Плохое управление контрактами может стоить денег вашего бизнеса

Согласно новому отчету SpringCM, 64% компаний утверждают, что процессы утверждения контрактов приводят к срыву сделок. Самая большая проблема, с которой сталкиваются организации, - это управление рабочими процессами по контрактам и получение подписей от основных заинтересованных сторон. Согласно опросу, самым большим препятствием, с которым сталкиваются компании, является отсутствие процессов управления и продвижения по контрактам. Шестьдесят процентов компаний используют электронную почту для управления контрактами, в то время как только 32 процента компаний используют инструмент управления контрактами. Шесть процентов компаний говорят, что у них вообще нет процесса управления контрактами.

«Попытка получить контракты с помощью процессов внутреннего и внешнего одобрения - это просто несчастный опыт», - сказал Эрик Северингхаус, главный специалист по стратегии и альянсам SpringCM. «Контракт - это в основном неструктурированные данные, которые вы работаете в двух разных организациях с двумя разными наборами инструментов и процессов. В конце концов, если вы выполняете работу с помощью электронной почты и вложений, то происходит то, что никто не видит процесс. И никто не может оптимизировать процесс."

«Если вы посмотрите на опрос и основные проблемы респондентов», - сказал Уилл Виглер, директор по маркетингу SpringCM, - «четыре главных - это рабочий процесс, генерация новых контрактов, отслеживание и утверждение. Это застрявшие бизнес-процессы. Как правило, люди даже не знают, где находятся контракты. Чья это папка? Кто получит ее?"

(Изображение через: SpringCM)

Что может сделать Управление контрактами

Инструменты управления контрактами предоставляют предприятиям возможность хранить, отслеживать, обновлять и запускать отчеты на основе контрактных данных. Обычно это включает в себя облачное программное обеспечение, которое может автоматически считывать и агрегировать данные, а также доставлять оповещения заинтересованным сторонам, когда пора принять меры по конкретному контракту. По словам Северингхауса, компании, пытающиеся управлять этими процессами без программного обеспечения, пытаются собрать данные из более чем семи или восьми различных типов документов или файлов, а затем переводят эту информацию в стандартизированный контракт или счет-фактуру. В этих сценариях он объяснил: «Должна быть человеческая ошибка».

Фактически, даже компании, которые используют программное обеспечение для управления контрактами, все еще пытаются избежать распространенных ошибок. По словам респондентов, девяносто два процента ошибок в управлении контрактами связаны с людьми. Семь процентов компаний говорят, что человеческие ошибки случаются очень часто. «Продавец любит общаться с клиентами, любит строить отношения, но они обычно ненавидят математику, арифметику, финансы и ручную работу по переводу чисел в разных системах», - сказал Северингхаус. «Если вы поручите им переместить этот материал вручную, вы не должны удивляться, если увидите ошибки в процессе».

(Изображение через: SpringCM)

Четверть всех опрошенных компаний утверждают, что ИТ вовлечены в процесс документооборота, что может помочь компенсировать некоторые человеческие ошибки, связанные с регистрацией и обработкой контрактов. До того, как поставщики программного обеспечения для управления контрактами разговаривают с потенциальными клиентами, ИТ-отдел обычно работает с бизнес-аналитиками, чтобы помочь определить стандартизированный рабочий процесс, который учитывает бизнес-процессы, технологии и любые предыдущие проблемы, объединяющие их (например, почему электронные таблицы не переводятся в счета-фактуры).

Например: лучшие инструменты управления контрактами, которые мы рассмотрели, предлагают такие вещи, как автоматизаторы рабочего процесса, функции чата в приложении и оповещения по электронной почте, которые предупреждают людей, когда пришло время действовать по контракту. Некоторые из этих функций можно найти в инструментах выбора редакции, таких как Agiloft и Mitratech Getting Contracts Done, а также в SpringCM.

Эти функции также могут помочь ускорить контрактный цикл и сэкономить деньги компании. Продолжительность типичного контрактного цикла для респондентов опроса составляла от одного до двух месяцев (33 процента). Двадцать два процента респондентов говорят, что их контрактный цикл длится более четырех месяцев. Двадцать процентов респондентов говорят, что использование программного обеспечения для управления контрактами сэкономило их бизнес-деньги.

Управление будущими контрактами

Когда вы добавляете в смесь новые технологии, такие как искусственный интеллект (AI) и машинное обучение (ML), управление контрактами может стать еще более полезным для пользователей. «ИИ будет невероятно важным», - сказал Северингхаус. «Есть зарождающиеся случаи использования, когда AI разрешает заключать соглашения о неразглашении. AI может выполнять базовый анализ и классификацию контрактов».

К сожалению, AI не решит сложную задачу разработки процесса управления контрактами, что является первым шагом к автоматизации. «Мы находимся вдали от ИИ, решая задачи бизнес-процессов», - сказал Северингхаус. «Появляются новые технологии, и все думают, что они будут волшебной пулей. Поскольку эта технология теперь существует, они думают, что нам не придется выполнять тяжелую работу и анализировать наши бизнес-процессы. В частности, ИИ находится в тот момент, когда люди говорят, что они победили». не нужно выполнять тяжелую работу, потому что ИИ сделает за нас волшебную работу. На самом деле, ИИ является воплощением системы, которая зависит от структурированных данных и структурированного процесса для обучения этим алгоритмам ».

Это отсутствие стандартизации является причиной того, что такие компании, как SpringCM, умоляют компании разработать процесс управления контрактами еще до того, как поговорить с поставщиком. «Отсутствие процесса - это рецепт проблем на всех этапах», - сказал Виглер. «Вы не можете масштабировать бизнес без процесса управления контрактами». Чтобы начать кодифицировать процесс управления контрактами, Виглер сказал, что предприятия должны задать себе следующие вопросы: «Что вы делаете сейчас? Что можно структурировать с точки зрения процесса, который можно идентифицировать?» После того, как вы определили, каким был и должен быть ваш процесс, вы сможете работать с поставщиками ИТ и программного обеспечения для создания работающей системы. Или, как сказал Виглер: «Вы не можете автоматизировать что-либо, если не понимаете, что это такое в первую очередь».

SpringCM опросил 1 409 респондентов, 32 процента из которых представляют компании с численностью сотрудников менее 100 человек, а 16 процентов из них представляют компании с численностью персонала более 8000 человек.