Будьте организованы: 11 советов для более эффективного управления электронной почтой

Электронная почта может заставить нас чувствовать, что мы изо всех сил пытаемся держать наши головы над водой. Ваши входящие страницы длинные? Вы начинаете каждый день читать электронную почту, думая, что ответите на самые важные сообщения, только чтобы посмотреть и понять, что прошел час, и вы ничего не сделали до сих пор? Вам не хватает места для вашей электронной почты каждые несколько дней? Почтовое восприятие похоже на увеличение производительности или снижение производительности?

Требуется всего несколько простых уловок, чтобы стать более эффективным в работе с электронной почтой, чтобы вы не чувствовали себя подавленными ею. Некоторые из этих советов основаны на функциях, присутствующих в большинстве почтовых программ, но другие представляют собой способы изменения ваших собственных привычек, чтобы небольшие повседневные взаимодействия с электронной почтой помогли вам справиться с управлением ею.

Думайте об этом, как о чистке зубов. Есть разница между ежедневной гигиеной зубов и посещением стоматолога, но вы должны сделать и то, и другое. Вы должны чистить зубы два раза в день и чистить зубы зубной нитью один раз в день, и эти привычки чрезвычайно важны для здоровья зубов. Каждые шесть месяцев вы также должны посещать стоматолога для более тщательной очистки, рентгенографии и другой профилактической помощи. Ежедневная гигиена предотвращает возникновение более серьезных проблем. Посещение стоматолога поможет вам выявить и исправить возникающие проблемы, прежде чем они выйдут из-под контроля.

Конечно, даже с зубами все может пойти не так. Авария может вывести их из строя или ваши гены могут в конечном итоге повлиять на них, так же, как новый проект или изменение в должности могут внезапно вызвать взрыв электронной почты. В любом случае, это не означает, что вы должны прекратить пользоваться зубной нитью или регулярно посещать стоматолога - или чистить свою электронную почту каждый день. Если у вас возникла неожиданная проблема, вам все равно нужно следовать хорошим привычкам, чтобы все контролировать.

Когда вы меняете способ взаимодействия с электронной почтой в краткосрочной перспективе - когда и как вы проверяете ее, как часто вы удаляете сообщения и т. Д. - это облегчает вашу жизнь в долгосрочной перспективе.

Вот несколько советов, как сделать электронную почту менее обременительной. Позвольте мне предупредить вас, что эти советы основаны на здравом смысле и не дают волшебной пули, что означает, что они не взорвут ваш разум и не станут сенсацией в одночасье. Но ни одна не будет зубной нитью.

1. Удалить первый

Первое, что нужно сделать при открытии папки «Входящие», - это сканирование, чтобы увидеть, что вы можете удалить. Посмотрите на строку темы и отправителя. Это мусор? Это рекламное письмо, которое вы никогда не прочтете? Это сообщение от вашего коллеги, сказавшее в теме письма, что они выйдут сегодня, и нет никаких шансов на то, что какая-либо дополнительная информация в теле письма будет иметь отношение к вам? Если так, выбросьте это.

Все сообщения, которые вы определили как неважные, должны быть выбраны и перемещены в корзину. Если вы не спешите определенным утром, вы можете даже попытаться определить одного или двух постоянных писателей, от которых отписаться.

Почему важно сделать этот шаг первым? При немедленном удалении ненужных сообщений вы облегчаете просмотр оставшихся сообщений. Когда вы видите оставшиеся сообщения, вы можете сортировать важные сообщения быстрее. Если вы можете определить даже пять или десять процентов своей ежедневной входящей почты как «весьма вероятно, что не требующие действий», чтобы вы могли быстро удалить ее, вы будете в гораздо лучшей форме, чтобы продуктивно начать свой день.

2. Используйте более одного адреса электронной почты

Я терпеть не могу маркетинговые электронные письма или подтверждения доставки, а тем более напоминания из моего банка, чтобы я оплатил счет по кредитной карте, когда он уже настроен для автоматической оплаты. (Grr.) Все эти сообщения загромождают мой почтовый ящик и затрудняют обнаружение важных электронных писем, за исключением того, что у меня есть стратегия для работы с ними.

Я использую отдельный адрес электронной почты для всех этих сообщений низкой важности.

Есть несколько способов сделать это. Вы можете настроить новую учетную запись электронной почты полностью для этой цели, как я это делаю, или вы можете создать псевдоним, используя свою текущую учетную запись. Большинство провайдеров электронной почты позволяют вам это делать. Затем вы создаете правило или фильтр в своей учетной записи электронной почты, чтобы все сообщения, отправленные на псевдоним, пропускали входящие сообщения и переходили в другую папку. Назовите это «Входящие 2» или «Низкая важность» или как хотите.

