4 бизнес-тенденции, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для облачного учета

Даже для предприятий малого и среднего бизнеса (SMB) выбор новой облачной бухгалтерской платформы или модернизация существующей может быть трудным делом, которое усложняется не только необходимостью удовлетворения насущных потребностей вашей организации, но и тем, что вам нужно предвидеть будущее тоже. Чтобы помочь, вот четыре важных тенденции, о которых вы захотите узнать, поговорив с потенциальными поставщиками.

Во-первых, вы захотите узнать, использует ли программное обеспечение, которое вы просматриваете, машинное обучение (ML). Тогда, если это произойдет, как этот ML переводит в цифровую помощь через искусственный интеллект (AI)? После этого резина действительно идет по пути, где пересекаются эти первые две тенденции и все ваши существующие данные: а именно, насколько хорошо ваш предполагаемый пакет справляется с анализом данных? Наконец, вы захотите узнать, насколько расширяемо ваше программное обеспечение, когда речь заходит об интеграции его данных с данными других бэк-офисных приложений, которые могут быть чем угодно, от цифрового маркетинга до систем вашей торговой точки (POS).

Я обсудил эти тенденции с несколькими компаниями, занимающимися бухгалтерским учетом и планированием ресурсов предприятия (ERP), чтобы определить, насколько важна каждая из них для оказания вам помощи в выполнении вашей работы. Что еще более важно, мы обсудили, насколько важным будет каждый из них относительно того, насколько хорошо вы будете выполнять свою работу в ближайшем будущем, когда эти тенденции станут нормой для бухгалтерского программного обеспечения.

1. Машинное обучение (ML)

На самом базовом уровне ML относится к способности программной системы модифицировать собственные внутренние алгоритмы для повышения производительности. Вы знаете, как Facebook знает, каких друзей отмечать, когда вы публикуете фотографию? Это потому, что Facebook собирал информацию из всех ваших ранее отмеченных постов. Вы когда-нибудь смотрели фильм, который вам порекомендовал Netflix? Netflix знал, что порекомендовал этот фильм на основе ваших предыдущих выборов.

Теперь, как это относится к бухгалтерскому программному обеспечению? Ну, ML помогает делать такие вещи, как автоматическая сортировка выписок по счетам, рекомендовать коды счетов и предлагать повторное размещение данных. Что еще более важно, по мере того, как вы продолжаете использовать свое программное обеспечение и по мере того, как вы продолжаете принимать или отклонять предложения по вашим алгоритмам ML, становится более интеллектуальным программное обеспечение. Вместо того чтобы использовать ML для получения рекомендаций и сортировки информации, ваше программное обеспечение начнет предлагать многоэтапную автоматизацию рабочего процесса.

«Машинное обучение приведет к лучшему принятию решений», - сказал Джон Роскилл, генеральный директор компании Acumatica по планированию ресурсов предприятия. «Это также повысит производительность и обеспечит более строгий контроль и более глубокое понимание данных, чтобы заглянуть за угол. Бюджет и прогнозирование сегодня основаны на взгляде назад на длинные линии тренда, а не на недавние события и прогнозные прогнозы. Лучшая отчетность приводит к принятию лучших решений»."

Если все это звучит, ну, дорого, не волнуйтесь. Многие из крупных предприятий, использующих бухгалтерское программное обеспечение, уже используют ML в своих системах. Вскоре эта технология станет нормой для бухгалтерского решения даже самого маленького бизнеса.

«Как и во многих инновациях в области бухгалтерского и финансового программного обеспечения, вероятно, что крупные предприятия будут лидировать в создании или требовании решений, которые включают в себя некоторую форму машинного обучения», - сказал Скотт Дэвиссон, соучредитель компании по разработке программного обеспечения для малого бизнеса Acclivity. «Оттуда миллионы малых предприятий могут унаследовать эти инновации, поскольку они соответствуют их потребностям / требованиям. Но владельцы малого бизнеса утилитарны в том, что касается инноваций в области бухгалтерских технологий. Другими словами, они заняты и тянутся к ресурсам, поэтому они склонны принимать решения, которые демонстрируют ощутимую выгоду. Таким образом, хотя машинному обучению может потребоваться некоторое время, чтобы перейти в пространство SMB, оно, вероятно, обеспечит ключевые, поддающиеся количественной оценке преимущества, когда это произойдет ".

2. Искусственный интеллект (ИИ)

Прежде чем мы начнем понимать, как ИИ повлияет на бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса, важно провести различие между ОД и ИИ. Хотя они похожи, оба термина часто используются взаимозаменяемо (и неправильно). Вот основное различие между этими двумя терминами: системы ML используют интеллект для повышения производительности, предлагая вам рекомендации и способы оптимизации процессов, тогда как системы, использующие ИИ, предоставляют программному обеспечению автономность для выполнения задач и принятия решений без человеческого надзора. ML - Netflix, делающий рекомендации фильма; AI - это машина, на которой вы едете на работу, пока вы спите на заднем сиденье.

