Видео: Настя и сборник весёлых историй (Ноябрь 2024)
Если ваша компания рассматривает программное обеспечение для управления деловыми документами, пусть цифры помогут вам. Конечно, вы, вероятно, обеспокоены еще одной бессрочной платой за лицензирование программного обеспечения, которая будет увеличиваться месяц за месяцем и год за годом, но будьте уверены, эти инструменты в конечном итоге сэкономят больше денег, чем они стоят. Инструмент выбора редакции, такой как Zoho Docs, предоставляет вам больше гибкости, функций совместной работы и емкости для хранения, которую вы когда-либо будете иметь с бумагой, папками с файлами и шкафами для хранения.
Я поговорил с Лизой Крофт, менеджером по маркетингу групповых продуктов в Adobe Document Cloud, способном и экономически эффективном инструменте управления бизнес-документами, о многих способах управления бизнес-документами, которые могут сэкономить время, пространство и, что более важно, кучу денег. Вот четыре наиболее очевидных способа, которыми эти инструменты обеспечивают превосходную окупаемость инвестиций.
1. Стоимость печати
Если вы сможете полностью избавиться от бумажных документов, сделав всю операцию цифровой, вы в конечном итоге купите гораздо меньше бумаги, чем ваши конкуренты. Кроме того, вы потратите меньше денег на печать, включая затраты на электроэнергию, чернила и почтовые расходы, связанные с физической отправкой документов в удаленные места.
Согласно расчетам Adobe, предприятия, которые печатают 10 000 документов, сэкономят примерно 2740 долларов США, перейдя на цифровые документы (10 000 документов - это примерно 1/6 ГБ; подробнее об этом позже). Если стоимость бумаги не влияет на вас, подумайте, сколько вы будете помогать окружающей среде. Десять тысяч документов требуют 11 427 галлонов воды, 961 фунт отходов и 3725 фунтов древесины для производства. Это большой ущерб нашей экосистеме.
«Постарайся вообще никогда не печатать», - сказал Крофт. «После того, как вы напечатаете документ, вы начнете платить за управление этим документом. Если вы сохраните его в цифровом виде от начала до конца, вы сэкономите деньги с самого начала».
2. Стоимость хранения
Стоимость коммерческой недвижимости в центре Манхэттена, где расположены офисы PCMag, составляет примерно 73 доллара за квадратный фут. Если вы тратите только 100 квадратных футов на хранение документов, вы тратите примерно 7300 долларов в месяц, или 87 600 долларов в год, просто на хранение бумаги.
Однако, если бы вы полностью оцифровали свои бумажные операции, вы бы смогли хранить 64 800 страниц документов Microsoft Word в менее чем 1 ГБ цифрового облачного хранилища. Например, с помощью Zoho Docs вы сможете платить только 96 долларов за 100 ГБ хранилища в год. Сто гигабайт эквивалентны 64 800 000 страниц Word. С Zoho Docs вы также получите доступ к таким функциям, как общий доступ к файлам в группе, онлайн-редактирование и одновременное групповое редактирование, и даже к журналам аудита, которые точно указывают, кто обращался к вашим документам и вносил в них изменения (подробнее об этом позже).
3. Делай больше за меньшее и делай это быстрее
Ранее я упоминал несколько цифровых функций, которые делают системы управления деловыми документами более ценными для вашего бизнеса, чем стандартные бумажные документы. В этом разделе я пойду немного подробнее. Например, с помощью Adobe Document Cloud вы можете отправить один файл нескольким пользователям и запросить подписи у каждого получателя. Подумайте о том, насколько сложнее и дороже будет этот процесс с бумагой и почтовой службой Соединенных Штатов. Теперь умножьте эту стоимость на сколько бы раз вы ни повторяли этот процесс в течение года.
«Электронное подписание документа экономит ваши деньги», - сказал Крофт. «Вам не нужно это FedEx. Вам не нужно ждать, пока оно будет отправлено обратно. Это сокращает время и дополнительные копии документа. Вы также устраняете проблемы с людьми, изменяющими документ, поэтому вы знаете, что документ вышел и получил подпись - это документ, который вы на самом деле отправили. Я займусь безопасностью в следующем разделе.
Как насчет группового редактирования? С помощью таких инструментов, как Zoho Docs, вы можете собрать группу и одновременно вносить изменения в документы, не отправляя их туда и обратно от участника к члену. Даже если вы уже используете Microsoft Word и электронную почту, этот процесс будет намного медленнее и менее совместным. Скорее всего, вы создадите документ и отправите его по цепочке команд для нескольких проверок, после чего документ будет отправлен вам на доработку. С помощью программного обеспечения для управления деловыми документами все инвестируемые стороны могут вносить изменения в документ одновременно, все в рамках одного средства просмотра документов.
«Возможность совместной работы над документом, безусловно, является преимуществом», - сказал Крофт. «Ценность в том, что это экономит деньги на поездки, а также сокращает циклы просмотра. Вы берете документ от начала до конца через довольно сложный цикл. Каждый раз, когда вы можете сократить это время, вы экономите деньги. Эти второстепенные вещи, о которых люди не думают, а экономят ваши деньги в долгосрочной перспективе ».
4. Многие аспекты безопасности документов
Невозможно определить, насколько безопасность документов может спасти вашу компанию, пока не станет слишком поздно. Например: что, если кто-то берет договор, который вы им отправили, на физическом листе бумаги и вносит неподтвержденные изменения в условия соглашения? Возможно, вы не увидите изменений, отраженных в мошенническом документе, до того, как подпишете его. Теперь вы несете юридическую ответственность за условия нового и фальшивого соглашения.
Кроме того, что если кто-то потеряет лист бумаги, содержащий важную корпоративную информацию, и эта информация попадет в чужие руки? Вы можете потерять свое конкурентное преимущество или получить иск. Хотя невозможно определить, какой ущерб может стоить вашему бизнесу, почти наверняка он меньше стоимости годовой подписки на управление бизнес-документами.
Деловые «инструменты управления документами позволяют узнать, кто имеет доступ и что они могут делать с документом», - сказал Крофт. «Я могу выслать вам файл и сказать, когда вы открыли его, если вы его просмотрели, распечатали ли вы. Я знаю, где находится документ. Этот документ попадет в чужие руки? Эти инструменты полностью устраняют этот риск». Это то, что вы не думаете о том, чтобы сэкономить деньги, но в долгосрочной перспективе это может быть ».
Найдите правильный инструмент для вас
Хотя Zoho Docs и Adobe являются одними из лучших инструментов на рынке, другие продукты, такие как Google Drive, Microsoft SharePoint и Dropbox Business, предлагают уникальные наборы функций, которые могут лучше соответствовать вашим потребностям.
Например: Google Drive предлагает полный онлайн-доступ к документам, может читать файлы Microsoft Office и предлагает неограниченное хранилище для более чем пяти пользователей. SharePoint является идеальным инструментом для компаний, которые полагаются в первую очередь на такие инструменты Microsoft Office 365, как Word, PowerPoint и Excel. Dropbox лучше всего подходит для хранения, управления и передачи файлов. Компания даже недавно добавила инструменты для ИТ-администраторов, чтобы дать вам больше гибкости в отношении того, кто видит какие документы.
