Принесите свое собственное облако: что вам нужно знать сегодня

По мере того, как потребители будут лучше знакомиться с устройствами и программным обеспечением, традиционно предназначаемыми для работы, ИТ-отделам придется разрабатывать передовые практики и строгие правила для обеспечения эффективной и безопасной работы сотрудников. Существует программное обеспечение для управления мобильными устройствами (MDM), которое помогает ИТ-специалистам отслеживать и управлять тем, как сотрудники используют персональные смартфоны и планшеты для удаленной работы. Однако никакой волшебный инструмент не может помочь ИТ-специалистам контролировать, как сотрудники используют продукты Software-as-a-Service (SaaS) на рабочем месте.

Например, облачное хранилище и инструменты для обмена файлами, такие как Box и Dropbox, и инструменты для создания документов, такие как Google Docs и Microsoft Word, являются легко доступными облачными инструментами, которые люди приносят на работу каждый день. То, как ваша компания решит использовать эти разрозненные инструменты, зависит от того, чего вы пытаетесь достичь. Вы можете A) ограничить использование программного обеспечения, которое не соответствует философии вашей компании, или B) позволить сотрудникам выбирать свои собственные облачные продукты на основе своих собственных предпочтений и опыта.

Последнее явление, получившее название Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), сопряжено с определенным набором проблем. Я поговорил с Шьямом Озой, старшим менеджером по маркетингу продуктов в AvePoint, специализирующейся на облачной миграции, о том, как компании могут подготовиться к внедрению собственных политик BYOC.

Задача 1: Безопасность данных

«В широком смысле BYOC может быть благословением и проклятием», - сказал Оза. «Box, Dropbox и OneDrive могут быть полезны для совместного использования реестра с вашей семьей и загрузки файлов и фотографий. Но что беспокоит крупные организации, так это то, что так же просто перетащить что-то вроде конфиденциальной интеллектуальной собственности и предварительного релиза контента."

С помощью программного обеспечения, закупаемого бизнесом, компании могут ужесточать ограничения и контролировать использование. Организации могут требовать многофакторной аутентификации (MFA), шифрования данных, сложных паролей, документов водяных знаков и даже удаленной очистки данных. Однако при использовании без надзора за ИТ эти инструменты ограничивают способность компании контролировать, куда направляется контент. Вы также теряете представление о том, что происходит с контентом, когда он покидает брандмауэр, и о том, как его можно защитить после его загрузки в облачную учетную запись сотрудника.

Решение: «ИТ должны быть напрямую интегрированы в бизнес», - сказал Оза. «Они должны быть перед бизнесом, пропагандирующим технологии, которые они предпочитают… и затем, надеюсь, пытаясь установить стандарты».

Например, если 80 процентов компании используют Dropbox, а 20 процентов компании используют другую платформу хранения и совместного использования, компания должна предложить ланч и обучение, которые побуждают меньшинство перейти на систему, предпочтительную для большинства. «Если вы не желаете поручить какой-то конкретный инструмент (в этом случае вы на самом деле не практикуете BYOC), вы должны представить ценностное предложение предпочитаемого инструмента вашей компании», - сказал Оза. «Это не значит, что вы можете войти в чей-то куб и сказать:« Вы должны использовать этот инструмент ». Вы должны объяснить им, что их легче использовать, или спросить, какие у них проблемы, чтобы вы могли подойти к ним с точки зрения решения проблем, а не быть диктатором ».

В конце концов, ИТ-специалисты знают, что существует приемлемый уровень риска для любых данных, доступных сотрудникам. Ноутбуки пропадают. Телефоны украдены. Но если вы сможете преобразовать как можно больше людей в предпочитаемую вами систему, вы сможете порадовать меньшинство, не удалив полностью свою политику BYOC.