Одним из преимуществ использования отдельного адреса электронной почты для этой цели является то, что вы храните эту не совсем ненужную почту, иногда называемую серой почтой, отдельно от вашей важной почты. Кроме того, если компания продает ваш адрес электронной почты другому списку рассылки, любые новые и нежелательные маркетинговые сообщения также не попадут в ваш основной почтовый ящик. Третье преимущество заключается в том, что вы не отвлекаетесь на эти сообщения, поскольку вам необходимо войти в другую почтовую программу или перейти в другую папку входящих сообщений, чтобы получить к ним доступ.

3. Написать коротко

При написании электронных писем говорите, что вы имеете в виду, будьте ясны и будьте лаконичны. Почему? Короткая запись помогает людям, которые читают ваше сообщение, дойти до сути и обработать свою электронную почту более эффективно. Они могут уловить ваш тон и ответить тем же, что облегчит вам жизнь.

В некоторых ситуациях требуются полные предложения и формальный язык, но фрагменты могут быть чрезвычайно эффективными в электронной почте. Используйте их, когда это имеет смысл. Грамматическая полиция не придет за тобой. Конечно, иногда вам нужно быть очень подробным и использовать преимущества электронной почты в электронном письме - есть запись всего. В целом, однако, по умолчанию используется краткий, ясный и понятный язык.

Не все являются знатоками краткости, и это может показаться кратким. Чтобы избежать недружественного звучания, вы можете добавить эмодзи или восклицательные знаки. Или просто дайте людям знать, что вы пытаетесь быть краткими в электронной почте, и они не должны воспринимать это лично.

4. Используйте группы или списки рассылки

Если вы отправляете сообщение одной и той же группе людей несколько раз, настройте псевдоним группы или электронной почты. В Outlook это называется списком рассылки. В Gmail перейдите в раздел Контакты (contacts.google.com), выберите людей, которых вы хотите добавить в группу, и нажмите значок ярлыка. Дайте вашей группе имя. После сохранения вы можете ввести это имя, чтобы автоматически составить сообщение для всех в группе.

Использование групп не только экономит время, избавляя от необходимости вводить имя каждого человека при отправке почты группе, но также настраивает вас на простую тактику удаления, как я объясню чуть позже.

5. Создайте шаблоны или готовые ответы

Если есть сообщение, которое вы отправляете снова и снова, не пишите его с нуля каждый раз. Повторно используйте то, что вы уже написали, создав шаблон или стандартный ответ, как его называет Gmail.

Вот несколько примеров сообщений, которые люди часто отправляют:

• Спасибо за обращение, но мне это не интересно,
• Подтверждение получения. Спасибо и, пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно что-нибудь еще от моего конца, и
• Это похоже на работу для нашего юридического отдела. Лучшая точка контакта…

После того, как вы настроили несколько шаблонов, вы можете отвечать на сообщения, которые обычно занимают ненужное время, даже не задумываясь об этом, позволяя вам заняться более важной работой.

6. Повторное использование предметных строк

Повторное использование отправленных сообщений с помощью шаблонов и стандартных ответов повышает вашу эффективность за счет минимизации написания. Повторное использование строк темы позволяет вам легче и быстрее удалять или архивировать старые сообщения. Я объясню, как дальше.

7. Сортировка для удаления

Пределы данных могут подкрасться к любому, даже высокоорганизованным людям. Чтобы освободить место, нужно массово удалять ненужные сообщения. Это та самая рутинная работа, которую вы можете себе представить как поход к стоматологу. Вам не нужно делать это каждый день, но делать это периодически и регулярно поможет предотвратить большие проблемы. Я считаю три метода удаления особенно полезными.

Во-первых, сортируйте отправленные письма по размеру файла или вложения и выбрасывайте самые большие, которые вам не нужны. Причина, по которой я сосредотачиваюсь на отправленных сообщениях, заключается в том, что, если я отправил вложение, есть большая вероятность, что я владею файлом, и поэтому у меня есть еще одна копия, сохраненная в другом месте.

Второй метод - сортировка отправленных писем по теме и поиск сообщений, которые вы отправляете на регулярной основе. Если вы отправляете еженедельное сообщение с темой «Очистка холодильника сегодня в 16:00», вы можете быстро просмотреть, выбрать и удалить их все сразу.

