5 вещей, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для отслеживания времени

Если ваша компания ищет решение для отслеживания времени, которое поможет ей лучше отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение определенных задач, вы будете рады услышать, что существуют десятки решений, которые могут помочь. К сожалению, из-за того, что существует так много сервисов, найти правильный инструмент может быть сложно. Такие факторы, как функциональность управления проектами (PM), надзор за сотрудниками, индивидуальная настройка и, конечно же, цена, являются факторами, которые требуют равных и интенсивных исследований.

мы рассмотрим самые важные вещи, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для отслеживания времени. Мы подробно расскажем о каждом факторе и расскажем, на что следует обратить внимание, чтобы принять правильное решение. Хорошей охоты!

1 1. PM против Pure Play

Программное обеспечение для отслеживания времени выпускается в двух разных вариантах. Вы можете купить инструменты, которые являются небольшими частями всеобъемлющих комплектов PM, или вы можете купить программное обеспечение, которое делает чуть больше, чем регистрирует, отслеживает и помогает расплачиваться за отработанное время. Инструменты PM идеально подходят для компаний, предоставляющих профессиональные услуги, которые хотят делать такие вещи, как облачный обмен файлами, делегирование управления задачами, анализ проектов, составление отчетов о расходах, прогнозирование бюджета, выставление счетов-фактур, осуществление платежей, отслеживание оплачиваемых часов и прогнозирование будущих потребностей в персонале., Средние и крупные компании, как правило, используют эти инструменты чаще, чем малые предприятия и независимые подрядчики. В этой категории вы найдете такие инструменты, как Mavenlink, Wrike и Zoho Projects - каждый из которых представляет собой лучшее из рынка PM, со встроенным контролем качества времени.

Для фрилансеров и компаний, которые более склонны отслеживать, кто и когда работал, есть еще одна категория программного обеспечения для отслеживания времени, которая, вероятно, имеет больше смысла. В этом классе вы найдете программное обеспечение, такое как Hubstaff и наш инструмент выбора редакции TSheets. Эти инструменты делают немного больше, чем позволяют вам добавлять и отслеживать время, редактировать уже зарегистрированное время, отчитываться о отработанном времени и контролировать персонал. Оба инструмента выполняют эти задачи исключительно хорошо. К сожалению, инструменты отслеживания чистого времени воспроизведения не дадут вам функции PM, которые вы найдете в последней категории. Это означает, что более крупным компаниям, которым требуются инструменты PM, придется использовать сторонний инструмент, если они выберут чистую игру с отслеживанием времени.



2 2. Цена и планы

Решения для отслеживания времени воспроизведения в чистом виде дешевле, чем решения для отслеживания времени, связанные с наборами PM. TSheets начинается с бесплатного плана, ориентированного на одного пользователя. Этот план идеально подходит для фрилансеров, которым необходимо отслеживать время при работе над проектами. У TSheets также есть план для 99 пользователей, который стоит 4 доллара на пользователя в месяц с базовой платой в 16 долларов в месяц. Hubstaff начинается с базового плана в размере 5 долл. США в месяц, который предоставляет вам доступ к простым инструментам отслеживания времени, менеджеру графика выплат сотрудникам, поддержке 24/7 и настройкам пользователей, которыми можно управлять для каждого сотрудника. Hubstaff также предлагает премиальный план за $ 9 в месяц на пользователя, который включает в себя все, что вы найдете в базовом плане, но вы также получите доступ к интерфейсу прикладного программирования (API) Hubstaff и базовому инструменту планирования.

Поскольку вы получаете намного больше функциональности от инструментов, ориентированных на PM, неудивительно, что вы будете платить больше. Самый дешевый тариф от Mavenlink, который включает в себя отслеживание времени, стоит $ 39 на пользователя в месяц. Самый дешевый тарифный план Zoho стоит 25 долларов в месяц для неограниченного числа пользователей, но только для 20 проектов. Самый дешевый план Wrike для отслеживания времени стоит $ 24, 80 за пользователя в месяц.



