Обзор и рейтинг Expensebot

Сотрудники хотят, чтобы процесс отслеживания расходов был настолько простым, что им не нужно читать руководство. Тем не менее, администраторы и бухгалтеры хотят отточить контроль над бизнес-политиками и рабочим процессом утверждения. Для большинства технологий в этой ситуации вы можете сказать: «Никогда не встретиться с двумя людьми», но с ExpenseBot (который начинается с 9 долларов в месяц), который может не сработать. Приложение для учета расходов не дает сотрудникам возможности выбора, но предлагает уникальные возможности настройки для бухгалтерии. Лишь слегка неуклюжий процесс экспорта и отсутствие процесса самостоятельной закупки удерживают его в выигрыше у нашего редактора «Выбирай сейчас и получай».

Цены и особенности

Стоимость подписки ExpenseBot составляет 9 долларов в месяц на одного активного пользователя, при этом минимальная сумма составляет 99 долларов в месяц. Существуют нераскрытые скидки на годовой контракт или компании с более чем 1000 пользователей. Однако вы не можете поэкспериментировать, чтобы узнать, подходит ли ExpenseBot для вас, поскольку у него нет бесплатной версии или бесплатной пробной версии. Для начала требуется разговор по электронной почте с компанией; это не корыстное дело.

Сотрудники не найдут каких-либо необычных черт, и большинство из них будут благодарны. Вы вводите данные о расходах в ExpenseBot через веб-браузер, через мобильное приложение, пересылая квитанцию ​​на выделенный идентификатор электронной почты или напрямую через транзакцию по кредитной карте (с использованием зарегистрированной компании или личной кредитной карты). Каждый из них собирает соответствующие учетные данные, такие как имя поставщика, категория расходов и дата транзакции, прежде чем назначать расходы в отчет. Расходы могут быть помечены как оплачиваемые, поэтому вы можете передать расходы клиенту.

Как и во всех этих приложениях, большинство людей обращаются в первую очередь к мобильному приложению для получения квитанций. Если не в торговой точке, то в конце каждого дня, пока вы все еще можете найти мятую бумагу в кармане и вспомнить, для чего она была. Мобильное приложение довольно простое, с категориями для отчетов, расходов, чеков и настроек. В то время как другие (например, Expensify) пытаются дать вам все инструменты, которые есть у вас под рукой, ExpenseBot не вбивает все в приложение.

Однако нет причин жаловаться на возможности сканирования чеков. ExpenseBot точно проанализировал несколько квитанций, в том числе подсказки, и запомнил ранее использовавшиеся категории и названия поставщиков. Процесс нетребователен и сводит к минимуму принятие решений. Если вы связываете личную или корпоративную кредитную карту, после того, как ExpenseBot отсканирует и расшифрует квитанцию, он попытается сопоставить квитанцию ​​с транзакциями по кредитной карте.

Вы можете подать расходы на пробег вручную. Или, если вы введете начальный и конечный адрес, ExpenseBot вызывает Google Maps, чтобы выяснить фактическое расстояние (функция, используемая ExpensePoint). Это, безусловно, удобно для поездки в один конец, хотя было бы лучше, если бы вы могли сказать: «Теперь удвойте этот расчет пробега, так как я встретил кого-то в центре города, а затем вернулся в офис». Лучший ответ может быть на подходе: к концу года, по словам компании, ExpenseBot будет иметь GPS и календарь интеграции. Таким образом, если у вас назначено совещание, оно скажет: «Вы едете на Клиент-А в 53 милях; хотите добавить его в свой отчет?»

Одна необычная тонкость: любой сотрудник может назначить делегата, предоставив ему возможность создавать расходы и отчеты. Если вам повезло иметь офисный персонал для управления вашими расходами, это большое благо.

Простое не значит простое

ExpenseBot может применять принцип «держи его в покое глупо» (KISS) для сотрудников, но он дает администраторам и бухгалтерам множество настраиваемых возможностей. Утверждающие могут отклонить единый расход и утвердить оставшуюся часть отчета, так что элемент в 5 долларов, о котором вы спорите, не должен задерживать возмещение оставшихся 2500 долларов, потраченных на поездку в Сан-Франциско. Расходы могут быть утверждены по электронной почте, поэтому руководителю отдела не нужно тратить много времени на веб-клиента. ExpenseBot проверяет возможные дублирующиеся расходы и предлагает также объединить их. («Два визита в Starbucks в один и тот же день за одно и то же количество? Вы выпили много кофе или подали это дважды?»)

ExpenseBot поставляется с предварительно настроенными базовыми категориями учета, и, естественно, вы можете добавить больше. Каждая категория расходов может быть привязана к главной книге или коду счета, требовать диапазоны дат или списки участников и поддерживать настраиваемые поля (например, «Номер магазина»). Вы также можете организовать вещи логически, так, чтобы сборы за авиаперелет и провоз багажа оплачивались отдельно, но с их собственными правилами и правилами.

Управление политиками позволяет вам контролировать, сколько пользователь тратит в данной категории, например, месячный лимит в 40 долларов на домашний интернет. Вы можете контролировать, могут ли пользователи отправлять расходы, превышающие политику (и отображать предупреждение для утверждающего), или предотвращать подачу отчета с нарушением. Настройки распространяются на отчеты, а не только расходы; например, в сети быстрого питания может потребоваться номер магазина в каждом отчете.

Это просто образец. ExpenseBot поддерживает несколько утверждающих, профили отделов и пользователей (боссы получают разную обработку), старение расходов («Вы должны отправить отчет в течение 30 дней», что просто означает) и множество валют.

К сожалению, несмотря на все возможности настройки, ExpenseBot слабо интегрируется со сторонними учетными системами. Управление отчетами о расходах - это отдельный процесс, но его результаты должны регистрироваться в других системах, обычно, по крайней мере, в системе бухгалтерского учета, а иногда и больше. Однако с ExpenseBot вы можете интегрироваться с Intuit QuickBooks только тогда, когда пришло время фактически возместить сотруднику. Более прискорбно, что по сравнению с некоторыми другими продуктами, которые я рассмотрел, компания признает, что ее интеграция с QuickBooks "требует использования веб-разъема Intuit и небольшого количества хитрости для настройки". Единственный другой вариант - экспортировать данные в формат CSV, а затем открыть его с помощью другого приложения, например Microsoft Excel.

Сравните это с конкурентами ExpenseBot, такими как интеграция Expensify не только с QuickBooks, но также с Xero, NetSuite и Intacct. Со всеми этими возможностями вы получаете много поддержки от компании. На самом деле, вы не можете избежать этого; ExpenseBot работает с каждым клиентом лично, чтобы настроить вещи.

На момент написания этой статьи ExpenseBot представлял собой комбинацию «О, как круто» и «Почему он этого не делает?» Это хороший выбор для тех, кто хочет просто делать вещи для пользователей, не сводя к минимуму административный контроль. Но его отсутствие интерфейса самообслуживания, поддержка только интеграции QuickBooks и цена, которая кажется не такой уж и дружественной, как следует, - все это в совокупности удерживает ее на ступеньку ниже, чем у наших редакторов, отмеченных наградами Выборы Certify Now and Expensify, Однако, если негативы не сразу вас прогонят, я призываю вас рассмотреть ExpenseBot для вашего бизнеса. Его баланс простоты и силы действительно хорош.