Документах и ​​Листах. Найдите или активируйте их, нажав Надстройки> Получить надстройки при редактировании документа.



Hug It Out с помощью приложений

Не путать с надстройками, есть также ряд приложений Google Drive - полностью веб-приложения, которые вы можете связать с вашим Google Drive. Надстройки частично совпадают - вам, вероятно, не нужны приложение и надстройка HelloFax. Но приложения, найденные в Интернет-магазине Chrome, позволяют легко выполнять дополнительное редактирование в другом месте.



Загрузить с помощью перетаскивания

Google Drive имеет большую кнопку «Новый» в интерфейсе для создания новых файлов. Это также, как вы загружаете файл или папку. Пропустите эту часть - перетащите файлы из Windows Explorer или macOS Finder прямо в список файлов на Google Диске. В нижней части экрана браузера вы увидите облако со стрелкой вверх, указывающее, что вы можете отпустить перетаскиваемый файл и перенести его прямо на диск.



Быстрое создание ссылок

Если вы хотите быстро создать новый документ, электронную таблицу, презентацию или чертеж, добавьте следующие ссылки на панель закладок браузера:

http: //doc.new- новый документ Google

http: //sheets.new- новый Google Sheet

http: //deck.new- новый Google Slide

http: //site.new- новый сайт Google

http: //form.new- новая форма Google



Используйте Companion для запуска рабочего стола Windows

Расширение Drive Companion для Google Chrome удовлетворяет конкретную потребность: разбивает ваш запущенный Google Drive документ / слайды / листы во всплывающие окна браузера, которые обеспечивают вид специальной программы на рабочем столе. В Windows всплывающие окна даже получают значок Google Диска на панели задач, поэтому вы можете легко вернуться к нему. Новое окно можно запустить с пустым документом или открыть существующее.



Доступ к файлам диска в автономном режиме: рабочий стол

Обычно вы получаете доступ к файлам, хранящимся на Google Диске, когда ваш браузер подключен к Интернету. Но для тех случаев, когда Wi-Fi недоступен, Google Drive поддерживает автономный доступ.

Сначала установите расширение Google Docs Offline Chrome (это работает только в браузере Google), затем перейдите в настройки Google Диска. Установите флажок «Создавать, открывать и редактировать последние файлы Документов, листов и слайдов Google на этом устройстве в автономном режиме». Это активирует службу, но вам придется выбрать, какие файлы вы хотите в автономном режиме. Перейдите на drive.google.com, щелкните правой кнопкой мыши по нужному документу (нажмите Shift / Ctrl или «Command» для нескольких файлов) и включите «Доступен в автономном режиме».



Доступ к файлам дисков в автономном режиме: мобильный

Если вы хотите работать с файлом Google Диска на смартфоне, но у вас нет доступа к Интернету, настройте файл так, чтобы он был доступен в автономном режиме заранее. Откройте файл документов, слайдов или листов, коснитесь трехточечного меню ( ) в правом верхнем углу и установите переключатель рядом с « Доступно в автономном режиме ». В следующий раз, когда вы подключитесь к Интернету, все внесенные изменения будут синхронизированы с Google Диском.



Сохранить на потом с Google Drive

Evernote - онлайн-хранилище для всех ваших цифровых материалов. Вы можете использовать Google Drive аналогичным образом. Расширение Google Chrome, которое называется «Сохранить в Google Диске», позволяет с легкостью сохранить практически все, что вы видите в Интернете, в папке на Google Диске. Однако есть некоторые предостережения. Вы не можете реально сохранить только хорошие текстовые части страницы - вы можете только сохранить их представление в виде файла PNG, весь исходный код HTML или сохранить его как Google Doc (что приведет к отключению форматирования). Щелкните правой кнопкой мыши изображение, и вы можете сохранить только это. Для серьезного сохранения информации используйте Evernote, OneNote или Pocket.



Прямая публикация документов через Gmail

Если вы используете Gmail и Google Диск, вам повезло: вам больше не нужно прикреплять документ. Это означает, что вы никогда не столкнетесь с этим ограничением в 25 МБ - вместо этого отправляйте файлы объемом до 10 ГБ .

Файлы должны быть загружены в хранилище Google Drive в первую очередь. Вставьте файлы в сообщение Gmail, щелкнув значок Google Диска ( ) внизу экрана создания электронной почты. Если файлы находятся на вашем жестком диске, перетащите их на вкладку «Загрузка».