3 3. Мониторинг сотрудников

Некоторые решения выходят за рамки, чтобы убедиться, что сотрудники работают, где и когда они говорят, что они. Некоторые инструменты, такие как Hubstaff, записывают снимки экрана, когда сотрудники работают круглосуточно, а затем отправляют эти снимки менеджерам до того, как сотрудникам будет засчитано завершение смены. Эти инструменты также могут записывать журнал громкости клавиатуры и мыши во время смен. Большинство протестированных нами инструментов позволяют отслеживать перемещения сотрудников с помощью GPS-слежения, когда они используют мобильные приложения этого инструмента, а некоторые позволяют требовать, чтобы пользователи делали селфи, когда они прибывают или покидают места.

Если вам требуется этот уровень (жуткий) надзора, то ваше поле будет узким. Не каждый раз, когда инструмент отслеживания будет предлагать это как встроенную функцию, а инструменты на основе PM, как правило, не предлагают эту функцию вообще. Обязательно спросите каждого продавца, предлагают ли они это, прежде чем начинать пробовать продукты.



4 4. Пользовательские поля

Большинство инструментов основаны исключительно на времени отслеживания. Однако некоторые инструменты позволяют учитывать дополнительные наборы данных для компаний и частных лиц, которые могут быть более сосредоточены на производстве, чем на продолжительности. Это особенно полезно для строительных, транспортных и производственных услуг, которые так же склонны измерять создаваемыми конструкциями, пройденными расстояниями и произведенными предметами, поскольку они отработали часы. Например, TSheets позволяет создавать шесть полностью настраиваемых полей, которые можно добавлять в качестве подсказки для каждого тайм-аута. Если вы управляете строительной компанией, вы можете быстро спросить: «Был ли инцидент? Да или нет». Если рабочие не ответят, они не смогут отключиться. Или вы можете спросить дальнобойщиков, сколько миль они проехали. Затем эти поля будут включены в отчеты, чтобы дать вам более подробное представление о том, как выполняется работа, насколько продуктивны команды и какие-либо другие соответствующие данные о рабочем месте, которые вам могут понадобиться для создания полной картины рабочего дня или смены.

Хотя Wrike не дает вам такого же расширенного отслеживания, как TSheets, вы все равно сможете собирать важные данные от сотрудников в начале и в конце смены. Wrike позволяет вам добавлять настраиваемые поля на панель задач, чтобы при просмотре отчетов вы могли видеть такие вещи, как «оплачиваемость», количество рабочих мест, пробег и т. Д. К сожалению, эти элементы будут отображаться в вашем отчете. всеобъемлющее представление задач из консоли PM, но данные не будут отображаться в отчетах о вводе времени.

Если ваш бизнес более склонен измерять производительность, чем человеко-часы, то решение с настраиваемыми полями может быть лучше для вас. Обязательно спросите своего поставщика, какие настройки они предлагают, а также как эти настройки учитываются в отчетах.



5 5. Интеграции и расширения

Самым большим преимуществом Zoho Projects является получение доступа к программной экосистеме Zoho, которая включает в себя программное обеспечение и инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), маркетинга по электронной почте, а также управления персоналом (HR). Вы можете легко превратить эти продукты в комплексное решение, которое передает данные от одного к другому без какого-либо ручного вмешательства. Это отлично подходит для обработки платежей, укомплектования персоналом проекта, выставления счетов и почти для всего, что сочетает в себе время, потраченное на работу, с данными, которые отображаются в другом программном обеспечении.

Обязательно спросите у своих поставщиков, интегрируются ли они со сторонними инструментами. Если вам одинаково нравятся два поставщика, но один предлагает больше этих органических интеграций, чем другой, то вам следует пойти с первым. Имейте в виду: большинство решений для отслеживания времени предлагают открытый интерфейс прикладного программирования (API), что означает, что ваша собственная команда разработчиков может создавать интеграцию с другими инструментами открытого API. Однако, если вы управляете небольшой компанией или просто не обладаете внутренним техническим мастерством, вам, вероятно, понадобится, чтобы эти интеграции были органически предоставлены вашим поставщиком.