Видео: NetSuite Overview and Demo (Ноябрь 2024)
Oracle NetSuite OneWorld - одна из самых популярных на сегодняшний день систем планирования ресурсов предприятия (ERP) на основе облачных технологий. Системы ERP, как правило, сложны просто потому, что они охватывают множество областей - от бухгалтерского учета и финансов до продаж, маркетинга, управления запасами и многого другого. NetSuite усердно работает над тем, чтобы его программное обеспечение было как можно более простым в использовании, но большая часть его популярности объясняется тем, что оно сложное и достаточно гибкое, чтобы охватить все виды бизнеса - от малых и средних предприятий (МСП) до полномасштабных многонациональных компаний. предприятия. И теперь, когда NetSuite была приобретена Oracle и, вероятно, будет интегрирована в портфель корпоративного программного обеспечения Fortune 100, эти возможности будут только расти.
Однако такая гибкость иногда является недостатком приложения. NetSuite настолько всеобъемлющий, что практически невозможно узнать все его функции и возможности, о чем свидетельствует тот факт, что эксперты ERP и NetSuite настоятельно советуют заказчикам привлекать квалифицированную консалтинговую компанию NetSuite для правильной настройки и настройки программного обеспечения перед его развертыванием. для пользователей.
Это может затруднить пользователям получение максимальной отдачи от этой ценной платформы. Вполне возможно, что программное обеспечение имеет полезные функции, о которых они могут даже не знать. Чтобы помочь, мы коснулись короткого списка опытных пользователей и консультантов и собрали коллекцию советов и рекомендаций Oracle NetSuite OneWorld, чтобы показать вам, как использовать некоторые функции, которые вы, возможно, даже не знали, предлагаемые NetSuite. Мы также покажем вам, как лучше использовать некоторые функции, которые вам нужны каждый день. Со временем мы расширим этот сборник и приглашаем вас поделиться с нами своими собственными советами и приемами.
Следующие советы были предоставлены Крейгом Салливаном, Крисом Манчестером, Уиллом Гудбурном и NoBlue. Салливан - старший вице-президент по международным продуктам в Oracle NetSuite, Манчестер - старший консультант NetSuite в партнере и консультанте NetSuite Sikich LLP, Goodbourn - консультант по решениям в Klugo Group в Австралии, а NoBlue - партнер NetSuite и консалтинг в Великобритании. Мы ценим их участие и готовность делиться своим опытом.
категории
- УЧЕТ И ФИНАНСЫ
- СЕТЬ ПРОИЗВОДСТВА И СНАБЖЕНИЯ
- МОБИЛЬ И СИСТЕМА
- ПРОДАЖИ И МАРКЕТИНГ
Совет 1: максимально используйте свой план счетов
Ваш план счетов имеет решающее значение для процесса бухгалтерского учета в вашей организации. Диаграмма разделяет и систематизирует активы, расходы, обязательства и доходы таким образом, чтобы упростить и быстро оценить общее финансовое состояние вашей компании. NetSuite OneWorld включает в себя всеобъемлющий План счетов, но многие пользователи упускают важные возможности, когда речь идет о соединении нескольких объектов, таких как дочерние компании. Чтобы сделать это проще, попробуйте это:
При создании новой учетной записи добавьте внешний идентификатор (через импорт), который является номером учетной записи главной книги (GL), чтобы упростить импорт записей журнала. План счетов для консолидации Oracle NetSuite OneWorld (для нескольких компаний) должен быть общим для всех ваших дочерних компаний. Например, вы должны использовать одинаковую кредиторскую задолженность и одинаковую дебиторскую задолженность для всех дочерних компаний независимо от валюты. Вы можете сделать это легко, потому что Oracle NetSuite OneWorld автоматически адаптируется к переоценке валюты.
Однако помните, что по возможности лучше использовать стандартные стандартные учетные записи Oracle NetSuite OneWorld, а не импортировать их. Кроме того, используйте сегменты для финансовой отчетности, а не создавайте отдельные учетные записи GL для каждого отдела, канала или дочерней компании.
