Как купить услугу видеоконференцсвязи

Ваша компания решила перенести часть своих сообщений на видео. Вы слышали о крупных игроках, таких как ClickMeeting, RingCentral, Skype и Vonage, но на самом деле вы не знаете разницу между ними. Вы также слышали об ориентированных на потребителя инструментах, таких как Facetime и Google Hangouts, но не совсем уверены, что они подходят для корпоративного использования.

В нашем обзоре лучших решений для видеоконференций мы разбираем различия между лучшими инструментами на рынке, сравнивая их по функциям. Хотя этот обзор может быть полезен для покупателей, которые понимают, что делают эти функции и как они могут принести пользу своему бизнесу, он может оказаться слишком сложным для команд, которые только начинают процесс покупки решения для видеоконференций.

Чтобы помочь, мы поговорили с Брайаном Гилманом, вице-президентом по маркетингу продуктов в Vonage, о том, какие факторы следует учитывать новичкам при выборе решения для видеоконференций. Мы обсудили все, от обмена контентом и качества звонков до внутренней аналитики. Вооружившись полученными знаниями, вы сможете вернуться к нашему лучшему обзору решений для видеоконференций, чтобы лучше понять, что вам нужно, и какой поставщик может вам его предоставить.

1 UC или видеоконференцсвязь

Видеоконференция сама по себе предоставляет пользователям множество различных функций и возможностей. Тем не менее, по своей сути, видеоконференцсвязь - это просто способ для одного пользователя обмениваться данными с другим пользователем через потоковое видео в реальном времени. Более продвинутые решения допускают такие вещи, как видеопередачи «один ко многим», совместное использование экрана и даже функции веб-вещания, которые могут опрашивать членов аудитории и собирать данные о зрителях (но мы забегаем вперед).

Унифицированные коммуникации (UC) проводят видеоконференции и добавляют их в более широкий набор инструментов связи. Вы сможете отправлять чат и текстовые сообщения коллегам. Вы сможете создавать рабочие процессы управления проектами. Вы сможете создавать документы и одновременно редактировать их так же, как на платформе, такой как Google Drive.

Возможно, наиболее важным аспектом платформы UC является ее способность интегрироваться со сторонними решениями, чтобы помочь вам лучше извлекать и экспортировать данные из инструмента в инструмент. Например, если вам нужно позвонить клиенту и вы хотите получить доступ к его или ее записям для улучшения связи, то интеграция между вашей учетной записью Salesforce и инструментом UC делает это невероятно простым. С помощью панели мониторинга Salesforce вы сможете начать вызов, просмотреть историю взаимодействия с клиентом и добавить примечания о том, что было сказано во время вызова.

«Наличие единой платформы, безусловно, представляет интерес, - сказал Гилман. «Единственная платформа для мобильности, сотрудничества и голоса - это то, что большинство компаний ищут сегодня».

Гилман предупреждает, что построение коммуникационной платформы через отдельных поставщиков будет непомерно затратным. Кроме того, данные могут не передаваться из системы в систему так же легко, как в платформе одного поставщика. Кроме того, если что-то сломается, вам необходимо определить причину, поговорив с несколькими представителями службы поддержки из нескольких компаний, что звучит как кошмар.



2 Простота использования

Все формы программного обеспечения для бизнеса поставляются со спектром юзабилити. Некоторые инструменты почтового маркетинга настолько хорошо разработаны, что создают впечатление, будто кто-то может проснуться и стать маркетологом электронной почты без какого-либо формального обучения. Другие инструменты настолько сложны и технически сложны, что даже самые продвинутые маркетологи тянутся к кнопке поддержки.

Видеоконференция ничем не отличается. Некоторые инструменты предлагают понятные и интуитивно понятные пользовательские интерфейсы (UI), которые позволяют нажимать на имя человека и напрямую начинать вызов. Некоторые позволяют заранее планировать встречи, нажимая на календарь коллеги и вводя свое имя. Существуют инструменты, позволяющие создать виртуальный конференц-зал, отправить ссылку и пригласить в эту комнату сотни или тысячи людей без каких-либо предварительных условий для любого из ваших гостей. Это те решения, которые вы захотите принять во внимание при покупке.

