7 советов по выбору бизнес-услуги VoIP для кого-л.

Несомненно, бизнес-провайдеры голосовой связи по IP (VoIP) являются наиболее популярным выбором среди малых предприятий и стартапов в наши дни. В конце концов, вы получаете все функциональные возможности АТС крупного бизнеса за небольшую сумму, которая в большинстве случаев оплачивается ежемесячно и за пользователя. Кроме того, вы получаете совершенно новую гибкость, поскольку ваши телефонные звонки теперь являются данными.

Это означает, что они могут быть интегрированы с другими системами, такими как ваша система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или системой службы поддержки, и они также могут быть использованы для нового понимания того, как ваши клиенты относятся к вашему бизнесу и какие демографические показатели составляют вашу основную аудиторию.

Если вы решили перейти на службу VoIP, но вам интересно, с чего начать, краткий ответ таков: двигайтесь медленно, делайте домашнюю работу и не ставьте первостепенное значение. Существует множество удивительных бизнес-систем VoIP, но у каждой из них свой набор функций и структура ценообразования, поэтому выбор может быть затруднен. RingCentral Office - один из наших вариантов выбора редакции, но это не значит, что вы должны автоматически заходить на их сайт, чтобы купить его. Фактически, другие системы могут фокусироваться на других возможностях, например, Freshcaller с его специализацией на функциях центра обработки вызовов.

Таким образом, вы должны сделать свою домашнюю работу, чтобы убедиться, что выбранная вами услуга VoIP подходит именно вам. Имея это в виду, мы собрали этот список важных критериев, которые необходимо учитывать, прежде чем выбрать бизнес-систему VoIP.

1. Планы и цены

Мы могли бы также начать с самой важной характеристики: стоимости. Что хорошего в выборе бизнес-услуги VoIP со всеми прибамбасами, если вы не можете себе это позволить? AT & T Collaborate, наш победитель в номинации «Выбор других редакторов», обладает фантастическим набором функций, но его стоимость пакета Basic Voice Solution составляет 34, 95 долл. США на пользователя в месяц, хотя при покупке через Интернет его стоимость снижается до 17, 48 долл. США на пользователя в месяц. RingCentral предлагает аналогичные базовые и промежуточные цены, начиная с $ 19, 99. Если вы перейдете на премиум-уровень, вы начнете с 44, 99 долл. США на пользователя в месяц, но этот уровень принесет с собой новые возможности, включая многоуровневое автосекретарь, имя входящего звонящего, запись вызова и некоторые возможности управления идентификацией.,

Однако существуют более дешевые решения, чем выбор наших редакторов, например, Grasshopper, стоимость которого начинается с 26 долларов в месяц (без учета пользовательского аспекта), но здесь вы будете торговать функциями. Например, с Grasshopper вы не сможете транскрибировать сообщения голосовой почты, и ваша система не будет автоматически записывать каждый вызов для потомков. Это отличные услуги для компаний, которые делают все со своих ноутбуков или планшетов, но они не так хороши, как RingCentral или AT & T Collaborate для компаний, которые обрабатывают большой объем входящих и исходящих вызовов.

Откуда ты знаешь, что тебе подходит? Перестаньте фокусироваться на цене и думайте только о тех функциях, которые вам нужны. Как только вы сопоставите функции с бизнес-процессами, требующими голосовой связи, вы будете знать, что должна поддерживать ваша минимальная голосовая платформа. Оттуда это просто сравнение покупок.

2. Пользовательские мобильные приложения

Ваши сотрудники, вероятно, иногда находятся в пути, поэтому вам понадобится услуга VoIP, которая может путешествовать с ними. К сожалению, не все поставщики VoIP предлагают мобильные приложения, которые предоставляют те же преимущества и услуги, что и настольные приложения. Большинство рассмотренных нами систем предлагают мобильные приложения Apple iOS и Google Android, но качество их различается, также как и набор функций между тем, что предлагается на полнофункциональном настольном программном телефоне, и тем, что вы найдете в мобильном клиенте. Иногда, например, мобильное приложение не сможет ни создать журнал для этих вызовов, ни создать стенограммы голосовой почты, если на вызов не ответили.

