Обзор и рейтинг заработной платы Intuit QuickBooks

В июне 2018 года Intuit представила онлайн-сервис для расчета заработной платы, который заменил версию, которую мы рассматривали в прошлом году (Enhanced Payroll, которая все еще поддерживается Intuit, но больше не доступна для новых пользователей). Этот новый QuickBooks Payroll может использоваться в качестве отдельного сайта для обработки заработной платы или интегрироваться с QuickBooks Online. Для такого молодого продукта QuickBooks Payroll - это полнофункциональное приложение для обработки заработной платы, которое выделяется в одних областях, но не обладает гибкостью и глубиной конкурентов в других. В целом, QuickBooks Payroll предлагает простой и понятный пользовательский интерфейс и поддерживает неограниченные расчеты заработной платы.

Мы рассмотрели QuickBooks Full Service Payroll, которая является самой дорогой версией QuickBooks Payroll, стоимостью 80 долларов в месяц плюс 4 доллара на сотрудника в месяц. Если вам нужен инструмент, более удобный для кошельков, QuickBooks Self-Service Payroll - это начальное предложение компании; это 35 долларов в месяц плюс 4 доллара на сотрудника в месяц. В системе самообслуживания отсутствуют некоторые расширенные функции платежной ведомости QuickBooks с полным обслуживанием, такие как дополнительная справка о платеже, автоматические платежи по налогу на заработную плату и прямой депозит в тот же день.

Ранняя помощь

Регистрация на данный момент является наиболее сложным и сложным элементом любой системы начисления заработной платы. QuickBooks Full Service Payroll предлагает дополнительную помощь там, где это необходимо. Если вы используете сайт для оплаты своих первых сотрудников и у вас нет предыдущих данных о заработной плате, вы сможете самостоятельно выполнить настройку (хотя чат и поддержка по телефону доступна с 6 до 18 часов). Тихоокеанское время, с понедельника по пятницу).

Если вы уже платите сотрудникам или живете в штате, где существуют сложные налоговые требования к заработной плате, вы можете отправить исторические отчеты и позволить агенту по зарплате выполнить настройку за вас. Файлы справки на месте все еще довольно скудны, и наши запросы вызвали множество обращений к QuickBooks Online, а не к системе полного расчета заработной платы. Я не обязательно буду полагаться на руководство, предоставляемое сообществом пользователей в Интернете, которое Intuit предлагает в качестве ресурса, поскольку оно не укомплектовано исключительно экспертами по заработной плате. Доступны и другие варианты справки, включая чат и электронную почту.

Многие конкуренты предлагают обширную помощь в настройке, как часть их обслуживания. Будет ли это больше или меньше того, что обеспечивает QuickBooks Full Service Payroll, зависит от поставщика и ситуации.

Стандартная настройка

Как и его конкуренты, QuickBooks Payroll предлагает многоэтапное руководство по настройке, которое поможет вам достичь того уровня, на котором вы сможете запустить свой первый фонд заработной платы. Сначала вы предоставляете информацию о своем бизнесе и любых прошлых платежных ведомостях. Затем вы подключаете сайт к учетной записи, которая будет финансировать вознаграждение сотрудников и налоги на заработную плату.

Добавление ваших сотрудников - самый трудоемкий шаг в настройке. Некоторые сайты, такие как OnPay, имеют отдельные области для таких задач, как создание графиков выплат и определение льгот и других удержаний. Другие, в том числе QuickBooks Payroll и Square Payroll, включают все это в список сотрудников. Расчет заработной платы QuickBooks делит эту работу на три части, доступные по вкладкам: «Оплата», «Профиль» и «Работа».

Первый раздел, Pay, является наиболее вовлеченным. Вы вводите имя, дату найма и адрес электронной почты, а затем переходите к графику оплаты. Здесь, как и в других разделах сайта, QuickBooks Payroll использует простой язык для описания каждого элемента, часто представляя его как вопрос, типа «Как часто вы платите Тине?» Вы выберете один из четырех наиболее распространенных вариантов, затем назовите его и введите следующую дату оплаты и последний день работы за этот период. Если вы хотите использовать этот день выплаты зарплаты для других сотрудников, которых вы планируете ввести, вы можете установить флажок для этого. Вы можете запускать неограниченное количество заработных плат.

"Сколько ты платишь Тине?" введение в следующую задачу; Вы можете ввести почасовую ставку, заработную плату или только комиссионные, а затем выбрать любые другие типы заработка, которые могут применяться (сверхурочные, бонусы, возмещение). QuickBooks Payroll предлагает 21 стандартную ставку и позволяет создавать неограниченные дополнительные виды заработка.