Задача 2: Сотрудничество

С сотнями или тысячами людей в вашем бизнесе, использующих несколько платформ для совместной работы в Интернете, неизбежно будет сценарий, в котором потребность в быстром доступе к данным становится более важной, чем предпочтительное программное обеспечение ваших сотрудников. Подумайте об этом: ваша команда по продажам на Западном побережье хочет передать файл вашей маркетинговой команде на Восточном побережье. Поскольку обе команды работают в разных системах обмена файлами, перед тем как получить доступ к файлу, кто-то должен будет создать новую учетную запись, а затем научиться ориентироваться в новой системе на лету.

Как насчет страшной встречи с клиентом? Что происходит, когда один сотрудник создает презентацию, имеет чрезвычайную ситуацию и не может присутствовать? Вы можете столкнуться с кем-то еще, кто не знаком с форматом представления, неуклюже пытаясь получить доступ и представить файл, в то время как клиент смотрит на свои часы.

Решение: «Одна из главных проблем заключается в том, что ИТ не допускает большого количества рабочих потоков», - сказал Оза. «ИТ-специалисты не могут просто ждать, пока люди будут жаловаться. ИТ-специалистам необходимо глубоко понимать бизнес-процесс и бизнес-процесс, чтобы оказаться в центре, пытаясь убедить сотрудников использовать одни и те же инструменты или дать им понять потенциальные проблемы, с которыми они могут столкнуться. попадаются."

Если сотрудники осведомлены о том, чтобы следить за проблемами до того, как они возникнут, они могут установить соответствующие непредвиденные обстоятельства, чтобы гарантировать, что операции никогда не пострадают. Итак, если вы знаете, что двое из ваших потенциальных докладчиков используют разные инструменты для презентаций, ИТ-отдел может обучить обоих докладчиков обоим инструментам перед встречей большого клиента. Независимо от того, что произойдет, презентация пройдет без помех.

«Здесь, в Avepoint, мы отчаянно пытались побудить нашу команду по продажам обновлять контент в OneDrive для бизнеса вместо отправки электронных писем или добавления в Dropbox», - пояснил Оза. «Каждый раз, когда мы получали электронное письмо с вложением, мы отвечали ему фотографией с надписью« Загрузите это в SharePoint, или котенок получит его ». Несколько недель спустя мы начали получать электронные письма с надписью« Смотри, я поделился через SharePoint. ' Это был забавный способ решить проблему ".

Задача 3: Интеграция

Большинство вопросов, которые я обсуждал в Задачах 1 и 2, относятся к небольшим компаниям без установленных ИТ-политик. Тем не менее, в немного более крупных компаниях, работающих в нескольких офисах и регионах, вполне возможно, что ИТ работают не в одной глобальной команде, а в отдельных блоках. В этом случае вы обнаружите, что используются несколько версий бизнес-программ, таких как управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и управление расходами, либо потому, что кто-то предпочитает конкретную систему, либо потому, что региональные отделения никогда не собирались, чтобы принять решение об одном инструменте. Это огромная проблема, которая в конечном итоге может быть решена кем-то на уровне C, возможно, путем сильного вооружения компании в выборе одной системы.

Однако, если ваша компания хочет предоставить конкретным офисам и даже отделам свободу выбора системы, которую они предпочитают (или вам нужны инструменты, которые подключаются к другим видам программного обеспечения, предназначенным для конкретных задач сотрудников), то есть способы гарантировать, что ваши данные не ' Тишина

Решение: «ИТ-отдел должен принимать решения, чтобы инвестировать в поставщиков технологий, которые открыты и готовы к подключению… Решения, которые вы должны включить в список, - это те, которые имеют самые надежные разъемы», - сказал Оза.

Это включает в себя системы выбора с открытыми интерфейсами прикладного программирования (API), которые позволяют вашим разработчикам создавать соединители, которые органически не существуют между двумя частями программного обеспечения. Если у вас нет разработчиков, то вам следует искать инструменты, которые предлагают наибольшую интеграцию с вашим устаревшим программным обеспечением. В связи с этим поищите интеграцию с любым программным обеспечением, которое ваши сотрудники решили использовать самостоятельно.