Обзор и оценка помощника по контракту на программное обеспечение Blueridge

Начиная с 899 долларов США за стандартную версию, Blueridge Software Contract Assistant является чем-то вроде старой школы на рынке управления контрактами. В то время как большинство конкурентов приняли модель облачного развертывания, Blueridge придерживался более старомодного метода установки «скачай и запускай локально». Тем не менее, это довольно многофункциональное решение, которое используется уже более 15 лет для таких клиентов, как кредитные союзы, больницы, фармацевтические компании и другие организации, которым необходимо хранить данные за своим брандмауэром.

Начиная с нашего первоначального обзора, Contract Assistant прошел через скромные функции и улучшения настройки. Но три редакции продукта (Standard, Pro и Enterprise) по-прежнему визуально похожи, с широким спектром меню и функций по сравнению с более разреженными пользовательскими интерфейсами (UI) более новых, облачных опций. Blueridge Software заявляет, что она предпочла остаться в пространстве клиент-серверного программного обеспечения, а не конкурировать с десятками подобных облачных опций.

Контрактный помощник не предлагает никаких возможностей для создания договоров, ведения переговоров или встроенных возможностей совместной работы. Для этого вы можете обратиться к Concord или Editors 'Choice Updraft. Контрактный помощник также не является настолько гибко настраиваемым и не обладает полным набором функций управления жизненным циклом контракта, как Editor's Choice Agiloft. Однако, если ваша компания или организация предпочитают локально развернутую опцию для безопасного хранения контрактов (с детализированными опциями категоризации и функциями управления), тогда Contract Assistant - это хорошо оснащенный инструмент. Это дает вам сильные отчеты и оповещения, а также отличные руководства пользователя, чтобы помочь вам в скорости.

Цены и планы

Как уже упоминалось, Contract Assistant поставляется в трех разных редакциях: Standard, Pro и Enterprise. Различные редакции предоставляют различные уровни обслуживания в зависимости от размера вашего бизнеса или количества пользователей. Цены варьируются от 899 до 8999 долларов. Contract Assistant начинается с 899 долларов США за стандартную версию, которая является однопользовательской версией, установленной на вашем ПК. Эта версия идеально подходит для индивидуальных предпринимателей или организаций, в которых требуется только один администратор для наблюдения за контрактами в вашей системе.

Это издание начального уровня поставляется с полными электронными записями, поддержкой нескольких баз данных, базовыми полями и поддержкой файлов, а также неограниченными «тревожными событиями» или предупреждениями по контракту. Вы также получаете простой и расширенный поиск, отчеты и настройку категорий и полей контрактов. Для получения дополнительной пользовательской функциональности отчетов вы можете приобрести Standard Edition Plus по цене 1198 долларов США. Это дает вам доступ к дополнительному Дизайнеру отчетов. В отличие от цен на облачные продукты Software-as-a-Service (SaaS), базовая цена для каждой редакции является единовременной, в отличие от периодической стоимости подписки на каждый облачный продукт, рассмотренный в этом обзоре., Все издания также поставляются с бесплатной 30-дневной пробной версией.

Одним из основных различий между этими тремя изданиями является возможность ввода контрактов или документов непосредственно в базу данных. В выпусках Standard и Pro пользователь может связать локальную версию документов со своим профилем в Ассистенте контрактов. В этой ситуации профиль документа в Contract Assistant может быть связан с его местоположением на диске или сервере, но документ фактически никогда не загружается в базу данных. Предположительно, для пользователей выпусков Standard и Pro хранение в базе данных не потребуется, поскольку документы можно так же легко хранить на персональном компьютере пользователя или на общем диске для небольшой группы. Однако для крупных компаний или фирм такая договоренность, вероятно, окажется громоздкой как с точки зрения производительности, так и с точки зрения безопасности.

Версия Pro - это продукт для локальной сети (ЛВС), предназначенный для малых и средних предприятий (SMB) или небольших рабочих групп внутри организации. Стоимость базовой лицензии (пять пользователей) составляет 3499 долларов США, хотя дополнительные места можно добавить за дополнительную плату. Функциональная версия Pro включает интеграцию управления документами с Laserfiche и многопользовательскую поддержку с базовой безопасностью и разрешениями.

Наконец, версия Enterprise стоит 8999 долларов США за базовую лицензию (пять пользователей). Это продукт SQL Server / Client LAN / WAN (глобальная сеть), который поставляется с полным набором расширенных функций категоризации и хранения документов. Эти функции включают в себя шкафы и подпапки, полнотекстовый поиск, повторяющиеся оповещения, полную настройку, хранение документов в базе данных и настраиваемые отчеты, привязанные к уровню разрешений пользователя. Дополнительное ежегодное обслуживание составляет 18 процентов от общей стоимости покупки для всех планов. Это дает вам доступ к обновлениям продукта и доступ к поддержке по телефону (в отличие от бесплатной поддержки по электронной почте). Вы можете перейти на другую версию в любое время. Стоимость дополнительных пользовательских лицензий оценивается по ступенчатой ​​шкале, в которой цена за лицензию снижается по мере увеличения объема для выпусков Pro и Enterprise:

Pro издание:

1-4 лицензии: $ 299

5-9 лицензий: $ 269

10+ лицензий: $ 229

Например, если сегодня вы приобретете две дополнительные лицензии, вы заплатите 299 долларов каждая. Если позже вы приобретете еще три лицензии, вы заплатите 269 долларов за каждую из них.