Если вы предоставляете пособия, такие как пособия по болезни и отпуску, вы должны заполнить пробелы, чтобы описать формулу их начисления. Отчисления или взносы и гарниры следующие. Вы ограничены планами HSA, медицинским страхованием, пенсионными планами и гибкими счетами расходов, хотя вы можете добавить ссуду и авансовые платежи, а также другие налоговые вычеты. Последние три вопроса здесь просты: вам будет предложено указать размер удерживаемого пособия W-4 сотрудника, дату рождения и пол, а также способ оплаты (прямой депозит или чек).

Следующие две вкладки открывают экраны, которые гораздо менее сложны. Вы нажимаете кнопку «Профиль», чтобы добавить контактную информацию (здесь будут приветствоваться настраиваемые поля, такие как предложения Rippling) и «Занятость», например, дату найма и место работы. Заполнив запись о сотруднике, вы можете открыть ее, нажав «Рабочие», а затем «Сотрудники». Все введенные вами данные появятся на вкладке Сведения о сотруднике. Нажатие на список зарплаты открывает только это. Вы также можете пригласить сотрудников для доступа к их W-2 и информации о зарплате с отдельного, защищенного паролем сайта. Патриот Software предлагает больше данных и инструментов для сотрудников на своих порталах.

Почти все, что осталось в настройке, - это ввести информацию о федеральном, штатном и местном налоге на заработную плату, что может быть довольно сложной задачей. Расчетная ведомость QuickBooks отправляет заявки и платежи самостоятельно, но вы должны предоставить дополнительные сведения. Патриот Программное обеспечение предлагает большую помощь в этой области, ссылки на государственные и местные агентства, которые могут помочь предоставить необходимые мелочи. Агенты по начислению заработной платы Intuit должны быть в состоянии помочь с этим элементом процесса регистрации.

Подрядчики - это отдельные объекты в QuickBooks Payroll. Вы создадите их записи - которые, конечно, гораздо более сокращены, чем записи сотрудников - на отдельном экране. Вам также нужно будет выполнить для них отдельный прогон платежной ведомости. Например, OnPay позволяет обрабатывать оба типа работников в одной и той же процедуре.

Расчет заработной платы

Как и во всех соревнованиях, на самом деле выполнение расчета заработной платы в QuickBooks Payroll должно занять всего несколько минут, в зависимости от того, сколько у вас сотрудников, и как различаются их заработки и часы. Вы щелкаете ссылку «Выполнить платежную ведомость» на экране «Обзор» или «Сотрудники», чтобы открыть список сотрудников. Убедитесь, что перед каждым работником, которого необходимо включить в этот прогон, стоит проверка, и введите количество часов в поле в соответствующем столбце (обычная оплата, оплата в выходные дни, комиссия и т. Д.).

Пока этот экран активен, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы проверить свою работу или внести изменения. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу, чтобы увидеть список доступных типов заработка. Нажмите на поле напротив любого, который вы хотите добавить или удалить. Если вы хотите убедиться, что компенсация и удержание работника являются правильными, щелкните значок карандаша рядом с их общей заработной платой. На открывшемся экране подробно рассматривается эта зарплата: текущая (эта зарплата) и текущая зарплата, налоги и отчисления с работников, а также налоги и взносы работодателя.

Если по какой-либо причине эта зарплата не должна накапливать отпуск и отпуск по болезни, вы можете снять этот флажок. В нижней части экрана приведены итоговые данные об использованных и доступных нерабочих часах. Нажмите OK, если вы внесли изменения, которые хотите сохранить, или нажмите «Отмена» (или большой крестик в правом верхнем углу), чтобы закрыть страницу и вернуться на страницу «Выполнить расчет заработной платы».

Когда вы убедитесь, что ваша заработная плата правильная, нажмите Предварительный просмотр заработной платы (или Сохранить на потом, если вы хотите выйти и вернуться). На следующем экране представлен исчерпывающий обзор этой платежной ведомости, прежде чем вы ее утвердите. В верхней части страницы указана общая стоимость прогона расчета заработной платы, которая затем делится на чистую оплату, сотрудника и работодателя в цифрах и на круговой диаграмме. Ниже приведена таблица, в которой перечислены работники, которым выплачиваются в этом столбце столбцы «Общее количество часов», «Общая заработная плата», «Налоги и отчисления сотрудников» и «Чистая оплата».

Последний столбец с надписью «Сравнить с последним» открывает небольшую таблицу, которая делает именно это: сравнивает текущую зарплату с предыдущей. Я не видел этого ни на одном из конкурирующих сайтов. Вы также можете щелкнуть значок карандаша, чтобы просмотреть полный список компенсаций и удержаний еще раз, прежде чем нажать «Отправить платежную ведомость» (или «Сохранить на потом»). Осталось только ввести номера чеков, если необходимо, и распечатать квитанции об оплате на следующей странице, а затем нажать «Завершить расчет заработной платы», чтобы вернуться к обзору.

