Видео: A Brilliant Limit (Ноябрь 2024)
Брук Цимет из первых рук знает, что такое путаница, заполняя формы безопасности на рабочем месте. Сегодня Зимет является старшим профессиональным консультантом по кадрам (HR), сертифицированным Обществом управления человеческими ресурсами (SHRM), и владельцем TalentShip LLC в Портленде, штат Орегон. Но на своей первой работе в качестве ассистента по кадрам ее работодатель был оштрафован, потому что Зимет не имел Не научили, как правильно заполнять записи Управления по безопасности и гигиене труда (OSHA), когда работники заболели или пострадали на работе. Неожиданная проверка со стороны инспекторов OSHA раскрыла ее ошибки. «Если этого никогда не случалось раньше, вы так много не понимаете, что должны знать», - сказал Цимет.
Начиная с 2017 года, для компаний будет еще важнее правильно оформить документацию по безопасности на рабочем месте. Именно тогда вступает в силу новый регламент OSHA, требующий, чтобы приблизительно 750 000 работодателей в электронном виде представляли ежегодные отчеты о заболеваниях и травмах работников в агентство, которое будет публиковать данные на своем веб-сайте.
Это не должно быть слишком жестким для работодателей. Но, как я узнал от поставщиков технологий и отраслевых инсайдеров, компании не могут полагаться исключительно на программное обеспечение для управления персоналом. И делать ошибки - или даже быть слишком тщательными - может вернуться, чтобы укусить вас.
HR Tech Vendors обдумывает обновления программного обеспечения
Новое положение OSHA, окончательно утвержденное ранее в мае, затрагивает американские компании с более чем 250 сотрудниками, а также компании с 20 и более работниками в нескольких десятках отраслей с высокой степенью риска, включая строительство, продуктовые магазины, производство и дома престарелых.
В соответствии с новым требованием OSHA будет публиковать данные о безопасности работников на своем веб-сайте, ожидая, что «публичное раскрытие данных о травмах на рабочем месте побудит работодателей активизировать свои усилия по предотвращению связанных с работой травм и заболеваний», говорится в заявлении агентства. Новое правило предписывает работодателям информировать работников о том, как они могут сообщать о травмах, и не позволяет им принимать ответные меры против сотрудников за это.
После того, как OSHA выпустила обновленные правила, я зарегистрировался более чем с полдюжиной поставщиков технологий, включая поставщиков локального и облачного управления персоналом, а также программного обеспечения для учета рабочего времени. Я хотел знать, планируют ли они обновления, чтобы помочь клиентам соответствовать.
Я получил множество ответов. ADP работает над добавлением возможности, по словам представителя гиганта по обработке заработной платы. Представитель SAP SuccessFactors Perform and Reward говорит, что модуль «Центральное время и посещаемость сотрудников» компании можно настроить для отслеживания и компиляции пропусков по типам, включая связанные с работой заболевания и травмы. Однако пользователи должны будут загрузить данные в приемлемый для OSHA электронный формат, чтобы передать их агентству.
Другие поставщики HR-технологий все еще выясняют, что они собираются делать. Jonathan Rejholec, старший менеджер по продукции в BambooHR, хочет узнать, считают ли клиенты это важной функцией, прежде чем предпринимать какие-либо действия. Ultimate Software также использует выжидательный подход, прежде чем решить, стоит ли обновлять службу управления персоналом UltiPro. Kronos ищет в этом свой продукт Kronos SaaShr. PlanSource, который в первую очередь предлагает программное обеспечение для администрирования преимуществ, беседует с поставщиками технологий, с которыми он сотрудничает по другим HR-функциям, чтобы определить, как лучше всего справиться с ситуацией. Нир Лейбович, генеральный директор GoCo, стартапа с HR-платформой на основе Freemium, конкурирующей с Zenefits, пытается оценить, на скольких из его клиентов будет влиять регулирование. Клиенты GoCo обычно имеют от пяти до 300 сотрудников, и Лейбович говорит, что ему не удалось найти данные о том, сколько предприятий такого размера попадают в отраслевое обозначение OSHA с высокой степенью риска.
Автор и спикер по бизнесу и технологиям Фил Саймон говорит, что производители программного обеспечения для HR добавят эту функцию, если они хотят, чтобы их считали законными конкурентами, таких как ADP, Oracle, Workday и другие крупные отрасли. С другой стороны, «я уверен, что будет много компаний, которые хранят это в электронной таблице или не знают, что их HR-технология могла бы сделать это», - сказал Саймон, который ранее работал на поставщика технологий HR Lawson Software (сейчас часть инфор).
Очистить данные, пройти обучение и другие способы подготовки
Работодатели не будут полностью потоплены, если поставщик технологий HR, у которого они покупают, не обновляет свое программное обеспечение, чтобы приспособиться к новому правилу электронной отчетности. Как и в случае с SAP SuccessFactors Perform и Reward, многие системы планирования ресурсов предприятия (ERP), а также системы управления персоналом и управления персоналом уже генерируют отчеты об отсутствии. Оттуда компаниям придется сделать дополнительный шаг по извлечению соответствующих данных из системы в форму, которую принимает OSHA.
Прежде чем компании смогут предоставить данные, они должны убедиться, что они чистые. Добраться до этого момента может быть сложнее, чем кажется. В некоторых организациях, когда работник получил травму, руководитель или менеджер на заводе заполняет отчет об инциденте или ждет, пока отдел кадров скажет им, что делать. В результате, иногда формы не заполнены правильно или являются неполными. «В моем опыте 95% случаев система работает неправильно, потому что кто-то не обращал внимания на качество данных», - сказал Саймон.
Чтобы этого не произошло в будущем, компании могут нанять персонал, который регулярно заполняет формы безопасности на рабочем месте, через соответствующее обучение. Государственные агентства безопасности работников, такие как Oregon OSHA, предлагают онлайн-классы. То же самое делает OSHA через образовательные центры OSHA Training Institute, национальную сеть некоммерческих организаций, которые предлагают авторизованные агентством классы.
Цимет говорит, что организации также должны быть осторожны в отношении объема информации, которой они делятся. Перед изменением работодатели допустили ошибку из-за осторожности и завышенной отчетности. «Но если вы сделаете это сейчас, - предупредила она, - вы можете быть оштрафованы. Вы не хотите иметь много инцидентов и несчастных случаев, потому что это вызовет инспекцию».
Если у малого бизнеса есть более крупные конкуренты, которые должны соблюдать новые правила, Zimet заявляет, что это может привести к большему количеству исследований OSHA в их отрасли. «Поэтому маленьким ребятам тоже нужно быть послушными», - сказала она.
Zimet работал в штате (или по контракту) в нескольких компаниях в области здравоохранения и дошкольного образования, в двух отраслях OSHA рассматривает высокий риск заболеваний и травм на рабочем месте и, следовательно, проводит проверки чаще. Она считает, что она прошла по крайней мере восемь проверок за эти годы. Если новое правило онлайн-отчетности запускает аудит OSHA, она предлагает компаниям создать контрольный список, на который могут ссылаться хранители записей. Контрольный список должен включать указания, где хранятся данные, и вопросы, которые OSHA обычно задает в ходе проверок. «Это может быть так же просто, как создать раздел безопасности в корпоративной сети или создать вики», - сказала она. «У многих компаний эти вещи устарели.
