6 классных вещей, которые вы можете сделать с облаком документов Adobe

Клиенты Adobe Document Cloud часто используют его в основном в качестве инструмента для создания и редактирования PDF. Но хотя Adobe, безусловно, остается королем своего стандарта PDF, Document Cloud является высококонкурентной платформой для управления документами с множеством функций, которые могут принести пользу вашей организации. От легко редактируемых и подписываемых документов до PDF-файлов, которыми можно управлять на любом устройстве, до расширенных функций безопасности, включенных с помощью классификации данных; все это доступно в облаке документов.

Один из наиболее важных инструментов пакета называется Adobe Scan, приложение для Android и iOS, которое позволяет пользователям захватывать изображения с помощью камеры смартфона. Adobe недавно добавила Adobe Sign в свой арсенал - инструмент, который позволяет пользователям обмениваться, подписывать, утверждать и управлять документами. Под зонтиком Adobe Sign входят несколько новых функций, которые превращают ваш телефон в эпицентр управления рабочим процессом.

«Людям нравится потреблять контент на мобильных устройствах, но они также просят нас помочь им создать контент и сделать что-то полезное с этим контентом», - сказала Лиза Крофт, менеджер по маркетингу групповых продуктов для Adobe Document Cloud. «Мобильный телефон - это возможность предоставить современный опыт работы с документами».

Вот пять вещей, которые вы можете сделать с помощью Adobe Document Cloud, о которых вы, вероятно, даже не подозревали.

1. Подписать документ без сенсорного экрана

С помощью Adobe Sign вы можете отправить текстовое сообщение с вашей подписью из приложения Sign на вашем смартфоне в версию Document Cloud для настольных компьютеров. Отсюда вы сможете получить доступ к вновь созданной подписи и применить ее к любой записи или документу. Это особенно полезно для работников, которые в основном расположены за рабочими столами без сенсорной функциональности.

Например, представьте, что Сэм на своем рабочем столе, но он предпочитает подписывать документ на своем мобильном устройстве. Нажав на опцию «Мобильная подпись», Сэму предлагается ввести свой номер телефона. Затем он отправляет запрос на подпись на своем мобильном устройстве. Он подписывает, нажимает «Готово», и подпись переносится на его рабочий стол. «Это отличный способ предоставить людям выбор, однако они предпочитают подписывать, независимо от того, на каком устройстве они находятся», - сказал Крофт.

2. Добавьте немного жизни в ваши электронные письма

Раньше вы запрашивали подписи у коллег со скучными стандартными сообщениями электронной почты. С Adobe Sign вы теперь можете настроить свой шаблон электронной почты для включения логотипа вашей компании, шрифтов и общего стиля. Вы можете использовать изображения баннеров для придания стиля вашим запросам на подпись, за что ваш отдел маркетинга поблагодарит вас после того, как подписи начнут появляться чаще, чем обычно.

«Конкурентное преимущество, которое у нас есть, заключается в том, что наши клиенты могут полностью рекламировать свой опыт подписи. Я могу маркировать его своим логотипом и URL», - сказал Крофт. «Но теперь они могут предложить вам новые продукты».

3. Наслаждайтесь быстрой посадкой и обслуживанием клиентов

Недавние интеграции Adobe с ServiceNow и Microsoft SharePoint объединяют управление документами, обслуживание клиентов и управление персоналом (HR) в одну простую консоль. Благодаря этим бракам вы можете добавить Adobe Sign в любой рабочий процесс в ServiceNow и SharePoint, включая формы соглашений о новом найме, бизнес-контракты и ответы на разрешенные запросы в службу поддержки клиентов.

В прошлом вы отправляли документ своим сотрудникам по электронной почте из ServiceNow. Ваши сотрудники откроют документ, подпишут его в Adobe и отправят вам по электронной почте. Вы бы открыли документ и загрузили его в ServiceNow. Сегодня вы можете просто отправить документ своему сотруднику в системе ServiceNow, и он или она оставит свой след в программном обеспечении.

4. Сканируйте что угодно и где угодно

Помните, как ужасно собирались бизнес-квитанции? Вы собираете все свои чеки, сканируете их в сканер, конвертируете их в PDF, а затем отправляете их своим финансовым гуру. Сегодня этот процесс стал намного проще. Adobe Scan теперь позволяет превратить любое изображение с камеры телефона в PDF. Используя Adobe Sensei, инструмент искусственного интеллекта (AI) компании, Adobe Scan может определять правильные границы изображения, правильную перспективу и удалять тени, чтобы сделать текст более четким.

Например, вы можете отсканировать страницу журнала, чтобы извлечь текст, отдельные изображения и увеличить отдельные области страницы. Когда вы сохраняете его, он автоматически загружается в Document Cloud. Вы также можете добавить дополнительное изображение или удалить оригинальное изображение.

5. Редактировать и корректировать отсканированный текст

Возможно, что еще важнее, Adobe Scan может автоматически преобразовывать печатный или письменный текст в цифровой текст, который можно выбирать, копировать или комментировать с помощью Acrobat Reader DC или Acrobat DC. Это означает, что вам не придется прокручивать страницу за страницей рукописных заметок, чтобы попытаться расшифровать то, что кто-то другой пытался сказать. С помощью Adobe Scan заметки будут преобразованы в четкий и разборчивый текст, в котором вы сможете искать, копировать и вставлять для использования во вторичном документе.

«Как и другие наши предложения Adobe, Sensei находится в центре нашего бренда», - сказал Крофт. «С его помощью вы можете на самом деле делать больше со своими сканированиями. Вы можете сделать свой контент интеллектуальным и доступным для поиска, и переместить его в цифровые рабочие процессы в облаке. Все, что с печатным текстом или изображениями, будет вариантом для сканирования. редактирование, или вы можете даже взять его в какой-то другой рабочий процесс или экосистему, если вам нужно это сделать ".

6. Повышение безопасности с помощью классификации документов

Для этого требуется добавить Acrobat DC в конфигурацию Adobe Cloud, но преимущества того стоят. С активным Acrobat DC вы получите доступ к широкому спектру классификационных возможностей, которые обеспечат безопасность ваших документов и данных даже за пределами вашей территории или границы облака. Например, вы можете встроить элементы управления безопасностью в конфиденциальные PDF-файлы, которые требуют пароли или сертификаты для доступа к документу. Или вы можете потребовать, чтобы отправители были подтверждены цифровым ID или проверкой прав доступа. Используя классификацию данных, вы можете добавлять такие меры безопасности в соответствии с политикой в ​​зависимости от того, какой тип документа создается. Администраторы могут создавать такие политики в Acrobat DC, назначая определенные функции безопасности определенным типам документов. Когда такие документы будут созданы в будущем, эти элементы управления будут автоматически реализованы.

Вы можете реализовать аналогичные возможности, используя такие вещи, как Microsoft Digital Rights Management, но они обычно требуют объединения нескольких решений от разных поставщиков. Получить все это как часть Adobe Document Cloud не только легче, это помогает гарантировать, что такие расширенные функции будут работать с минимумом предварительной суеты.