Заработная плата в тот же день - это опция для подписчиков QuickBooks с полным обслуживанием. Если вы отправите платежную ведомость к 7 часам утра по тихоокеанскому времени, она будет готова к работе в этот день. Другие предлагают эту услугу.

Мобильные приложения и отчеты

Мобильные приложения QuickBooks Payroll доступны для операционных систем Android и iOS, но они не так полны, как интерфейс рабочего стола. Приложение Android открывается до четырех значков. Вы можете ввести часы и запустить расчет заработной платы, но вы не можете вносить другие изменения в прогон.

Однако вы можете предварительно просмотреть свою платежную ведомость и посмотреть, какие чеки и прямые депозиты должны быть или будут обработаны. Значок «История платежей» открывает список предыдущих платежных ведомостей; Вы можете детализировать эти даты, чтобы увидеть основные детали. Taxes and Forms показывает формы и платежи, которые были представлены. Кроме того, вы можете видеть очень сокращенные записи сотрудников - просто контактную информацию и базовую информацию о зарплате.

Версия для iPhone отличается. Откроется список ваших сотрудников с гистограммой, показывающей итоги за последние четыре платежных ведомости. Нажав на имя сотрудника, вы откроете ту же краткую запись, что и в версии для Android, а ссылка «День выплаты жалованья» в правом верхнем углу приведет вас к расчету заработной платы. Вы нажимаете на имя работника, чтобы ввести часы, нажмите, чтобы просмотреть, и нажмите, чтобы подтвердить. Ссылка в левом верхнем углу экрана открывает меню навигации. Помимо заработной платы, вы можете получить доступ к налоговой информации и истории заработной платы, но есть также ссылка на настройки, которая отсутствовала в версии для Android. Здесь вы можете установить напоминания, настроить Touch ID или пароль, включать и выключать звуки и фотографии контактов, а также выбрать, чтобы приложение запоминало ваши часы заработной платы.

Отчеты хорошие; их 16, с ограниченными возможностями настройки - обычно это просто диапазон дат. Это лучшая, более целенаправленная группа, чем то, что предлагает Square Payroll. Они варьируются от Сведения о сотруднике до Сводная информация о заработной плате, Общая стоимость заработной платы и Компенсация работникам. Вы можете распечатать их или экспортировать в Excel; Густо предлагает больше вариантов здесь.

QuickBooks Full Service Payroll автоматически готовит и подает ваши формы W-2. В нем, конечно, есть информация, необходимая вам на 1099-е годы, но вы столкнетесь здесь с некоторыми дополнительными расходами, чтобы отправить их в IRS и вашим подрядчикам. До 16 января первые три формы стоят 12, 99 доллара. Формы с 4 по 20 стоят $ 2.99 каждая, а формы 21 и выше бесплатны. 16 января цена поднимается до $ 14, 99 / $ 3, 99 / бесплатно. Или вы можете приобрести комплект 1099 от Intuit ($ 58, 99 за 10 форм и конвертов); Вы должны будете распечатать и отправить их по почте. Большинство сайтов предлагают эту услугу как часть стоимости подписки.

Будущие особенности?

Разумно начинать медленно, когда вы представляете новое приложение, особенно такое же требовательное, как платежная ведомость. Платежная ведомость QuickBooks достаточно проста, чтобы успешно выполнять расчет заработной платы, а ее уровень детализации хороший и даже превосходный в некоторых местах. Но ему не хватает гибкости и глубины, предлагаемой такими сайтами, как Gusto и Workful, включая надежные порталы для сотрудников, целевую онлайн-справку, поля клиентов в записях сотрудников и более широкое присутствие на мобильных устройствах. Мы ожидаем, что QuickBooks Payroll будет расти с годами.

Gusto снова является выбором наших редакторов. Мы рассмотрели его базовый уровень, но увидели захватывающую новую функциональность в его версиях Complete и Concierge, включая интегрированное отслеживание времени на месте и начисление заработной платы по требованию (в настоящее время в ограниченном тестировании). Gusto Core сочетает в себе умный набор функций для широкого круга малых предприятий с понятным и понятным пользовательским интерфейсом, который упрощает самый сложный элемент учета.

Чтобы узнать больше о финансовых услугах для себя и своего малого бизнеса, ознакомьтесь с нашими обзорами лучших онлайн-бухгалтерских услуг и налогового программного обеспечения.