Корпоративная версия:

1-9 лицензий: 599 $

10-24 лицензии: $ 529

25-49 лицензий: $ 449

50-99 лицензий: $ 379

100+ лицензий: $ 299

Неограниченные лицензии: 59 999 $ (включая базовую лицензию)

Например, если сегодня вы приобретете три дополнительные лицензии, вы заплатите 599 долларов каждая. Если позже вы приобретете еще восемь лицензий, вы заплатите 529 долларов за каждую из них.

Начало настройки

Редакции Contract Assistant Pro и Enterprise могут быть установлены на компьютерах пользователей или виртуализированы (т. Е. Установлены на сервере приложений, на котором запущены Citrix или Terminal Services, или как самостоятельное веб-приложение с использованием Citrix XenApp.) Другими словами, Contract Assistant является клиентом / серверное программное обеспечение, размещенное в вашей сети, без данных, хранящихся в облаке. Чтобы разрешить доступ к базе данных в крупных компаниях, это означает, что вам необходимо установить Microsoft SQL Server с версией Enterprise. Обязательно свяжитесь с компанией Blueridge Software для получения подробных сведений о том, какие внутренние требования будут предъявляться к вашей среде. Узнайте, какая версия SQL Server и Windows Server требуется и могут ли эти ресурсы работать виртуально или требовать собственного физического сервера.

Чтобы протестировать стандартную версию для нашего обновленного обзора, я установил бесплатную пробную версию и загрузил программное обеспечение на свой компьютер с Windows 10. Blueridge Software не обеспечивает загрузку Mac. Компания утверждает, что она поддерживает Windows 7, 8 и 10, но после загрузки пакета программного обеспечения мне было предложено загрузить более старую версию.NET Framework, прежде чем продолжить установку. Это было незначительное зависание совместимости. Но после загрузки.NET Framework 3.5 с пакетом обновления 1 (в отличие от текущей версии 4.7) установка быстро завершилась, и я был в порядке.

После открытия Contract Assistant предоставляет вам множество возможностей и опций. Но это происходит в более удобной компоновке, чем огромный выбор меню в Great Minds Software Contract Advantage и Coupa Contract Lifecycle Management. Contract Assistant предлагает отличные справочные ресурсы и документацию для помощи в настройке, навигации и использовании. Мне сразу же дали всплывающее окно «Начало работы за 10 простых шагов», в котором рассказывается о дорожной карте продукта и руководстве QuickStart. Главы индексируются и доступны для поиска, поэтому вы можете создавать свои собственные избранное в руководстве и во всех справочных ресурсах Blueridge Software. Справочная документация и общая простота использования ресурсов позволили мне легко и быстро освоиться с пользовательским интерфейсом.

В верхней части панели инструментов находятся вкладки «Управление контрактами», «База данных и отчетность», «Параметры и инструменты», «Массовые обновления» (редактирование нескольких категорий, записей или записей пользователей) и «Справка». Существует также панель инструментов в стиле Microsoft Word с кнопками для создания и сохранения новой записи контракта, а также кнопки «Удалить», «Отменить» и «Поиск». Слева находится алфавитный указатель контракта для быстрого поиска в вашей базе данных, разбитый на категории и папки дел. Аварийные сигналы по контракту, которые «звонят» (то есть с указанием сроков контракта, которые необходимо решить), отображаются красным цветом.

Под панелями меню находится рабочее пространство, которое разбито на окна регулируемого размера. Окна сгруппированы по типам информации, предлагая вкладки для Указатель договоров, Информация о контракте, Ключевые даты, Категории, Ключевые элементы / предложения, Обзор, Ссылки на файлы и Примечания и комментарии (что является степенью возможностей совместной работы Contract Assistant). Библиотека предложений похожа на ту, что вы найдете в Agiloft, а структура пользовательских тегов аналогична структуре в ContractWorks.

Управление жизненным циклом контракта

После завершения Руководства по быстрому запуску есть не менее полезное руководство пользователя с инструкциями для более сложного ввода и конфигурации. Руководство пользователя содержит очень точные инструкции по созданию баз данных и настройке различных полей данных.

