Обзор и рейтинг Асаны

Энтузиасты продуктивности любят Асану - и не без причины. Этот интерактивный инструмент коллективной работы специализируется на управлении рабочими процессами, но он также обрабатывает все сложности управления задачами с помощью aplomb. Тем не менее, Asana не следует путать с полноценным программным обеспечением для управления проектами, несмотря на его новую функцию Timeline. Он не включает ни родного времени, ни других продвинутых инструментов, которые мы ожидаем увидеть для полномасштабного управления проектами. Но для управления задачами и рабочими процессами это гибкий и элегантный инструмент, который вы можете подчинить своей воле. Asana - одно из лучших приложений для совместной работы и повышения производительности труда для команд и выбор редакции.

Цены и планы

Если вы хотите узнать, что такое Asana, сервис предлагает уровень бесплатного аккаунта для команд из 15 человек и менее. Единственными другими серьезными ограничениями являются то, что вы не можете использовать представление временной шкалы Асаны, расширенные панели мониторинга или расширенные инструменты поиска. Мы обсудим все эти функции подробно позже. Пользователи бесплатной учетной записи получают все другие функции управления задачами, в том числе возможность создавать задачи, назначать им людей, добавлять сроки выполнения, писать комментарии и прикреплять файлы. Также нет ограничений на количество задач или проектов, которые вы можете создать. Мы рекомендуем использовать бесплатную учетную запись в течение как минимум нескольких недель с небольшой группой тестирования, прежде чем переходить на платный уровень обслуживания.

Asana Premium стоит $ 119, 88 на человека в год или $ 11, 99 на человека, если вы платите ежемесячно. Премиум-аккаунт включает в себя все в бесплатном аккаунте и снимает ограничения на размеры команды, информационные панели и инструменты поиска. Премиум-аккаунты имеют несколько дополнительных привилегий, включая функцию временной шкалы Асаны, частные команды и проекты, настраиваемые поля, зависимости задач, административный контроль и приоритетную поддержку. Частные проекты доступны только для приглашенных участников, в то время как не частные проекты доступны для всех в команде.

Очень маленькие команды из 15 человек или меньше, которые хотят премиум-функции, платят по более низкой ставке: 75 долларов на человека в год или 7, 50 долларов на человека в месяц. Студенческие группы также могут связаться с компанией для получения бесплатной шестимесячной пробной версии Asana Premium. Цена выросла за последние несколько лет, но люди, которые имеют действующие и действующие соглашения Асаны, могут продолжать работать по более низким ставкам.

Для сравнения, Todoist Premium стоит 29 долларов в год для личного использования или 29 долларов на человека в год для команд. В конце концов, Podio начинается с 9 долларов на человека в месяц или примерно 86 долларов в год, если выплачивается ежегодно. Так что Asana намного дороже Todoist, но близка по цене к планам Podio Basic и Plus.

У Asana также есть функции доски канбан, поэтому другие популярные приложения канбан, такие как Trello, Wrike и Volerro, также являются хорошей игрой для сравнения. Трелло платит $ 119, 88 с человека в год, так же, как Асана. Volerro берет всего $ 7, 99 с человека в месяц. Wrike взимает почти ту же сумму, что и Asana Premium за уровень профессионального обслуживания (117.60 долл. США на человека в год) и гораздо более высокую ставку за обслуживание уровня Business (297, 60 долл. США с человека в год)

Что такое асана?

Asana - это инструмент управления рабочим процессом, который вы в основном используете для управления задачами. Он отличается от традиционных приложений управления проектами именно из-за отсутствия структуры. Асана - это как колода карт, а программное обеспечение для управления проектами - как настольная игра. Настольные игры предназначены для игры по заранее заданным правилам. Для игроков необычно отклоняться слишком далеко от этих инструкций набора, хотя каждый может время от времени соглашаться на некоторые модификации.

С колодой карт у вас есть больше вариантов. Например, вы можете сыграть в известную игру с установленными правилами, такими как пятикарточное дро, или придумать свою собственную игру. Допустим, вы решили играть в рамми. Каждый за столом должен сначала договориться о том, какую версию рамми играть (прямой рамми, 500 рамми, джин-рамми и т. Д.). Существует шаблон для игры, но все игроки должны заранее установить точные правила.

В случае с Asana существует столько же предопределенных способов его использования, сколько и пользовательских. Еще одно отличие состоит в том, что Asana лучше подходит для текущей работы, тогда как приложения для управления проектами, как правило, лучше подходят для проектов с четкими датами начала и окончания, а также с результатами. Создание и запуск новостного сайта - это проект. Написание ежедневного контента для новостного сайта - это постоянная работа.

В более конкретном плане Асана отслеживает, кто несет ответственность за какую задачу, информацию, относящуюся к каждой задаче, и всю другую информацию, связанную с ходом выполнения этой задачи. Если это все еще не совсем понятно, знайте, что настройка Асаны для ваших нужд - самая сложная часть. После этого начального периода открытый характер Асаны также является одним из ее лучших аспектов. Ознакомьтесь с Руководством Асаны о том, как начать и в конечном итоге освоить все его функции.

Структура Асаны

Прежде чем открыть Asana для всех в организации, группе администраторов необходимо принять окончательное решение о том, как Asana будет внедрена и использована. Хотя некоторые инструменты для совместной работы говорят о простоте, с Asana это не так. Асана интуитивно понятна, но как только вы начнете работать, ее полное отсутствие структуры может затруднить погружение без достаточного количества продуманной работы. Асана предлагает некоторую помощь со структурой с шаблонами проектов, о которой мы поговорим позже, но перспектива перевода организационной структуры таким образом, который имеет смысл, может быть пугающей.