Совет 2: Получите больше от финансового менеджмента
Панели мониторинга - отличный способ облегчить доступ к часто используемым операциям. После того, как вы определили часто используемые ярлыки, отчеты, ключевые показатели эффективности (KPI), сохраненные поиски или другие функции для определенной роли, Oracle NetSuite OneWorld позволяет встроить их в панель мониторинга, специфичную для этой работы. Затем вы можете настроить и опубликовать эти панели для определенных пользователей. Это позволяет детально изучить отдельных пользователей, у которых могут быть совершенно разные информационные панели. Вы можете редактировать и изменять панели мониторинга одного пользователя для использования другим пользователем или копировать единую панель мониторинга для нескольких пользователей или для группы с такими же потребностями.
Совет 3: используйте фантомные сборки в планировании производства, цепочки поставок и потребности в материалах (ППМ)
Фантомные сборки - это, как правило, не подлежащие складированию товары, произведенные для использования в качестве компонентов в производственных сборках. Они также могут быть использованы для упрощения управления спецификацией (BOM) или для представления параметров конфигурации для конкретного производимого продукта.
Функция Phantom BOM также позволяет пользователям контролировать, какие сборки будут извлечены со склада, а какие будут выполнены как часть рабочего задания для складской сборки. Например, пользователи могут создать элемент сборки (например, велосипедное колесо), представляющий параметр конфигурации продукта, а затем установить его как «Фантом».
Для этого в меню «Настройка» необходимо включить следующие функции: «Настройка»> «Компания»> «Задачи установки»> «Включить функции»:
Сборочные элементы
Заказы на работу
После включения опции фантомной сборки отображаются в записях сборки и заказа на работу.
Совет 4: Использование ролей в реализации и настройке системы:
Как роли создаются и назначаются в Oracle NetSuite OneWorld, очень важно. Это должно стать предметом нескольких совещаний по безопасности и бизнес-процессам перед развертыванием программного обеспечения. Роли важны, потому что они представляют ваш первый уровень контроля безопасности данных; кто вы и что вы делаете, определяет ваш доступ к данным и функциям, поэтому это должно быть тщательно спланировано.
Чтобы проверить, что ваши роли имеют необходимые разрешения, скопируйте URL-адрес из одной роли и используйте его в другой, чтобы выполнять роль теста. Если вторая роль не имеет необходимых разрешений, Oracle NetSuite OneWorld объяснит, какое именно разрешение требуется. Кроме того, попытайтесь определить группы ролей или ролей, которые относятся к группам пользователей (например, отделам или командам), а не создавать отдельную роль для каждого отдельного пользователя. Если одному человеку нужно чуть больше или меньше разрешений, чем остальным, вы можете настроить его, используя глобальные разрешения поверх определенной настраиваемой роли, аналогично тому, как вы это делаете в сетевом каталоге, таком как Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD). Кроме того, всегда старайтесь использовать пользовательскую роль, а не стандартную роль. Пользовательские роли могут быть изменены с течением времени, в то время как стандартные роли не могут - что делает их более безопасными и управляемыми в долгосрочной перспективе.
Совет 5: Включите NetSuite Mobile
NetSuite Mobile - это функция, которая используется многими организациями. Двумя областями, в которых NetSuite Mobile экономит время и способствует более точной отчетности, являются ввод отчета о расходах и обновление данных о клиентах и продажах. Вводя расходы и связанные с ними квитанции по мере их возникновения, вы устраняете эти утраченные ошибки ввода, когда вводите их партиями.
Сведения о расходах - это строительные блоки, из которых вы можете управлять расходами и создавать отчеты о расходах. Они содержат изображение физического чека и сопроводительное описание расходов. Вы можете прикрепить до четырех изображений к отдельной детализации расходов, что упрощает организацию нескольких элементов в одной категории (например, такие как билеты на парковку, такси или ужин).
Для создания детализации расходов:
Сначала нажмите «Новые расходы» на главной панели.
Во-вторых, нажмите значок «Изображение с камеры».
