Будьте организованы: когда можно удалить?

Сохранение цифровых данных - забавная вещь. Там не часто никакого значения в соответствии его (а спорное заявление, и я доберусь до этого), но потому, что она не занимает физического пространства и виртуальное пространство дешево, мы вешаем на него.

Но есть последствия для спасения всего. Если вы не можете сохранить или удалить данные, от рабочих файлов до фотографий и электронной почты, этот столбец поможет вам обдумать текущую дилемму и разработать новые стратегии для управления постоянно растущей нагрузкой.

Психология вкладчиков

Выбор выбрасывания или удаления чего-либо часто является психологическим или эмоциональным затруднением, а не рациональным решением. Очень часто, когда наш палец находится над клавишей удаления, то, что мешает нам нажать ее, - это воспринимаемое потенциальное значение, а не фактическое значение. Мы думаем: «В этой ветке электронной почты может быть информация о проекте, который был завершен в течение двух лет, и который мне понадобится в будущем». Или: «Что если однажды я научусь использовать программное обеспечение для редактирования фотографий и очистить те изображения, которые не очень хороши как есть?»

Когда мы сохраняем электронные письма, фотографии, музыку, заметки и другие файлы, многие из нас не оценивают истинную ценность данных в нынешнем виде. Мы думаем о будущих обстоятельствах, которые могут возникнуть или не возникнуть. Мы держимся за вещи, потому что в этом вред? Цифровое хранилище дешевле, чем когда-либо. Вы можете получить много облачного хранилища бесплатно. Внешние жесткие диски не так уж дороги. И объем пространства, который имеется на типичном домашнем компьютере, планшете и смартфоне, даже если вы покупаете наименьшее количество, во много раз больше, чем это могло бы быть десятилетие назад.

Одна школа мысли состоит в том, что со всем этим доступным пространством мы никогда не должны ничего удалять. Архивирование это хорошо, но нет смысла стирать. Придерживайтесь осторожности и сохраните все. Люди в этом лагере - давайте назовем их спасителями - часто процветают на концепции потенциальной ценности. «Что если наш бизнес выяснит, как добывать ценную информацию из всех этих старых писем?» И они, вероятно, также придерживаются подхода к сохранению: «Мы еще не знаем ценность истории этих данных, поэтому мы должны сохранить ее на время».

Однако, когда вкладчики пытаются получить доступ к своим сохраненным данным, они обычно сталкиваются с несколькими неожиданными проблемами в реальном мире. Во-первых, как сказал мой коллега из ИТ-отдела: «Хранилище дешево, но поддерживать его дорого». С индексированием и получением архивов связаны затраты - деньги, время или и то, и другое, в зависимости от того, где и как они архивируются. Если вы думаете, что у вас есть вся информация, которая вам когда-либо понадобится, потому что вы старательно архивируете свои файлы Outlook, я бы осмелился попытаться получить что-то конкретное. Отправлять файлы в архив очень просто. Извлечение их и поиск того, что вы хотите, - это боль в шее, и мало кто на самом деле делает это. Хранители сохраняют все не потому, что им нужны данные, а потому, что им нравится возможность получать свои данные, если им это нужно. Спросите себя, не являются ли те файлы.PST, которые вы отказались удалить за последние 10 лет, не более чем защитным слоем.

Другими словами, когда вы что-то архивируете, в зависимости от того, где и как это архивировано, это может стать недоступным и доставить больше хлопот, чем его стоит извлечь.

Сбалансированный подход к сохранению и архивированию

На мой взгляд, лучший подход - это иметь четкое умственное различие между «рабочими файлами» или «активными данными» и другими видами данных. Я использую термин «рабочие файлы», чтобы описать данные, которые мне нужны для текущей работы или работы, которая была завершена достаточно недавно, и мне может понадобиться доступ к ней в ближайшем будущем. «Активные данные», по сути, означают одно и то же, но могут лучше описывать компьютерные файлы, которые не связаны с работой, такие как семейные фотографии и развлечения (музыка и видео). Есть разница между музыкой, которую вы активно играете, и музыкой, которую вы собрали ради коллекционирования, но, вероятно, не сыграете… никогда.

