Будьте организованы: 7 простых советов, чтобы наконец стать безбумажными

Сколько кусков бумаги на вашей кухонной стойке, на столе в столовой или в другом месте, где они не принадлежат? Вы держитесь за квитанции на случай, если они вам понадобятся снова? Есть ли у вас пачка бумаг у ветеринара, чтобы вы могли точно вспомнить, какие лекарства принял ваш питомец три года назад? Вся эта бумага сидит там в ожидании того времени, когда вы сможете с этим справиться, что бы это ни значило. (Это означает, что вы смотрите на каждую страницу, а затем помещаете их в мусорную корзину.) Пришло время избавиться от бумаги и всей вины, которая накапливается вместе с ней. Время безбумажного.

Я был без бумаги в течение почти десятилетия. Без бумаги я не имею в виду, что в моей жизни ноль бумажек. Конечно, мне все еще нужно мое бумажное свидетельство о рождении, и я использую небольшую бумажную тетрадь для языковых занятий, которые я беру. По большей части, однако, я не вешаю на бумагу. Вместо этого я сканирую важные документы в службу хранения и храню цифровые заметки в приложении для заметок. Я также пишу свой список дел и список покупок в своем телефоне и прикрепляю рекомендации ресторанов к онлайн-карте. Есть много простых способов удалить бумагу из вашей жизни.

Стать цифровым легко. Сложная часть - не дать бумаге снова закрасться. Если вы готовы избавиться от большей части бумаги в своей жизни, вот что вам нужно знать, чтобы начать и поддерживать ее.

1) забыть отставание

Это может показаться нелогичным, но первый шаг на пути к безбумажной работе - это забыть о том, какое накопленное количество бумаги у вас уже накопилось, и вместо этого сосредоточиться на новых привычках, которые вы должны освоить, чтобы начать работать без бумаги. Не оглядывайся назад: прими подход на будущее.

Вы когда-нибудь доберетесь до своих существующих стопок бумаги - или нет. Пока не позволяйте этим бумагам сдерживать вас. Необходимость справляться с отставанием может быть ошеломляющей, а когда люди чувствуют себя подавленными, они откладывают. Так что забудьте об этом сейчас. Вместо этого приложите усилия к тому, чтобы отставание не увеличилось.

2) Получить эти пять приложений

Есть пять приложений или услуг, которые вам нужны, чтобы стать безбумажными. Они есть:

• приложение списка дел,
• приложение для сканирования,
• онлайн-хранилище, где вы будете хранить свои цифровые файлы (подробнее об этом чуть позже),
• инструменты электронной подписи (хороший пример - Adobe Acrobat) для подписи цифровых документов без их печати, и
• служба доставки документов для отправки официальных документов без их распечатки.

Смотрите мои рекомендации для каждого типа приложения здесь.

3) Выберите сервис хранения

Давайте еще немного углубимся в третье приложение - сервис хранения, потому что оно сложнее, чем остальные. Служба хранения - это место, где вы будете хранить цифровые версии ваших бумажных документов.

В идеале вам нужна служба хранения, которая делает ваши файлы доступными независимо от того, где вы находитесь, и создает для них резервные копии. Одним из вариантов является использование онлайн-хранилища и службы обмена файлами, таких как Dropbox или Microsoft OneDrive.

Другой вариант - воспользоваться услугой, разработанной специально для людей, которые хотят стать безбумажными. Аккуратный и FileThis два примера. У них есть специальные инструменты для безбумажных людей, такие как возможность автоматически маркировать и маркировать типы документов, которые он распознает, например, налоги. FileThis также имеет сервис «выборки», который автоматически копирует важные документы, которые он находит в вашей учетной записи электронной почты.

Независимо от того, какой сервис вы выберете, выберите один и придерживайтесь его, чтобы вы могли поместить все свои цифровые документы в одном месте.

4) Подпишитесь на электронные письма и электронные платежи

Если вы по-прежнему получаете бумажные счета и выписки, подпишитесь, чтобы получать их по электронной почте, а не везде, где сможете. Если вы по-прежнему регулярно отправляете чеки, посмотрите, можете ли вы вместо этого перейти на онлайн-платежи.