В-третьих, выберите существующее изображение на вашем компьютере или создайте новое изображение, а затем укажите на это.
Затем снова нажмите значок «Изображение с камеры», чтобы добавить несколько изображений по мере необходимости (помните, максимум четыре).
Затем заполните поля описания, чтобы бухгалтерия знала, что происходит.
Наконец, нажмите Готово, чтобы сохранить детали расходов, и все готово.
Совет 6: Создание пользовательских полей для адаптации OneWorld к вашему бизнесу
Пользовательские поля - это поля ввода данных и базы данных, которые не являются частью стандартной конфигурации Oracle NetSuite OneWorld. Тщательно спланировав свои бизнес-процессы, вы сможете выяснить, какие данные необходимо собрать вашей организации, чтобы оптимизировать ценность Oracle NetSuite OneWorld для вашей компании. Вы можете добавить такие поля в любой модуль в Oracle NetSuite OneWorld. Это может быть поле в модуле управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которое собирает информацию о ваших клиентах, которая может понадобиться только вашему бизнесу, или настраиваемые поля в ваших инвентарных или бухгалтерских модулях. Добавить одно или несколько из этих настраиваемых полей в ваши записи не сложно.
Чтобы начать, перейдите в Настройки> Списки, Записи, а затем Поля. Оттуда выберите> Новый, а затем укажите, куда должен идти и какой тип поля требуется.
Затем в поле «Метка» введите имя или описание для поля. Эта метка отображается в поле выбранных вами транзакций. При желании введите уникальный идентификатор для этого поля. Это может быть буквенно-цифровая строка длиной до 30 символов. Эта строка не должна содержать пробелов, но может содержать подчеркивание ("_"). NetSuite автоматически изменяет идентификатор, введенный в это поле, с префиксом, который соответствует типу создаваемого поля, как указано ниже:
CRM: custevent
Сущности:
Предметы: Куститем
Колонка транзакции: custcol
Тело транзакции: custbody
Выберите владельца этого настраиваемого поля. Только владелец может изменить эту запись. Ваше имя выбрано по умолчанию. Введите описание поля. В поле «Тип» выберите тип настраиваемого поля, которое вы хотите создать. Тип выбранного поля определяет другие параметры, которые вы можете установить на этой странице. Если вы выбрали Список / Запись или Множественный выбор в поле Тип, то выберите список или запись, содержащую элементы для поля списка.
По умолчанию опция Store Value включена, чтобы значения настраиваемых полей сохранялись в вашей учетной записи Oracle NetSuite OneWorld. Снимите этот флажок, чтобы указать, что значения этого настраиваемого поля являются «только для отображения» и не должны сохраняться. Кроме того, некоторые типы данных настраиваемых полей предоставляют параметр «Использовать зашифрованный формат», который можно включить для шифрования значений полей, хранящихся в базе данных.
Совет 7: Настройте Oracle NetSuite OneWorld для iPhone
Бесплатное использование для всех клиентов Oracle NetSuite OneWorld, приложение Oracle NetSuite OneWorld для iPhone обеспечивает доступ к ключевой бизнес-информации, поэтому вы можете легко отслеживать бизнес-операции в любое время из любого места. Приложение в первую очередь предназначено для использования на iPhone, но будет работать на любом устройстве iOS с Apple iOS 7.x или выше с подключением к Интернету. Вот как вы можете настроить некоторые из наиболее важных параметров:
Сохранение или удаление ваших регистрационных данных: приложение может сохранять ваши регистрационные данные с помощью функции «Запомнить меня». Чтобы включить это, перейдите в Настройки:
Затем нажмите «Запомнить меня», введите свои учетные данные, нажмите «Включить», а затем прочитайте и согласитесь с юридическим заявлением Oracle NetSuite OneWorld. Чтобы удалить данные для входа, просто вернитесь в те же настройки и нажмите «Отключить».