Ладно, вы, вероятно, спрашиваете себя, как автомобиль с самостоятельным вождением относится к бухгалтерскому учету для малого и среднего бизнеса. Хороший вопрос. Помните в предыдущем разделе, когда я упоминал, что ML будет рекомендовать и предлагать материалы? Что если вы доверяете программному обеспечению самому вводить данные, не требуя вашего надзора?

«Искусственный интеллект будет автоматизировать мирские задачи, и в этом нет недостатка в мирских задачах», - сказал Роскилл. «ИИ обеспечит бесконечный уровень скорости и точности, устраняя ошибки и человеческие ошибки, что приведет к повышению точности».

Некоторые задачи, такие как ввод и аудит расходов, ответы на основные вопросы клиентов, а также оценка и отклонение ссуд на основе автоматической оценки рисков, - это лишь некоторые из многих полезных способов, которыми AI уже влияет на бухгалтерские фирмы крупных предприятий. Но этот уровень автоматизации скоро придет к инструментам учета всех размеров.

«Искусственный интеллект откроет программное обеспечение для финансов и бухгалтерского учета для нового набора пользователей, которым не нужно говорить на бухгалтерии, чтобы получить представление о системе», - сказал Аарон Харрис, технический директор компании по разработке программного обеспечения для финансового управления Intacct. «Производители программного обеспечения для интеллектуального учета проектируют свои интерактивные возможности искусственного интеллекта с учетом правильного набора пользователей».

3. Данные и аналитика

Ключевой областью, в которой пересекаются AI, ML и множество учетных данных, является бизнес-аналитика. И хотя вы, безусловно, можете развернуть сторонний инструмент, например, победитель Editors 'Choice Табл., Чтобы помочь разобрать все эти разрозненные наборы данных в практические идеи, вы также должны уделить время тому, чтобы проанализировать, что ваша основная бухгалтерская платформа делает в этом отношении самостоятельно. В последние несколько лет все виды бизнес-приложений, отвечающих за создание или отсеивание больших наборов данных, использовали аналитику данных как основную добавленную стоимость, и учет не является исключением.

Пакеты бухгалтерского учета сосредоточены на нескольких областях в этом отношении, в частности, на аудите и оценке рисков, а также на выявлении мошенничества. Благодаря интеграции дополнительных источников данных из других приложений в портфеле вашей организации, таких как данные о клиентах из вашей системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), данные датчиков от производства и данные о закупках из ваших цепочек поставок и приложений для управления запасами, учетные записи, сведенные в аналитике данных, могут обеспечить более глубокое понимание и более высокий уровень понимания того, как ваша организация действительно работает и зарабатывает деньги.

Для тех организаций, на которых распространяются нормативные требования, тенденция к использованию аналитики данных для выявления мошенничества может сэкономить компании большие деньги, сохраняя при этом угрожающие отношения с клиентами и партнерами. Достижения в области визуализации данных и возможность склеивания даты из альтернативных источников позволяют некоторым бухгалтерским приложениям выявлять даже самые тонкие проблемы и определять, может ли мошенничество быть фактором.

4. Интеграции и расширения

Любой, кто использовал облачное программное обеспечение для бизнеса, понимает важность привязки наборов данных от одного инструмента к другому. Например, программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и автоматизации маркетинга может принадлежать разным поставщикам, но отдельные наборы данных в каждом инструменте имеют отношение к пользователям обеих систем. В результате, возможность извлекать данные из одной системы в другую или связывать рабочие процессы в обеих системах без глубокого технологического опыта сделает вашу жизнь проще, а вашу работу - намного умнее.

Дэвиссон сказал, что гибкость для бухгалтерского программного обеспечения важна, потому что она позволяет владельцам малого бизнеса выступать в качестве разработчиков программного обеспечения. «Они могут оценить свои внутренние потребности, где им нужны более эффективные рабочие процессы или какие приложения нуждаются в каких данных», - сказал он. «И они могут внедрять решения, не вступая в дорогостоящие, сложные проекты разработки».

Такие инструменты, как IFTTT и Zapier, не только объединяют разрозненные системы, но и позволяют автоматизировать сложные рабочие процессы в разных системах, а также позволяют вам делать это с минимальными техническими знаниями. Прекрасным примером того, что вы могли бы достичь, купив систему учета, которая может быть привязана к одному из этих инструментов коннектора, является следующее: Когда новая транзакция регистрируется в вашей системе, рабочий процесс создает счет-фактуру в Zoho Invoice, публикует уведомление в Slack создает ряд данных в Google Sheets, отправляет электронное письмо соответствующим коллегам и планирует будущий платеж. Вы поняли идею.

«Гибкость для инструментов бухгалтерского учета имеет первостепенное значение», сказал Харрис. «Даже потребители, выбравшие комплекты, вероятно, развернут множество решений. Бухгалтерские решения, такие как Intacct, предназначены для обеспечения доступа не только к стандартной учетной информации, но и являются частью бизнес-процессов всей компании. Подключение всех этих систем не только позволит Более богатый набор данных, из которого можно получить представление, также сократит задержку данных ».