Возраст файла не всегда говорит вам, активен ли он. Например, вы можете считать некоторые старые фотографии активными, если вы собираетесь поделиться ими или включить их в проект, например, семейную историю или настенный календарь. Однако, если у вас есть 18 версий одной и той же композиции фотографий и 16 из них размытые, шансы на то, что вы когда-либо будете использовать эти 16 снимков или пожинаете какую-либо ценность из них, чрезвычайно малы. Когда значение файла настолько низкое, это мусор. Отпустите воображаемое потенциальное значение и просто удалите его.

Я также думаю, что это помогает думать об архивировании, похожем на удаление, то есть, если что-то заархивировано, оно по существу недоступно, даже если оно не исчезло навсегда.

Вот очень четкий пример: правительство США диктует, что американцы должны хранить налоговые записи за семь лет, поэтому все эти данные являются «активными» и должны храниться таким образом, чтобы они были легко доступны. Ваши налоговые записи более семи лет назад, вероятно, могут быть заархивированы, поскольку маловероятно, что вам когда-либо понадобится получить к ним доступ, но есть небольшая вероятность того, что вы или ваша семья, деловые партнеры или юрист могут нуждаться или захотеть их в будущее.

Как узнать, когда удалять (или архивировать)

Как вы знаете, когда можно удалить данные и файлы на вашем компьютере? Правила, которые вы устанавливаете для себя, скорее всего, будут отличаться в зависимости от типа файла, поэтому вот несколько указателей для типичных офисных файлов (обработка текста, электронные таблицы, презентации и т. Д.), Электронной почты, фотографий, музыки и видео.

Укажите значение. Практически говоря, когда пришло время очистить беспорядок, точно определите, что вам нужно или что вы хотите знать о работе, данных или файле и где вы их найдете. Затем поищите места, где они дублируются - очень часто это то же самое место, где вы можете начать использовать клавишу удаления.

Например, предположим, что вы сохраняете следующее: PDF-файлы отправленных счетов, копии чеков на оплаченные счета и электронную таблицу всех операций по выставлению счетов. В какой-то момент после получения оплаты вы можете удалить (или заархивировать) PDF-файлы счетов-фактур. Сделка завершена, проверка прошла, и у вас есть хорошая запись о прогрессе.

Удалите фотографии во время съемки. С фотографиями имейте в виду, что если у вас есть возможность сохранять десятки тысяч изображений, это не значит, что вы должны это делать. Привыкайте снимать не в фокусе изображения и другие плохие снимки по мере их съемки (в конце концов, это одна из самых красивых вещей в цифровой фотографии).

Мусорные рутины. Для электронной почты удалите обычные сообщения и быстрое общение, которое не содержит никакой информации, которая может понадобиться вам позже. Большинство людей могут сортировать по получателю и знать, где будет находиться большая часть этих файлов.

Сохраните только одну копию вложений электронной почты. Удалите электронные письма с вложениями, но при необходимости сохраните вложение локально. Или наоборот: сохраняйте электронную почту, забрасывайте файл. В любом случае, вложения электронной почты являются хорошим местом для выявления дублирования, и вам нужна только одна копия. Дополнительные советы по электронной почте см. В разделе «Как избежать перегрузки электронной почты».

Сбрасывать (или архивировать) носители, которые вы не воспроизводите. Для всех музыкальных и видео накопителей, будьте реалистичны в отношении того, какие файлы вы фактически будете воспроизводить. Если вы большой пользователь мультимедиа, воспользуйтесь облачными сервисами, которые предоставляют лицензию на носитель, которым вы владеете (в стиле iTunes Match), чтобы вам не нужно было хранить локальные копии того материала, который вы считаете нужным, но никогда на самом деле играть.

Может быть, это просто моя личность, но я чувствую свободу, когда я не завален файлами, которые мне просто не нужны. Удаление даже небольшого количества бесполезных данных или файлов, которые не имеют реальной ценности, помогает мне почувствовать, что я больше сосредоточен на данных, которые имеют значение.