Настройка панели вкладок навигации: Вы можете настроить панель вкладок навигации таким образом, чтобы отображались любые четыре параметра из следующих: Домашняя страница, Календарь, Сохраненные поиски и список поддерживаемых типов записей. На панели вкладок навигации нажмите «Еще», а затем в строке меню нажмите «Изменить порядок». Теперь вы можете перемещать типы записей вверх или вниз по списку, перетаскивая значок Grab. Когда вы закончите, нажмите «Готово». Первые четыре элемента будут отображаться на панели вкладок навигации (расположена внизу большинства экранов).
Настройка регистрации телефонных звонков. Регистрация телефонных звонков позволяет отслеживать все телефонные звонки, инициированные из приложения Oracle NetSuite OneWorld для iPhone (эта функция по умолчанию отключена). Это может также напомнить вам, чтобы записать ваш последний звонок; как только вызов закончится, всплывающее предупреждение напомнит вам о необходимости регистрации вызова. Чтобы настроить эти параметры, перейдите в свои настройки и нажмите «Регистрация телефонных звонков». Когда вы закончите, нажмите «Готово».
Совет 8: максимально используйте RSS-каналы
Многие пользователи не используют функцию RSS-каналов на панели инструментов Oracle NetSuite OneWorld, что может быть ошибкой, особенно для групп или подразделений, которые хотят легко и регулярно обновлять друг друга. RSS расшифровывается как «Rich Site Summary» и представляет собой способ публикации информационных обновлений в фиде для совместной работы в стиле социальных сетей, чтобы люди, команды или другие группы могли подписаться на него. Эти каналы могут создаваться в вашей организации или где-то еще в открытой сети. В Oracle NetSuite OneWorld есть несколько встроенных RSS-каналов, на которые можно сразу подписаться, например Yahoo Business News, но есть множество инструментов, которые помогут вам создать собственный RSS-канал для всех видов использования.
Например, Queryfeed позволяет использовать простой инструмент поиска, чтобы очистить Facebook, Google или Twitter для упоминания определенного ключевого слова или ключевых слов. Таким образом, вы можете отслеживать каждый раз, когда кто-то упоминает вашу компанию в Твиттере, или следить за событиями в отрасли, которые вас затрагивают. Создание этого канала занимает всего несколько минут, и затем вы можете использовать RSS-функции Oracle NetSuite OneWorld для отображения этих данных непосредственно в ваших панелях мониторинга Oracle NetSuite OneWorld.
Служба RSS предоставит вам адрес веб-сайта, на котором есть код для вашего пользовательского канала RSS. Затем все, что вам нужно сделать, это:
Нажмите ссылку «Персонализация» в правом верхнем углу панели инструментов Oracle NetSuite OneWorld. Это дает вам меню всех «портлетов» панели инструментов, которые доступны. Оттуда вы можете выбрать «RSS-канал» и перетащить его туда, куда вы хотите.
Нажмите на ссылку «Настройка» в верхней части нового портлета RSS-канала, чтобы изменить источник.
В поле «URL-адрес канала» введите URL-адрес нового канала RSS.
Новый канал RSS будет добавлен.
Смотреть все категории ПРОДАЖА И МАРКЕТИНГСовет 9: сделайте CRM еще более управляемым
Функции CRM в Oracle NetSuite OneWorld уже конкурентоспособны и полны, но есть несколько способов сделать CRM еще проще в использовании:
Используйте автоматическое назначение интересов. Настройте свои правила продаж и территории продаж, чтобы мгновенно назначать новые лиды связанным торговым представителям или командам, как только эти лиды станут доступны.
Отслеживайте и отслеживайте последние продажи в контактах, потенциальных клиентах и записях о возможностях. Это гарантирует, что перспективы связываются своевременно.
Используйте напоминания на панели инструментов с заголовками, чтобы быстро и легко руководить вашими повседневными задачами.
Не забудьте установить для маркетинговых кампаний значение «ВЫПОЛНИТЬ», чтобы они обрабатывались в назначенное время.
Создавайте легко настраиваемые опросы удовлетворенности, используя пользовательские записи для отправки электронной почты своим клиентам; результаты будут автоматически заполнены в Oracle NetSuite OneWorld и могут быть легко отслежены.