3. Управление звонками

По мере развития платформ VoIP наборы функций становятся адаптированными для конкретной аудитории. Это означает, что вы не обязательно найдете те же возможности даже в продуктах, которые напрямую конкурируют друг с другом. Для организаций, которые вкладывают средства в VoIP из-за его «мозгов» программного обеспечения, это означает, что вам нужно быть очень осторожным, чтобы убедиться, что ум вашего бизнеса на самом деле в продукте. Управление вызовами является хорошим примером, поскольку это общий термин для почти всего, что система может сделать с обычным телефонным звонком.

Например, если у вас большой объем вызовов, поступающих на определенный набор телефонных номеров (например, в службу поддержки) или поступающих в систему в определенное время года (праздничные вызовы), вам может потребоваться очередь вызовов, где VoIP Система может интеллектуально распределять вызовы между различными добавочными номерами на основе доступности, географии или других критериев. Другим примером может быть управление расширениями, когда система не только назначает расширения отдельным пользователям, она также может управлять каталогом имен, который интегрируется с сетевым каталогом вашего ИТ-отдела.

4. Сторонняя интеграция

Это один из ключевых моментов VoIP. Поскольку это программное обеспечение, эти системы часто имеют список готовых интеграций с любыми приложениями, которые, как считает поставщик, нравятся их клиентам. Например, RingCentral предлагает здоровую дозу расширений, включая Desk.com, Dropbox и Google Drive.

Используя эти расширения, клиенты могут создавать собственные рабочие процессы, чтобы помочь им работать более эффективно. Например, входящий телефонный звонок клиента через RingCentral может запустить программный телефон RingCentral в приложении справочной службы Desk.com. Представитель службы может принять вызов и в соответствии со стандартной процедурой заполнить заявку на устранение неисправности, которая сохраняется в Dropbox в виде файла документа, который также связан с номером заявки в базе данных Desk.com. Но как часть интеграции вы можете также сохранить автоматическую запись вызова в виде файла.wav, который связан как с текстовым файлом заявки, так и с номером заявки Desk.com, поэтому, когда кто-либо вызывает эту запись заявки, оба эти файла появляются в качестве подтверждающей документации.

Если вы хотите разрабатывать свои собственные пользовательские интеграции, ищите поставщиков, которые поддерживают интеграционные API-интерфейсы, либо в качестве дополнительных опций стоимости, либо в свободном доступе для загрузки клиентам. Как правило, они будут соответствовать стандарту REST, который стал очень распространенным способом интеграции различных облачных сервисов.

5. Поддержка

Как и в случае с любым другим продуктом, уровень обслуживания, который вы получаете, имеет решающее значение для эффективности вашего обслуживания. RingCentral предлагает круглосуточную поддержку по телефону для клиентов с планами для двух или более пользователей. Если вы являетесь единственным пользователем, вы сможете привлечь кого-то на рог только в течение 13-часовых блоков с понедельника по пятницу. RingCentral также предлагает круглосуточную поддержку в чате. Если вы ведете глобальный бизнес с круглосуточными потребностями, вам нужно будет найти поставщика услуг, который может гарантировать, что на ваши запросы будут даны ответы немедленно (или, по крайней мере, своевременно). Если они не могут этого предложить, вы можете посмотреть в другом месте, особенно если ваша телефонная система является основным способом общения с клиентами.