В то время как коммунальные компании и банки в течение многих лет выплачивали цифровые платежи, последние, кто не всегда их принимает, - это арендодатели и управляющие компании. Если вы застряли в этом затруднительном положении, попробуйте объяснить, что они получат свои деньги быстрее и надежнее, когда они будут принимать цифровые платежи. Даже самые маленькие компании могут принимать прямые банковские переводы с минимальной или нулевой комиссией. Когда вы можете оплачивать все свои счета в цифровом виде, а не чеками и конвертами, вы становитесь на шаг ближе к тому, чтобы стать безбумажным.

5) Сканирование и измельчение

Теперь пришло время начать развивать новые привычки. Сканирование, измельчение или переработка - это то, что вы, вероятно, сделаете больше всего. Я предпочитаю сканировать с помощью мобильного приложения, но вы также можете использовать настольный сканер или функцию сканирования на многофункциональном принтере.

Создайте для себя правило, которое выглядит примерно так: когда я получу новый лист бумаги, который мне нужно оцифровать, я сразу же использую свой телефон, чтобы отсканировать его, а затем положу бумагу в стопку для переработки или измельчения. А еще лучше избавиться от него прямо в измельчитель. Зачем ждать?

Заставить себя следовать этой привычке может быть трудно. «У меня нет времени сканировать это прямо сейчас», - скажете вы. Попрактикуйтесь в своей новой привычке, отсканировав один или два документа из своего бэклога, просто чтобы попробовать. Сколько времени это занимает? Какое приложение вы использовали? Вы также можете обнаружить, что сканирование документов при естественном освещении проходит более плавно, чем при внутреннем освещении. Как только вы почувствуете, как это сделать и сколько времени на это у вас, вам, возможно, будет легче следовать.

6) Разработка других рабочих процессов

Сканирование и измельчение - это один рабочий процесс. Когда вы освоитесь со своим безбумажным образом жизни, вы обнаружите, что вам нужно больше рабочих процессов для других ситуаций.

Вот пример: когда вы покупаете новый продукт, вы можете сфотографировать руководство пользователя, квитанцию, гарантию, серийный номер или любую другую соответствующую информацию. Загрузите эти фотографии в службу хранения, а затем избавьтесь от посторонних бумаг.

Другой рабочий процесс, который вы можете создать, - это сохранить стопку бумаг, которые, по вашему мнению, должны быть уничтожены, но в которых вы сейчас не уверены, а затем просмотреть их в определенный день. Выберите время и дату, будь то каждую субботу или первое воскресенье месяца, и используйте это время, чтобы очистить свой стек.

Иногда вам может понадобиться отсканировать документы, сохраняя при этом оригиналы, в случае страховых свидетельств, документов домовладельца и т. Д. Оцифровывая их, вы создаете резервную копию и гарантируете, что у вас есть доступ к содержащейся в них информации, даже если вы не можете достать оригинал.

7) Не думай об этом

Есть некоторые документы, которые вы спросите, сохранять ли оригиналы или оцифровывать и измельчать их. Когда вы сталкиваетесь с жестким вызовом, не думайте об этом. Быть безбумажным должно сделать вашу жизнь проще и легче - не более стрессовой. Храните оригинал в папке, аккордеоне или в шкафу для хранения документов. Никто не придет и не заберет вашу карту безбумажного клуба, если вы повесите несколько бумаг.

Медицинские записи непростые, так как вы должны оцифровывать и хранить их только в электронном виде, если у вас есть система, совместимая с HIPAA. Вы можете решить просто положить их в папку или связующее устройство для аккордеона и просеять их раз в год для чего-нибудь, что можно бросить.

Тем не менее, не держитесь и не беспокойтесь о оцифровке бумаг, которые не имеют смысла. Если вы относитесь к тому типу людей, которые старательно держатся за бумагу, полагая, что вы делаете ответственное дело, может быть страшно что-либо уничтожать и утилизировать. Но понадобится ли вам когда-нибудь эта квитанция на бутерброд или объяснение заявлений о выплатах за два года назад? Измельчите их и отпустите.