Совет 10: Как ответить на письмо из записи
Не всегда легко понять, как ответить на письмо, сгенерированное из записи. Вот как:
В записи, из которой вы хотите отправить сообщение электронной почты, щелкните вкладку « Связь ». Затем на последующей вкладке « Сообщения » выполните следующие действия:
Нажмите View рядом с сообщением электронной почты:
Затем нажмите « Ответить», « Ответить всем» или « Переслать»:
Если вы отвечаете, вложения не включены по умолчанию, но их можно добавить на вложенной вкладке « Вложения ». Пересылаемые сообщения по умолчанию содержат вложения.
Совет 11: Как отправить новое сообщение электронной почты из записи
Нетрудно отправить электронное письмо с записью. Это полезный способ переслать запись. Если вы отправляете новое сообщение электронной почты, нажмите « Электронная почта». Кроме того, вы можете использовать кнопку «Создать новый» в верхней части записи и выбрать адрес электронной почты в раскрывающемся списке. Появится окно сообщения электронной почты.
Затем выберите контакт, которому вы хотите отправить электронное письмо, в поле Получатель или введите адрес электронной почты. Если вы хотите включить других получателей, то в столбце « Копировать других» выберите других, которых вы хотите включить в это сообщение. В поле Электронная почта введите адрес электронной почты, если он не существует. Установите флажок Копия, чтобы скопировать этот контакт, или поле Скрытая копия, чтобы скрыть копию контакта.
Совет 12: Управление отказов электронной почты
В Oracle NetSuite OneWorld, когда сообщение электронной почты возвращает неверный адрес или жесткий отказ, любые записи, связанные с этим адресом электронной почты, предлагают предупреждение о том, что адрес электронной почты является недействительным. Это предупреждение включает в себя маркетинговые кампании по электронной почте, а также записи о клиентах, контактах, поставщиках, сотрудниках и другие имена и сообщения электронной почты. Есть много возможных причин жестких отказов. К ним относятся неизвестный пользователь, плохой домен, ошибка адреса и ошибка закрытия учетной записи, и это лишь некоторые из них.
Эти адреса электронной почты также добавляются в «Список адресов электронной почты». Oracle NetSuite OneWorld не будет отправлять сообщения электронной почты по адресам, вызвавшим жесткий отказ, до тех пор, пока они не будут удалены из этого списка, либо вручную, либо по истечении заданного времени. Это указанное время устанавливается администратором учетной записи на вкладке «Электронная почта» в меню «Настройка»> «Компания»> «Установки»> «Настройка печати, факса и электронной почты».
Вы можете просмотреть список адресов электронной почты в списках> Отношения> Адрес электронной почты.
Здесь вы можете вручную удалить адреса электронной почты из списка, чтобы снова включить их в почтовые кампании. Пока адреса электронной почты присутствуют в этом списке, Oracle NetSuite OneWorld не будет отправлять электронные письма этим получателям. Однако они остаются в этом списке только в течение определенного периода времени, упомянутого ранее. Определенные периоды времени, в течение которых «удаляются адреса электронной почты из списка отклоненных адресов электронной почты после», составляют 30 дней, 90 дней, 180 дней или никогда. Если для вашей учетной записи установлено значение «никогда», то отклоненные электронные письма останутся в этом списке и, следовательно, никогда не будут отправлены электронные письма - если вы не удалите их вручную.
Совет 13: Использование функции комиссионных сотрудников
Модуль Комиссии (он же «Управление поощрительной компенсацией») доступен в качестве дополнительного модуля для клиентов Oracle NetSuite OneWorld. Это позволяет работодателям легко оплачивать своих торговых представителей и комиссионные своих партнеров, либо в качестве части своей заработной платы, либо чеком (рассматривается как транзакция кредиторской задолженности). Компенсация продаж Oracle NetSuite OneWorld интегрирована с ее функциями учета, поэтому это легко. Когда сделки вводятся, комиссия за продажу автоматически рассчитывается системой.