Однако будьте осторожны при добавлении возможностей в телефонную систему, особенно в случае пользовательских интеграций, упомянутых выше. То, что RingCentral предлагает хорошую политику поддержки клиентов, не означает, что поставщик того, что вы интегрировали с RingCentral, делает это. И даже если они это сделают, маловероятно, что они будут поддерживать механизм интеграции, разработанный внутри компании. Посмотрите на каждый компонент вашей системы голосовой связи и убедитесь, что вы знаете, кому звонить, когда звонить и почему. Кроме того, если вы собираетесь разрабатывать пользовательские интеграции, это действительно хорошая идея, чтобы посмотреть на варианты поддержки премиум-класса. Да, это дополнительные деньги, но наличие экспертов, доступных как для разработки, так и для повседневной работы, может в будущем принести огромные дивиденды.

6. Безопасность

Безопасность необходима для каждого облачного сервиса, подключенного к вашему бизнесу, и векторы атак развиваются с каждым днем. Для приложения с подключением к Интернету, такого как VoIP, которое служит центром ваших деловых коммуникаций, меры безопасности наизнанку еще более необходимы. Проведите тщательную проверку поставщиков, чтобы узнать, где лежит ответственность за данные, хранящиеся в облачной службе, и, если возможно, согласовать условия безопасности в своем контракте. Ищите сервисы, которые предлагают сквозное шифрование, шифрование данных в состоянии покоя (если оно есть) и не только базовую аутентификацию, но и расширенные опции, особенно многофакторную аутентификацию и биометрические данные.

За брандмауэром поговорите со своим ИТ-персоналом и убедитесь, что безопасность тоже на первом месте. Убедитесь, что ваше локальное сетевое оборудование поддерживает VoIP и имеет функции безопасности бизнес-уровня… затем убедитесь, что они включены там, где они должны быть. Например, виртуальные локальные сети (VLAN) часто используются для разделения голосового трафика по причинам качества вызова, поскольку наличие выделенной сети для этого трафика означает, что данные других сетевых приложений не могут вмешиваться и вызывать артефакты звука во время вызова или даже отбрасывать вызовы. Но виртуальные локальные сети также отлично подходят для обеспечения безопасности VoIP-разговоров, если ИТ-отдел их настраивает с учетом этого. Для получения дополнительной информации проверьте этот список того, что можно и чего нельзя делать, когда речь заходит о защите ваших VoIP-коммуникаций.

7. Унифицированные коммуникации

Ваш поставщик услуг VoIP также может быть универсальным магазином для всех ваших коммуникационных потребностей, и большинство из них реализовали эту возможность под названием унифицированные коммуникации как услуга (UCaaS). Это означает интеграцию функций чата, конференц-связи, электронной почты, телефонных звонков, видеозвонков и голосовой почты в одном приложении. Все рассмотренные нами услуги предлагают ту или иную форму такого рода услуг, но не каждый поставщик VoIP обрабатывает их одинаково.

Например, платформы, такие как победители «Выбор редакции», AT & T и RingCentral, имеют очень богатые возможности унифицированных коммуникаций, которые охватывают все упомянутые выше каналы, а также интеллектуальные пространства для встреч и аналогичные функции совместной работы. Более ориентированные на программное обеспечение провайдеры, такие как Dialpad, будут предлагать очень продвинутые и унифицированные софтфоны, но не смогут так легко подключить аппаратные телефоны. Наконец, поставщики с очень низкой стоимостью, такие как Grasshopper, могут не предлагать никаких унифицированных коммуникаций или только один или два дополнительных канала, таких как факс и текст.

Выяснение того, какие каналы использует ваш бизнес для выполнения работы, является ключом к эффективной реализации унифицированных коммуникаций. Если все, что вы используете, это голос, то вам не нужно беспокоиться об этом, но в наше время это практически единорог. Каждый бизнес общается, используя больше каналов, которые просто озвучивают, а наличие единой системы означает возможность использовать эти каналы более эффективно. Без приложения UCaaS вы будете запускать разрозненные системы в своем SMB без возможности отслеживать, кто получил какое сообщение, на каком устройстве и через какую среду.