Выбор между бесплатным и платным бухгалтерским программным обеспечением для малого бизнеса

Секторы услуг с большой конкуренцией часто порождают множество более дешевых сделок, чтобы привлечь новых клиентов. В индустрии бухгалтерского программного обеспечения последняя тенденция заключается в бесплатном предложении программного обеспечения, а также в будущем. Иногда эти предложения могут иметь большой смысл для определенных предприятий, но компании, испытывающие быстрый рост, должны быть осторожны.

При наличии свободных средств, инструментов для малого бизнеса и предприятий малому и среднему бизнесу может быть сложно определить, какое решение им подходит. Возможно, у вас есть деньги, чтобы купить дорогое программное обеспечение, такое как Cougar Mountain Denali Summit и Microsoft Dynamics GP, но вам действительно нужны все эти функции настройки и масштаб? С другой стороны, вы можете избежать использования бесплатных инструментов таких компаний, как Wave, но достаточно ли умен этот инструмент для решения более сложных задач?

Чтобы выяснить, на что должны ориентироваться малые и средние предприятия при выборе платного бухгалтерского программного обеспечения, я поговорил со Скоттом Дэвиссоном, соучредителем Acclivity, поставщика настольного инструмента бухгалтерского учета для малого бизнеса AccountEdge. Я спросил его о ценах, гибкости, безопасности и обслуживании клиентов.

Ваше платное программное обеспечение делает больше, чем Core Four?

Дэвиссон сказал, что большинство бесплатных инструментов учета могут обрабатывать управление счетами, отслеживание расходов, выставление счетов и продажи. Это минимальные задачи, которые любой инструмент должен помочь вам выполнить, независимо от того, сколько вы готовы заплатить.

"Это ядро", сказал Дэвиссон. «Если все, что вам нужно, - это сделать это, то вы, вероятно, хорошо справляетесь с моделью с фримиемом. Поскольку эти потребности становятся все более сложными… именно здесь вы можете начать оценивать свои потребности в отношении того, что на рынке и сколько это стоит».

Могут возникнуть дополнительные потребности, с которыми ваш freemium инструмент не справится. Если вам нужно программное обеспечение, которое может обрабатывать такие вещи, как выставление счетов за время, учет запасов и начисление заработной платы, вам, вероятно, потребуется инвестировать в платный инструмент. Кроме того, хотя большинство бесплатных инструментов могут обрабатывать данные о продажах, если в вашем бизнесе несколько отделов, вы можете рассмотреть возможность использования более сложного инструмента, поскольку большинство инструментов freemium не позволяют вводить данные о продажах по отделам (скорее необходимо ввести данные как одну единицу измерения).

Насколько гибок ваш бухгалтерский инструмент?

Одна из основных причин, по которой компании выбирают бухгалтерское программное обеспечение на уровне предприятия вместо более дешевых или бесплатных приложений, заключается в том, что корпоративные инструменты часто предоставляют безграничные настройки, которые могут сгибать и накладывать программное обеспечение в соответствии с потребностями каждого клиента. Инструменты малого бизнеса, такие как предоставляемые Acclivity, не будут предлагать такой уровень сложности.

Однако это не означает, что вы застряли с тем, что выходит из коробки. Подумайте, какие сторонние интеграции предлагает ваше программное обеспечение для малого и среднего бизнеса. Интегрируется ли он с инструментом управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)? Получает ли он данные из вашего программного обеспечения для электронной коммерции? Если инструмент бухгалтерского учета для малого бизнеса может предоставить вам несколько интеграций и надстроек, то вам, возможно, не придется тратить большие деньги на платформе уровня предприятия.

«Программное обеспечение должно быть достаточно гибким, чтобы удовлетворить ваши потребности», - сказал Дэвиссон. «Но это непростая задача. Наше программное обеспечение предназначено не для одного конкретного типа отрасли. Нам нужно найти решение, которое соответствует вашим потребностям, но у нас нет такой настраиваемой возможности». как швейцарский армейский нож. Наши дополнения предоставляют клиентам дополнительные компоненты, которые прикрепляются к программному обеспечению, чтобы продолжать делать его соответствующим их потребностям ».

Безопасно ли ваше программное обеспечение?

Одним из основных различий, которое вы найдете между бухгалтерским программным обеспечением корпоративного класса, SMB и freemium, является уровень безопасности, который ваш поставщик намеревается обеспечить. Если вы не платите ни цента за свое программное обеспечение, реально ли вы ожидаете безопасности на уровне Fort Knox?

Это одна из причин, по которой Дэвиссон сказал, что его клиенты предпочитают локальное программное обеспечение облачным инструментам. «Многие люди тянутся к облаку против своей воли», - сказал он. «Но они не доверяют своим финансам в облаке. Речь идет о безопасности и контроле».

AccountEdge - это инструмент для настольных компьютеров, который можно расширить в облако с помощью сопутствующего приложения. Тем не менее, Acclivity не предлагает облачную версию инструмента. «Часть того, почему мы наблюдаем большую активность и интерес, заключается в том, что, как только мы лицензируем программное обеспечение для настольных компьютеров, вы можете установить его в своей собственной сети, за брандмауэром, это ваше», - сказал Дэвиссон. «С точки зрения безопасности, это дает вам полный контроль».

Это не означает, что облачные инструменты по своей природе менее безопасны, чем настольные приложения. Например, Intuit QuickBooks Online Plus хранит данные на серверах, защищенных брандмауэром, где данные зашифрованы. Когда ваши данные покидают веб-браузер, они передаются по технологии шифрования Secure Sockets Layer (SSL). Intuit также позволяет администраторам ограничивать доступ к определенным типам данных внутри инструмента, если они решат предоставить определенную информацию только сотрудникам исполнительного уровня.

Обслуживание клиентов

Этот должен быть легким делом. Чем более конкурентоспособным становится рынок, тем важнее должно быть обслуживание клиентов. Можете ли вы связаться с вашим поставщиком бухгалтерских программ, если и когда что-то не работает должным образом? Можете ли вы связаться с ними по вашему выбору или они заставляют вас выбирать конкретную коммуникационную платформу? Представители службы говорят на вашем языке, или поставщик предоставил свою команду поддержки?

Это невероятно важные вопросы, которые вы должны задать каждому потенциальному поставщику. Весьма вероятно, что бухгалтерское программное обеспечение на уровне предприятия будет предлагать круглосуточную поддержку, особенно если вы готовы делать пятизначные или более ежегодные платежи. Однако, если вы пытаетесь выбрать из списка бесплатных и платных инструментов для малого и среднего бизнеса, вам нужно внимательно изучить варианты обслуживания.