Используйте отдельные мобильные приложения для редактирования

Google долгое время предлагал приложение Drive для iOS и Android, но редактирование файлов было смешанным, поэтому Google перенесла эту функциональность на отдельные приложения для документов (iOS, Android), листов (iOS, Android) и слайдов (iOS). Android). Приложение Drive обеспечивает доступ и просмотр сохраненных файлов; когда вам нужно будет отредактировать, он перенаправит вас в одно из других приложений, если они установлены.



Преобразовать в формат Документов Google

Вы можете добавить практически любой файл в Google Drive для хранения, но как вы будете работать с ними после их загрузки? Конвертировать файл в формат Google Docs, Sheets или Slides довольно легко. Загрузите файл и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать «Открыть с помощью». Появится подменю вариантов с опциями, которые позволяют вам изменить, например, документ Word в документ Google. Он создаст копию, оставив исходный файл без изменений.

Вы также можете использовать расширение Office Editing для документов, листов и слайдов Chrome, чтобы редактировать любые документы Office, которые вы перетаскиваете в браузер. Затем вы можете сохранить их обратно в исходный формат или сохранить их в формате Google Диска, чтобы сэкономить место.



Превратить все изображения / PDF-файлы в текст

Если вы хотите, чтобы каждый загружаемый на рабочий стол элемент, даже PDF-файлы, преобразовывался в текст, который вы можете редактировать как Документ Google, перейдите на Google Диск (не Документы) на рабочем столе, щелкните значок шестеренки ( ) вверх и выберите Настройки. Во всплывающем окне установите флажок рядом с « Преобразовать загрузки». Загрузка файлов может занять немного больше времени, но оно того стоит. В итоге вы получите Документ Google с вставленным изображением и редактируемым текстом ниже.



Сканирование с помощью мобильного приложения

Одной из уникальных функций мобильного приложения Google Drive (кроме отдельных приложений «Документы» и «Листы») является возможность загрузки изображения. Почему ты бы так поступил? Слова на изображении сканируются Google и становятся доступным для поиска текстом. Он отлично подходит для того, чтобы сфотографировать рецепт, меню, часы работы магазина - все, что вам нужно найти позже, но не хотите перепечатывать. (Однако приложение iOS не делает текст редактируемым с помощью OCR - это работает только с рабочего стола или с Android.)



Собирать данные от других

Одним из приложений в коллективе Google Drive, которому не уделяется много внимания, является Forms, но это удобно. Думайте об этом как о своем личном SurveyMonkey. Установите опрос, опрос, что-у-вас, и поделитесь им. Собранные данные вставляются в файл электронной таблицы. Формы являются такими же совместными для создания, как и любой документ. Формы поддерживают индикаторы выполнения (чтобы показать респондентам, сколько времени они должны пройти, чтобы закончить), изображения и видео YouTube.



Рисовать в документах

Приложение «Рисунки» в Google Диске не предназначено для редактирования фотографий. Но это может быть использовано для создания графики. Если вам нужна некоторая креативность изображения в документе, она у вас есть. В Документах, Листах или Слайдах перейдите к « Вставка»> «Рисование»> «+ Новый» - вы получите уменьшенную версию приложения «Рисование», которая позволяет без труда включить ваши рисунки. Если вы уже сохранили обложку, созданную в Drive, выберите « Рисование»> С диска из меню вставки.



Перейти на весь экран (дважды)

Нужно немного времени для отвлечения внимания? Выберите View> Full Screen, чтобы избавиться от меню приложений и панелей инструментов в верхней части (нажмите клавишу Esc, чтобы вернуть их). Нажмите F11 в полноэкранном режиме, чтобы скрыть меню браузера, и снова для их возврата.



Область исследований находит больше

Когда у вас есть пара идей по проекту и ограниченная площадь экрана, последнее, что вы хотите сделать, это покинуть страницу, чтобы выполнить поиск. Область исследования (доступная только в Документах) обходит это. Нажмите Инструменты> Исследовать (или Ctrl + Alt + Shift + I), чтобы получить к нему доступ. Это позволяет легко вставить в документ ссылку на сноску, которая ссылается на результаты. Используйте Ctrl + Shift + Y, когда курсор находится на определенном слове, а на панели отображается определение. Вы даже можете использовать панель Исследовать, чтобы вставить найденные изображения.



Вставить ссылки с поиском

Вставить ссылку в Документ Google легко. Выделите текст, щелкните значок цепочки или нажмите Ctrl-K, и появится всплывающее меню, в которое можно вставить URL-адрес. Но если у вас еще нет URL-адреса для ссылки, Google найдет его для вас, поскольку поиск в Google интегрирован. Сначала будет выполнен поиск по выделенному вами термину. Если это не сработает, введите другой запрос - он не изменит текст документа. Как только вы найдете ссылку, которая вам нравится, нажмите на нее, чтобы вставить сразу.