Чтобы начать использовать функцию комиссионных сотрудников, убедитесь, что вы задокументировали, как именно ваша организация рассчитывает комиссионные. Передайте это администратору, после чего он или она может начать работу, включив эту функцию в меню «Настройка»> «Компания»> «Задачи установки»> «Включить функции (администратор)», расположенной на вкладке «Сотрудники».
Если ваша компания предлагает партнерам стимулы для продаж, вы также можете воспользоваться функцией «Партнерские комиссии и роялти».
Чтобы начать использовать функцию комиссионных с сотрудников, необходимо выполнить три ключевых действия:
Установите настройки комиссий в меню «Настройка»> «Продажи»> «Управление продажами»> «Комиссии» (администратор). Эти предпочтения определяют, как и когда вы платите комиссионные с сотрудников, и влияют на все комиссии, которые установлены в вашей учетной записи Oracle NetSuite OneWorld.
Создайте графики комиссионных сотрудников в разделе Прогноз> Комиссионные> Расписания сотрудников> Создать (Администратор продаж). Графики комиссий определяют правила, определяющие порядок расчета комиссий. Графики могут быть основаны на общем объеме продаж, проценте выполненной квоты, проданном количестве, общей прибыли или доходности.
Создайте и назначьте планы комиссионных сотрудников в разделе «Прогноз»> «Комиссии»> «План сотрудников»> «Создать» (администратор продаж). Графики комиссионных сотрудников размещаются в комиссионных планах, которые назначаются вашим торговым представителям. Вы можете включить несколько графиков комиссионных в один план, и вы можете назначить более одного торгового представителя для плана. Однако вы не можете назначить торгового представителя более чем одному комиссионному плану для одного и того же диапазона дат.
Совет 14: Как управлять массовыми отписавшимися объектами с помощью адресов электронной почты
Наличие большого количества клиентов или поставщиков с переадресацией адресов электронной почты не только неудобно, но также может снизить эффективность маркетинговой кампании по электронной почте. Кроме того, исправление занимает много времени, когда у вас запланировано несколько массовых рассылок.
Чтобы ускорить процесс, вы можете отписаться от клиентов и других лиц с недействительными адресами электронной почты в кампаниях электронной почты с массовым обновлением. Это массовое обновление может основываться на поле «Жесткий отскок», которое устанавливается для записи всякий раз, когда электронная почта, отправляемая из Oracle NetSuite OneWorld, вызывает жесткий отскок.
Для начала перейдите в раздел Кампании> Прочее> Массовые обновления. Затем разверните «Общие обновления».
Нажмите на тип записи, которую вы хотите отписаться. Находясь на странице массового обновления, найдите подвкладку «Критерии» и выберите «Жесткий отскок» в столбце «Фильтр». Выберите «Да», чтобы выбрать всех тех получателей, чьи адреса электронной почты жестко отскочили. Затем нажмите «Установить».
Введите любые другие критерии для записей, от которых вы хотите отказаться, и перейдите на вкладку «Поля массового обновления». Установите флажок в столбце «Применить» рядом с полем «Состояние глобальной подписки». Затем в столбце «Значение» выберите «Мягкий отказ». Нажмите «Просмотр», чтобы просмотреть записи, на которые повлияло это обновление. Наконец, на странице предварительного просмотра нажмите «Выполнить обновление».
Совет 15: догнать взаимодействия с клиентами с помощью «Показать активность»
Иногда самые полезные методы не самые сложные. Если вы хотите быстро догнать взаимодействие с клиентом, то есть кнопка «Показать активность», которая скрыта в меню «Действия» в каждой записи клиента. Эта кнопка позволит вам выполнить работу всего несколькими щелчками мыши. Он находится на вкладке «Действия» в записи клиента.
Нажав на этот пункт меню, вы получите всплывающую распечатку всех действий и электронное письмо, отправленное этому клиенту и от него, в виде удобного списка. Вы можете быстро понять, что происходит, и это гораздо быстрее, чем перебирать все старые взаимодействия.
