Отраслевое понимание: куда движется управление документами?

Инструменты управления документами (DM) дают бизнес-пользователям возможность не только редактировать файлы, но и преобразовывать создание контента, оптимизировать рабочие процессы и вести более организованный бизнес в целом. Эти инструменты, которые часто используют PDF-файлы, были настолько распространены, что вы, вероятно, используете управление DM в повседневной работе, не задумываясь об этом. Тем не менее, поле продолжает развиваться и модернизироваться все время.

Мы недавно говорили с Евгением Сюн, основателем а также Председатель Foxit Software Inc., о том, как меняется конкурентная среда, когда речь идет о технологии PDF, и о некоторых проблемах, с которыми все еще сталкиваются компании, когда дело доходит до этой вездесущей технологии. В нашем обсуждении мы рассмотрели текущее направление развития DM и некоторые прогнозы относительно интеллектуальных функций в космосе.

PCMag (PCM): Где вы видите пространство DM в целом в следующие 18 месяцев?

Евгений Сюн (EX): Мы видим одну вещь в частности заключается в том, что DM уделяет все больше внимания приданию индивидуальному документу нового чувства идентичности. Очень сложно иметь полный, полный цифровой рабочий процесс с сегодняшними стандартными системами DM. Иногда вам нужно скачать файл из системы, а затем использовать другой инструмент для его обработки. В этом случае этот документ полностью не контролируется системой документов.

Несколько лет назад мы разработали технологию, которую мы называем ConnectedPDF , Основная идея заключалась в том, что, если бы мы воспользовались подключениями, встроенными в документ, это придало бы файлу больше смысла. Подключенный PDF работает следующим образом: после публикации документа создатель может отслеживать, кто его получил, что он с ним сделал, и видеть, когда задачи были выполнены. Он также предлагает строгий контроль доступа для отдельных пользователей. Это все происходит в режиме реального времени. Вы можете настроить разрешения PDF даже после отправки файла.

Именно здесь мы поняли, что изменяющийся ландшафт пространства DM заключается в том, чтобы дать компаниям больший контроль над их PDF и сделать его намного более «живым», чем стандартный документ. Я думаю, что в будущем, в те сроки, которые вы упомянули, в течение года или двух, я думаю, что системы DM сместят акцент на сам документ. Это будет тенденция, а не просто разрозненные системы, которые не работают вместе. Это то, что мы надеемся сделать: продвинуть документ в более свободное пространство на основе открытых стандартов, а также облачных сервисов. Мы создаем облако, которое объединяет все различные документы.

PCM: Какие технологии будут влиять на DM в будущем? Видите ли вы пространство PDF, реализующее функции искусственного интеллекта (AI)?

EX: Я на самом деле не думаю, что это подходит. Это много неструктурированных данных в PDF. Если вы просто возьмете все виды различных PDF-файлов и поместите их в механизм ИИ, это не даст значимых результатов. То, что мы пытаемся сделать, это на самом деле понять документ немного больше, поэтому, начиная с создания файла, мы назначаем идентификатор для документа. Это позволяет документу перемещаться в разные места и понимать, что люди делают с файлом. Как только у нас будет достаточно данных о документе, мы сможем подойти к применению ИИ, взглянув на некоторые из более структурированных данных. Это будет генерировать много более значимый результат.

Документы сами по себе содержат так называемые неструктурированные данные. Очень трудно извлечь данные надежным и единообразным способом из документа PDF. Я думаю, что в наши дни очень легко продвигать ИИ в своем продукт потому что это очень захватывающая технология. Дело в том, что документы были предназначены только для потребления человеком. У них много неструктурированных данных, которые современные технологии ИИ просто не могут эффективно расшифровать. С учетом вышесказанного мы увидим больше инициатив по извлечению структурированных данных - таких как информация о ценах, названиях и именах - и это обеспечит более содержательный анализ документов для пользователей и менеджеров. Это обеспечит гораздо большую помощь с точки зрения повышения производительности для работников умственного труда.

PCM: О чем должны думать малые и средние предприятия (SMB), когда дело доходит до DM?

ЭКС: Это хороший вопрос, и малому бизнесу нужно много думать об DM. Foxit сам по себе не большое предприятие; мы все еще SMB сами. И даже тогда мы по-прежнему видим огромный объем информации, которой обмениваются внутри нашей организации и между нами и другими компаниями. Ответ на этот вопрос заключается в создании законченного решения для документов на основе облачных и веб-технологий.

Многие малые предприятия могут испугаться, когда говорят о DM. Они должны заплатить много денег, а также приложить немало усилий для развертывания, настройки и обслуживания. такие систем DM. Мы видим, что в ближайшем будущем многие провайдеры, в том числе мы, сотрудники Foxit, собираемся предоставить законченное решение - не только систему DM, но и инструменты для документирования производительности. У нас есть простая в использовании PDF-версия на основе браузера, которая предлагает все функции настройки, как и любой другой продукт, но не требует дополнительной установки. Меньшие компании должны быть сосредоточены на принятии более легких, более разумных решений для их операций PDF.