Облако документов Adobe против документов Zoho: вскрытие документов управления

Хранение и доступ к цифровым документам - это то, о чем вы редко задумываетесь, правильно ли ваша компания управляет документами. Такие действия, как создание документов, редактирование, совместное использование и совместная работа, могут быть простыми: войти в систему, щелкнуть мышью и начать работу. Тем не менее, излишне неуклюжие или жесткие системы управления документами могут стать адом жизни для людей, которые в течение дня изучают файлы.

Я буду сравнивать две самые популярные системы управления документами: Adobe Document Cloud и Zoho Docs. Хотя обе системы имеют больше сходства, чем различий, одна превосходит другую в нескольких важных категориях.

1. Цены и планы

Вы можете подписаться на Adobe Standard Document Cloud всего за $ 12, 99 в месяц с годовой подпиской, или вы можете заплатить $ 22, 99 в месяц за месячный план. Этот план дает вам возможность создавать PDF-файлы и экспортировать их в Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. Вы также можете редактировать текст и изображения в PDF-файлах, которые вы создали, и можете подписывать формы цифровой подписью. План Pro стоит $ 14, 99 в месяц для годовой подписки или $ 24, 99 в месяц для ежемесячного плана. Он добавляет возможность вставлять аудио и видео файлы в файлы PDF и редактировать отсканированные документы. Вы также можете использовать этот план, чтобы превратить отсканированные бумажные документы в редактируемые PDF-файлы и сравнить две версии PDF-файла, чтобы определить различия. Вы также сможете редактировать текст и организовывать страницы на iPad, а также сможете изменять порядок, удалять или поворачивать страницы на iPhone. Все подписки Adobe дают вам доступ к 20 ГБ хранилища.

Zoho Docs предлагает 15-дневную бесплатную пробную версию плюс бесплатный план на срок до 25 пользователей (который включает 5 ГБ хранилища на пользователя). Бесплатный план также включает в себя неограниченный общий доступ к файлам и папкам, синхронизацию с рабочим столом, инструменты редактирования, управление пользователями и историю версий. Стандартный тариф стоит 5 долларов США на пользователя в месяц и до 50 ГБ на пользователя. Это включает в себя такие функции, как защищенные паролем документы и доступ на основе ролей. Премиум-план стоит 8 долларов США на пользователя в месяц и до 100 ГБ на пользователя. Благодаря этому плану вы сможете отправлять документы по электронной почте прямо в учетную запись Zoho, восстанавливать удаленные документы и передавать право собственности на файл другому пользователю.

Оба типа учетных записей могут добавить 10 ГБ дополнительного хранилища за 3 доллара. Zoho предлагает 20-процентную скидку на все платные планы, если вы платите ежегодно. Благодаря более низкой цене, бесплатной пробной версии, бесплатному плану и превосходному объему хранения, преимущество в ценовой категории принадлежит Zoho. Край: Зохо.

2. Создание и редактирование документов

Пользователи Zoho Docs могут создавать и редактировать документы, отслеживать изменения, добавлять цифровые подписи и получать доступ к ряду расширенных инструментов редактирования. Вы также можете назначать задачи и отправлять напоминания членам команды, которые имеют доступ к файлу. Вы можете создавать макросы, красочные диаграммы и сводные таблицы, а также экспортировать документы, электронные таблицы и презентации в Google Drive, формат PDF и Windows. Вы также можете редактировать файлы в автономном режиме; Изменения будут синхронизированы, как только вы вернетесь в сеть.

Одна интересная функция, которой не хватает в Adobe, - это возможность редактировать документ одновременно с коллегами. Приложение Zoho Docs позволяет получать доступ, создавать и редактировать файлы на ходу. Вы можете просматривать все свои папки, сортировать их по имени или дате и искать файлы. Как я упоминал ранее, поскольку Adobe так сильно полагается на файлы PDF, существует ограничение на то, что вы можете делать в мобильных операционных системах (ОС); это не относится к платформе Zoho.

Adobe гораздо лучше хранит и автоматически заполняет информацию для последующего использования, чем Zoho. Например, функция «Заполнить и подписать» от Adobe позволяет сохранять часто используемые поля, включая ваше имя, адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Это также намного лучший инструмент с точки зрения подписи и запроса подписей от людей. Юридические фирмы, финансовые учреждения и люди, которые в значительной степени полагаются на формат PDF, оценят, насколько легко вводить и сохранять информацию, а также заставлять других просматривать и подписывать. Тем не менее, создание и редактирование документов в Adobe не наравне с Zoho. Край: Зохо.

3. Чего не хватает?

Мы бы хотели, чтобы Zoho добавил поддержку на основе чата в инструменте Docs. Это то, что есть у Adobe, благодаря чему вам невероятно легко провести вас через некоторые из наиболее сложных элементов процесса создания документа.

В Adobe, с другой стороны, отсутствуют такие элементы, как редактирование групп, общие папки и возможность вносить изменения в автономном режиме. Также требуется преобразовать сохраненные файлы в формат PDF, что является огромной головной болью для всех, кому необходимо преобразовать их в другие форматы (особенно для людей, которые используют формулы Microsoft Excel, которые не переносятся в формат PDF). Край: Зохо.

Нижняя линия

Хотя инструмент управления документами Adobe превосходен, особенно для людей, которые работают в основном в формате PDF, в нем отсутствуют функции совместной работы. Кроме того, он не обладает надежной совместимостью с файлами, необходимой для работы с людьми за пределами вашей организации. С другой стороны, Zoho обеспечивает богатое редактирование документов, отличное сочетание совместной работы и совместного использования файлов, и вы можете выполнять работу на мобильных ОС. Соедините эти функции с более низкой ценой и большим объемом памяти, и вы получите более совершенную систему управления документами. Победитель: Зохо.