«Много времени у видеоконференций много нюансов, потому что сегодня используется множество различных протоколов», - сказал Гилман. «Вы сталкиваетесь с трудностями, привлекая устаревшие платформы, привлекая третьих лиц, которые находятся за пределами площадки… это было проблемой в течение многих лет. Возможность отправить ссылку на стороннюю платформу и ответить на этот вызов так же легко, как и телефонный звонок, имеет первостепенное значение для успеха ».

По сути, если вы открываете свое программное обеспечение для видеоконференций и чувствуете, что должны получить диплом инженера, вы, вероятно, работаете не с тем инструментом.



3 Сотрудничество и обмен

Даже если вы решите не покупать платформу UC, вам все равно может понадобиться инструмент для проведения видеоконференций, который может выполнять базовый обмен документами и экранами. Эти функции позволяют пользователям отправлять файлы кому-либо в конференц-зале или размещать документ с веб-сайта на своем экране для демонстрации.

«Необходимость сотрудничества и обмена контентом важна», - сказал Гилман. «Для эффективной встречи обмен контентом почти так же важен, как встреча с глазу на глаз. Это может быть так же просто, как обмен документами, так что пользователи могут делиться тем, над чем они работают, в режиме реального времени. Это критически важный компонент для любой среды сотрудничества ».

Наличие этих функций также позволяет вам использовать инструмент видеоконференцсвязи так, как вы раньше не представляли. Все думают о видеоконференцсвязи для групповых встреч, но как насчет встреч с клиентами, потенциальных клиентов или партнеров? «Когда вы начинаете задумываться о том, как видео может изменить то, как компании могут вести бизнес, именно тогда усыновление становится гораздо более распространенным», - сказал Гилман.



4 Потребительские и бизнес инструменты

Если вы уверены, что когда-либо будете использовать инструменты видеоконференцсвязи только для общения один на один, то, возможно, вы обманули себя и решили, что приложения, ориентированного на потребителя, будет достаточно для выполнения работы. В некоторых случаях вы можете быть правы. Однако имейте в виду, что не все звонки будут осуществляться за пределами офиса, который предоставляет высокоскоростной Ethernet. Фактически, большинство ваших звонков, вероятно, будут осуществляться на ноутбуках и планшетах через соединения Wi-Fi (некоторые из которых находятся в движущихся транспортных средствах).

Вот где ваше стандартное потребительское приложение не обеспечивает ценность инструмента корпоративной видеоконференцсвязи. «Эти потребительские приложения великолепны, но вы сталкиваетесь с проблемами качества», - сказал Гилман. «Они недостаточно стабильны, чтобы справляться с надежностью и отказоустойчивостью, если вы разговариваете с клиентом. Вы смотрите на определенные потребительские платформы, если вы используете мобильный клиент в своей машине; Ваше решение для видеоконференций должно быть подготовлено для обработки наименее распространенного знаменателя, который, вероятно, будет мобильным устройством. Способность обрабатывать потерю пакетов без ухудшения качества видео и голоса ».

«Технология, использующая платформы, стала намного лучше. И когда вы соединяете это с качеством сети, которое мы можем предложить, мы решаем сеть », - сказал Гилман. «Возможность делиться CAT-сканированием по видео была бы смехотворной три или четыре года назад. Теперь вы можете увидеть самое подробное сканирование CAT ».



5 Back-End Administration

Так как вы выбираете систему, почему бы не выбрать ту, которая дает вам контроль над всем? Инструменты корпоративного видео предоставляют вам доступ к таким функциям, как запись звонков одним нажатием, статистика, показывающая, кто совершает большинство звонков, как долго люди остаются на звонках, когда люди сбрасывают вызовы, и многое другое. Вы также можете контролировать, у кого есть административные полномочия для записи своих вызовов, кто может подключаться или передавать вызовы другим пользователям, а также кто может проверять качество вызовов, чтобы убедиться, что система обеспечивает четкие изображения.

«Сложные администраторы захотят узнать, на что была похожа потеря пакетов», - сказал Гилман. «Это было в дальнем конце? Если это было локально, то вы должны посмотреть на сеть ».