Это профессионалы должны использовать виртуальные кредитные карты, а не только счета к оплате

Предположим, что в следующий раз, когда вы услышите о нарушении безопасности в другой компании, вы поймете, что вам не нужно беспокоиться, независимо от того, насколько серьезным было нарушение или сколько номеров кредитных карт было взято. Предположим, вы знали, что даже если преступники получили все данные кредитной карты от вашей компании через поставщика, они ничего не могли с этим поделать. Это было бы огромным облегчением по сравнению с тем, что многие чувствуют сейчас, когда каждый большой взлом заставляет их отчаянно искать уведомления о том, что их данные также были взяты.

К счастью, при некоторой помощи со стороны отдела кредиторской задолженности ни одному ИТ-специалисту не нужно беспокоиться о повторной потере номеров кредитных карт клиентов. Причина в том, что теперь компаниям довольно легко производить платежи с использованием номеров виртуальных кредитных карт, которые подходят только для одной транзакции. Как только эта транзакция будет завершена, номер становится бесполезным. Неважно, есть ли у плохих парней номер, защитный код и даты истечения срока действия, потому что никакая эта информация не может быть использована снова. Это может произойти, когда вы настраиваете свои коммерческие платежи с использованием виртуальных кредитных карт, а затем настраиваете свое бухгалтерское программное обеспечение для предприятий, чтобы все происходило автоматически и прозрачно.

Что такое виртуальные кредитные карты?

Виртуальные кредитные карты существуют уже некоторое время, но до недавнего времени они существовали для потребителей для одноразовых онлайн-платежей в качестве средства защиты от кражи номера карты. Для бизнес-целей именно крупнейшие корпорации начали использовать номера виртуальных карт для закупок и поездок, как правило, в рамках своих общих систем коммерческих платежей.

Но теперь номера виртуальных карт для коммерческих транзакций доступны и для небольших компаний. Первоначальная поддержка поступила от MasterCard, одного из крупнейших имен в финансовой индустрии, хотя, вероятно, последуют и другие поставщики платежей.

«Виртуальные карты - одна из самых быстрорастущих областей в отрасли», - сказал Джефф Фюрштайн, старший вице-президент по продуктам для крупных рынков и управлению платформой в Mastercard. Он сказал, что в прошлом году расходы на виртуальные кредитные карты в Соединенных Штатах составили 122 миллиарда долларов.

Фойерштайн также сообщил, что в настоящее время компании работают со своими банками, чтобы осуществлять платежи с использованием номеров виртуальных карт, и в процессе постепенно сокращают платежи с использованием чеков и автоматических платежей через клиринговую палату. По его словам, коммерческие клиенты считают, что платежи виртуальными картами более безопасны, чем другие формы платежей, и, кроме того, как правило, дешевле. В некоторых случаях компании могут даже обнаружить, что они получают скидку на свои платежи.

Как работают виртуальные кредитные карты

Для большинства предприятий платежи виртуальными картами используются для закупок и других типов транзакций, где они представлены со счетом на поставки по заказам на покупку (PO). Они также часто используются для оплаты командировочных расходов, когда внутреннее бюро путешествий использует виртуальную кредитную карту.

То, как этот процесс работает, зависит от вашей системы бухгалтерского учета и от банка, с которым вы работаете. Например, MasterCard поддерживает это с помощью своих двух виртуальных платежных систем, которые называются «MasterCard In Control для коммерческих платежей» и «MasterCard In Control для деловых поездок». То, как MasterCard справляется с этим, зависит от ваших потребностей.

Например, есть сайт для небольших или нечастых виртуальных платежей. Однако для большинства предприятий самым простым выбором является создание файла платежа нового типа, который определяет платежи, которые должны быть выполнены с использованием номера виртуальной карты. Этот файл платежей затем передается в ваш банк, где он обрабатывается, а затем каждый платеж в файле платежей выполняется с использованием уникального одноразового 16-значного номера кредитной карты. Ваш поставщик никогда не увидит реальный номер кредитной карты, поэтому, если они будут взломаны, это не будет иметь значения.

Некоторые учетные системы не используют файлы платежей, поэтому для них есть интерфейс прикладного программирования (API), который позволяет ИТ-специалистам интегрировать виртуальную платежную систему в существующую учетную систему. Несколько других виртуальных платежных процессоров, таких как Bento для бизнеса Bento Technologies, предоставят поддержку разработчикам для внедрения их API в вашу учетную систему. Другие, такие как DivvyPay Divvy, поставляются с пользовательскими интерфейсами (UI) для некоторых из наиболее распространенных систем бухгалтерского учета.

Используйте VPN для обеспечения безопасности

Чтобы все это работало, ваш ИТ-персонал должен иметь возможность либо изменить файлы платежей, либо добавить поддержку API в существующую систему учета. Поскольку эта конфиденциальная платежная информация будет передаваться в ваше финансовое учреждение или, в некоторых случаях, вашим поставщикам, вам потребуется виртуальная частная сеть (VPN) для обеспечения безопасности. И, конечно, вашему бухгалтерии понадобится доступ к записям о расходах, чтобы они могли их проверить.

В настоящее время большинство банков предлагают эту виртуальную платежную услугу бесплатно как услугу для своих клиентов, но это может варьироваться в зависимости от банка, поэтому вам следует проверить, прежде чем совершать. Ваши продавцы будут получать оплату так же, как и за любую другую кредитную транзакцию, поэтому никакой специальной регистрации не требуется.

• Лучшие VPN-сервисы на 2019 год Лучшие VPN-сервисы на 2019 год
• 5 вещей, которые вы должны знать о виртуальных кредитных картах 5 вещей, которые вы должны знать о виртуальных кредитных картах
• Лучшие услуги по обработке кредитных карт на 2019 год Лучшие услуги по обработке кредитных карт на 2019 год

Стоит отметить, что использование номеров виртуальных карт для платежей имеет некоторые дополнительные преимущества, помимо безопасности платежа и избавления от беспокойства о нарушениях поставщика. По словам Фойерштайна, есть некоторые важные преимущества для капитала: поскольку капитальные расходы могут быть задержаны на 30-45 дней, отслеживание расходов легко автоматизируется, и во многих случаях использование этого метода оплаты картой дешевле, чем чеки или ACH платежи. Часто это на самом деле дешевле, чем принимать наличные деньги за товары или услуги.

Тем не менее, нижний предел для использования номеров виртуальных кредитных карт - безопасность. У хакеров, которые взломают одного из ваших поставщиков, не будет номеров кредитных карт, которые они могут использовать, независимо от того, как сильно они стараются и насколько слабой может быть безопасность у продавца. И это многого стоит.