В-третьих, сортируйте ваши сообщения по получателю. Возможно, у вас есть несколько коллег, друзей или группы людей, которым вы часто пишите. Вполне вероятно, что многие сообщения, отправленные между вами и ими, не очень важны. Если они вам больше никогда не понадобятся, выберите сразу несколько сообщений и массово удалите их.

8. Отключить уведомления, закрыть электронную почту, чтобы сосредоточиться

Получение на экране оповещения о каждом входящем сообщении невероятно прерывает и отвлекает. Я предполагаю, что подавляющему большинству работников было бы лучше с полностью отключенными оповещениями по электронной почте. Это полезно только в самых редких случаях. Итак, отключите ваши уведомления.

Точно так же закройте свое почтовое приложение или его вкладку браузера, если вам нужно выполнить высокофокусную работу в течение как минимум 30 минут. Мне больно писать этот совет, зная, что за ним почти никто не последует. Мало кто на самом деле делает это, но я хотел бы убедить больше людей попробовать. Представьте себе, насколько легче будет найти ваш поток, когда вы не отвлекаетесь на электронную почту.

Вспомните последний раз, когда вы работали в автономном режиме, будь то в самолете без Wi-Fi или когда у вас не работал интернет. Или, может быть, вы работали из часового пояса, где у вас не так много других коллег, и поэтому у вас не было перерывов по электронной почте в течение долгого времени. Закрывая электронную почту, вы приближаетесь к репликации этого опыта, не будучи прерванным, и в то же время можете получить доступ к другой онлайн-информации по мере необходимости.

9. Кооптировать Автоответы

В связи с предыдущим советом предположим, что вы не закроете окно своей электронной почты, потому что беспокоитесь, что кто-то попытается связаться с вами по срочному вопросу, и вы пропустите его. Обходной путь? Создайте сообщение об отсутствии на работе или автоответчике, которое гласит: «Если это очень срочный вопрос, пожалуйста, напишите / позвоните / отправьте мне сообщение…» и укажите свой номер телефона, Slack handle или предпочитаемую строку коммуникации.

10. Удалить! Или файл почты в папки

Неотправленное электронное письмо часто является хорошим намерением, которое осталось невыполненным. Знайте, когда отпустить. Не держитесь за сообщения, если вы, вероятно, никогда с ними ничего не сделаете. Оставлять неважные сообщения в вашем почтовом ящике крайне непродуктивно, отвлекает и напоминает вам только о том, что вы хотели бы сделать в идеальном мире, но не можете.

Они не оказывают вам никакой помощи, находясь в вашем почтовом ящике.

Если удаление сообщений кажется серьезным, вместо этого переместите их в новую папку. Назовите эту папку Pending or Good Intions. Важно вытащить их из папки «Входящие». Подожди несколько месяцев. Посмотрите, сколько вы когда-нибудь откопали или ответили. Если ответ ноль, возможно, пересмотреть их удаление в первую очередь.

11. Периодически очищайте корзину

Периодически очищайте корзину. Удаление мусора очищает пространство. Большинство почтовых программ, в том числе Outlook, имеют функцию автоматического сброса мусора при выходе из приложения. Если вы никогда не забудете выбросить мусор, я рекомендую включить эту функцию.

Большинству людей, вероятно, не нужно очищать мусор чаще, чем раз в месяц или раз в квартал. Существует опасность, что вы слишком часто удаляете корзину, так как вы отправляетесь для спасения электронных писем, которые, как вы думали, вам не нужны, но, оказывается, вы делаете. Я спас много сообщений из мусорного ведра, обычно в тот же день, когда я их туда положил.

Как вытащить аварийный шнур

Теперь, если вы отчаянно нуждаетесь в чистом листе со своим почтовым ящиком, вот еще один последний прием, который вы можете попробовать:

1. Создайте новую папку. Назовите его Старый почтовый ящик или почта до июля 2019 года (или текущего месяца и года).

2. Выберите все в вашем почтовом ящике. Переместите все это в новую папку.

• 38 советов по Gmail, которые помогут вам покорить электронную почту 38 советов по Gmail, которые помогут вам покорить электронную почту
• Push для нулевой электронной почты Push для нулевой электронной почты
• 4 способа борьбы с перегрузкой электронной почты в офисе 4 способа борьбы с перегрузкой электронной почты в офисе

Вуаля. Вы на нулевом входном почтовом ящике, и вам даже не нужно было выкидывать ни одного сообщения.

Никто не ожидает, что вы перестроите хаотический почтовый ящик за одну ночь. Адаптируйте несколько положительных привычек понемногу. Выполните несколько периодических действий, таких как очистка корзины или массовое удаление отправленных писем, чтобы вы почувствовали, что делаете успехи.