Просмотреть каждый ярлык

Примите сочетания клавиш, и вы станете богом Google Drive. Кроме того, что они и как их найти? Независимо от того, в каком приложении вы находитесь, даже на главной странице Google Диска, просто нажмите Ctrl + /, и в контекстном меню отобразятся все доступные варианты клавиатуры.



Перевести на лету

Есть документ на иностранном языке? Загрузите его на Google Drive, откройте его (как Google Doc), нажмите Инструменты> Перевести документ. Вы получите дубликат документа на предпочитаемом вами языке.

• Тип голоса в Документах

  Откройте новый пустой файл Google Doc для обработки текста на рабочем столе, и, если на вашем компьютере есть микрофон, у вас есть возможность сделать голосовой набор текста. Найдите его в меню « Инструменты» или нажмите Ctrl + Shift + S. Он помещает значок микрофона рядом с документом - нажмите на него, чтобы сказать, и то, что вы говорите, появится в документе. Значок микрофона станет красным и получит контур цели, когда услышит вас.

  Google много сделал для улучшения распознавания голоса и диктовки за последние несколько лет, и это прекрасно работает. Не только для записи того, что вы говорите (включая базовую пунктуацию - например, «точка», когда вы заканчиваете предложение), но также для внесения исправлений и изменения форматирования с помощью голоса, а также для навигации по документу без касания мышью. Список поддерживаемых языков выходит далеко за рамки только американского английского. Это, однако, будет подвергать цензуре ваши проклятия звездочками - позже вам придется перепечатывать это дерьмо.



Усовершенствуйте свой поиск файлов

Ищете определенный файл или документ в Google Drive? Google отключил поиск, поэтому обычно это просто. Если вам нужно выполнить расширенный поиск, откройте параметры, чтобы сделать это со стрелкой вниз в окне поиска. Оттуда найдите тип файла, владельца, если он помечен или удален, когда он был последний раз изменен, кому он предоставлен, и многое другое.

А еще лучше использовать обработку естественного языка при поиске Drive. Это означает, что вы можете пропустить эзотерические поисковые операторы и попробовать что-то вроде «найти мои протоколы встреч с продажами в июле прошлого года».



Раскрась свои папки

Это помогает поддерживать порядок в папках, но иногда вы просто хотите обратить внимание на наиболее часто используемые папки, скажем, путем выбора цвета. Google Drive предлагает множество вариантов. Щелкните правой кнопкой мыши любую папку и выберите «Изменить цвет», чтобы открыть меню.



Получить новый Outlook

Если вы используете Outlook.com или приложение Outlook для iOS или Android, вы не ограничены использованием Microsoft OneDrive для доступа к файлам в облаке. Вы также можете получить их из Dropbox, Box, Facebook и, да, Google Drive.



Защитите конкретные клетки

Вы можете настроить защиту всего листа в Google Sheet, используя Инструменты> Защитить лист, даже если вы публикуете лист. Однако, еще более детальным и полезным является возможность защиты только разделов данных. В разделе « Данные»> «Защитить листы и диапазоны» вы можете установить диапазон ячеек, к которым никто, кроме вас или выбранных вами, может прикоснуться.



Найти больше шрифтов

Если вы чувствуете, что выбор шрифтов в документах Google Диска ограничивает вашу креативность, добавьте еще немного. В меню «Шрифт» (на панели инструментов) лучшим выбором является « Другие шрифты». Открывающееся диалоговое окно позволяет отображать шрифты по типу, например, рукописный, моноширинный, с засечками или без засечек; Затем вы можете сортировать по популярности или дате добавления или тенденции. Поиск определенного имени гарнитуры. Затем поставьте галочку напротив любого шрифта, к которому вы хотите получить быстрый доступ из самого документа. Шрифты не привязаны к конкретному документу - если вы выберете новый, он будет доступен на всех ваших Документах, листах и ​​слайдах Google. Все шрифты Google можно увидеть на fonts.google.com, но не все они доступны для использования на Google Диске.



Организовать этот диск

Если вы являетесь серьезным пользователем Google Диска, вы, вероятно, занимаетесь этим достаточно долго, чтобы превратить содержимое вашего Диска в запутанный беспорядок. Если это так, проверьте 7 простых шагов для очистки вашего Google Drive.