Сам процесс управления контрактами прост и чрезвычайно настраиваем. При добавлении новых записей контракта или редактировании файлов контракта вы можете переименовывать или скрывать поля, добавлять подписи пользователей (на вкладке «Параметры» и «Инструменты») и управлять контрольными датами и оповещениями. Вы также можете добавлять и управлять категориями и извлекать предложения, используя окна в правой части страницы сведений о контракте. В выпусках Pro и Enterprise вы делаете это через модуль администратора. Как и в Agiloft и ContractSafe, администраторы могут добавлять пользователей и устанавливать разрешения для просмотра определенных контрактов или элементов пользовательского интерфейса. Хотя, в отличие от этих инструментов, вам не нужно заходить в админ-панель, чтобы сделать это. Все поля доступны для редактирования с главной страницы. Профессиональная версия предоставляет вам только параметры только для чтения или полные привилегии. Но редакция Enterprise имеет более детальную защиту для конкретных записей и различных баз данных, к которым принадлежит пользователь. Редакция Contract Assistant Enterprise также может создавать так называемые «Представления», чтобы скрыть определенные поля для разных групп пользователей или компаний или показать конкретный кабинет или папку. Добавить новую запись так же просто, как нажать кнопку «Создать» и сделать копию существующего шаблона записи.

Поскольку вы только классифицируете существующие и ожидающие контракты, вы на самом деле не создаете новый контракт, а просто запись в базе данных для него. С точки зрения поиска вы можете выполнять запросы по тексту, ключевому слову, дате или полям, таким как валюта или тип контракта. Все поля доступны для поиска и могут быть включены в стандартные или пользовательские отчеты. Однако поиск с оптическим распознаванием символов (OCR) отсутствует, поскольку средство просмотра контракта требует, чтобы документ был редактируемым текстом или контрактом PDF, прежде чем база данных его проиндексирует.

Эта организация важна, потому что способ организации Contract Assistant вращается вокруг нескольких баз данных. Количество баз данных, которые может создать пользователь, не ограничено, хотя одновременно можно открыть только одну базу данных. Для корпоративных администраторов это полезный способ управления конфиденциальными контрактами, которые ваша организация предпочитает разделять по разрешениям или по соображениям безопасности.

Отчеты можно запускать различными способами, в том числе в отдельном профиле контракта, в индексе базы данных или только в подмножестве контрактов, соответствующих определенным критериям. Отчет может быть быстро сгенерирован по выбранному договору или по всем договорам в конкретной базе данных, которые могут быть упорядочены и упорядочены различными способами.

Пользователи также могут запускать отчет, используя результаты определенного поиска, что позволяет им ограничивать количество сообщаемых контрактов на основе желаемых критериев. Как и в случае практически любого сервиса, чем больше объем настройки, тем сложнее она. Существуют базовые и расширенные фильтры. Функция Базового поиска полностью соответствует потребностям пользователя, но делает это с массивом флажков и фильтров. Базовый поиск может быть отфильтрован стандартными полями фильтра или пользовательскими полями. Более опытные пользователи могут переключиться на расширенный поиск, который представляет собой электронную таблицу, отвечающую логической логике. Contract Assistant - единственный инструмент, который мы протестировали для поддержки логического поиска.

Редакция Enterprise имеет дополнительные возможности поиска, которые позволяют прикреплять документы, заметки и заметки ключевых элементов. Параметры поиска, которые будут использоваться повторно, могут быть сохранены для дальнейшего использования. Я запустил поиск активных и ожидающих контрактов и добавил более сложные фильтры даты. Когда отчет генерируется, он отображается в отдельном окне. Это полезная функция, поскольку она служит для мгновенного предварительного просмотра отчета. Когда пользователь доволен отчетом, его можно экспортировать в различные форматы, включая HTML, PDF, Rich-Text, обычный текст, TIF или Microsoft Excel. Потребовалось некоторое время назад, но в итоге я смог отобразить свой отчет по желанию. Тем не менее, это может быть проблематично для крупных организаций или людей, пытающихся импортировать большие файлы.

Управление контрактами старой школы сделано правильно

Contract Assistant - это вариант для компаний и организаций, которым не нужен полностью управляемый облачный продукт. Эта ветеранская платформа предоставляет вам полный контроль за вашими данными и контрактной базой данных за брандмауэром. Он поставляется с исчерпывающими справочными ресурсами, которые помогут вам ориентироваться в традиционно разработанном пользовательском интерфейсе и настраивать все в поле зрения. Здесь нет автоматизированных рабочих процессов, нет прямой интеграции и нет ничего, что могло бы создать собственный контракт, сотрудничество, переговоры или электронную подпись. Agiloft и Concord являются лучшими вариантами, если вы хотите, чтобы облачная платформа управляла полным жизненным циклом контракта и работала с внешними сторонами. Но, если вам нужно безопасное локальное управление контрактами, тогда Contract Assistant - это проверенный и проверенный вариант, который даст вам то, что вам нужно.