Что касается базовой иерархии рабочих процессов, каждая группа отвечает за серию проектов с отдельными списками задач. Каждое задание может иметь подзадачи, а также адресата, дату выполнения, вложения, комментарии, теги и подписчиков. Вы используете эти задачи и подзадачи для отслеживания работы. Комментарии и другие данные помогут вам понять, что происходит с задачей, поэтому вам не нужно обсуждать вопросы по электронной почте или другим способом. По мере выполнения задач и подзадач вся их история и все, что произошло, в конечном итоге присоединяются к самой задаче. Таким образом, каждое рабочее действие имеет значимый контекст.

В дополнение к своей способности отслеживать мелочи, Асана также полезна для получения более широкого представления об обязанностях каждого члена команды. Пользовательские поиски, которые мы обсудим более подробно позже, или даже просто просмотр списка задач другого пользователя, - это эффективный способ выяснить, не является ли кто-то перебронированным или неэффективным. Вы можете использовать эти идеи для внесения эффективных изменений.

Конфиденциальность и безопасность

Asana защищает соединения со своим сайтом, используя как минимум протокол TLS 1.1, и размещает свои данные в «безопасных центрах обработки данных, проверенных SSAE 16, через Amazon в США». Асана также предлагает программу баунти для выявления уязвимостей с помощью сервиса. Асана недавно получила сертификацию SOC 2 Type 1. Аудит Soc 2 проводится Американским институтом CPA и, по мнению этой организации, касается «мер контроля в сервисной организации, связанных с безопасностью, доступностью и целостностью обработки систем, которые сервисная организация использует для обработки данных пользователей, а также конфиденциальности и конфиденциальность информации, обрабатываемой этими системами. " Как и в случае со Slack, вы также можете проверить статус Asana через онлайн-панель.

На уровне использования Асана охватывает сотрудничество между всеми членами команды. Конечно, вы можете сохранять проекты и задачи в Asana закрытыми, но суть инструмента заключается в том, чтобы предоставить всем членам команды равный доступ к просмотру, редактированию и взаимодействию с информацией в приложении. Тем не менее, Asana позволяет помечать проекты как «Только для комментариев» или назначать этот уровень разрешения отдельным участникам.

Для команд, которые используют Asana в качестве открытой платформы, очень важно поддерживать диалог о правилах взаимодействия, чтобы гарантировать, что все согласны использовать приложение одинаково, не перезаписывать работу друг друга и так далее. Недавно Асана добавила новые параметры безопасности предприятия, в том числе возможность контролировать, какие приложения можно использовать во время интеграции, и ограничить количество пользователей, которые могут добавлять гостей.

Смотри и чувствуй

Asana доступна в Интернете, через App Store и Google Play Store, но не предлагает настольных приложений. Некоторые приложения для совместной работы, такие как Slack, предлагают настольные варианты, но это не нарушает договоренности.

Веб-интерфейс Asana эффективный и отзывчивый, с достаточным количеством цветов и дизайнерского стиля, чтобы сделать его интересным и полезным, не выглядя слишком загроможденным. Также есть некоторые сюрпризы, например, праздничные анимации, которые время от времени появляются на экране, хотя вы можете отключить эти дополнительные эффекты, если они вам не нравятся. В разделе настроек Asana также включает в себя серию сочетаний клавиш под названием Hacks, которые добавляют различные виды функциональности и индивидуальность. Например, нажмите TAB + B, чтобы немного повеселиться после включения соответствующего хака.

Веб-панель инструментов разделена на три основные области: левый рельс; главное окно, которое изменяется в зависимости от того, что вы выбираете слева; и правильное информационное окно, которое раскрывает все, что вы просматриваете в главном окне. Главное окно также содержит кнопку для быстрого добавления таких элементов, как задачи или проекты, панель поиска и значок профиля. В настройках своего профиля вы можете добавить основную информацию об учетной записи, настроить параметры уведомлений, настроить параметры отображения и вышеупомянутые визуальные эффекты, а также настроить интеграцию с другими приложениями, такими как Harvest и Zapier. Асана поддерживает полный список поддерживаемых приложений и интеграций.

В соответствии с последним обновлением дизайна вы перемещаетесь по интерфейсу через левое железнодорожное меню, которое также может быть полностью скрыто, если вы хотите сосредоточиться на главной странице. Сверху вниз ваши основные параметры: «Главная», «Мои задачи», «Входящие» и «Панель инструментов». Эти параметры могут отличаться в зависимости от глобальных настроек вашей организации. Главная страница - это новый раздел, в котором показаны ваши любимые и последние проекты, а в разделе «Мои задачи» - все, что вам назначено или за вами следят. Если вы видите новый баннер над каким-либо проектом на вкладке Главная, вы можете навести на него курсор мыши, чтобы просмотреть последние действия. Входящие - это просто поток действий Асаны. Вы можете добавить конкретные проекты в раздел «Панели мониторинга», чтобы отслеживать обновления и получать обзор выполнения задач. Желтая точка появляется рядом с Входящие, когда у вас есть непрочитанные уведомления.

Продуманный дизайн заставляет главное окно Асаны соответствовать вашим потребностям. Например, когда вы щелкаете по проекту слева, в главном окне появляется контекстное меню под именем проекта с временной шкалой, календарем, беседами, ходом выполнения и файлами. Вы также можете отсортировать элементы по Assignee или сроку выполнения в любом представлении задач, например, или выбрать отображение только выполненных или незавершенных задач. Задачи скользят по экрану, когда вы нажимаете и перетаскиваете их, чтобы изменить их порядок, что делает переориторизацию действительно простой. Если вы хотите, вы также можете организовать задачи по разделам, но учтите, что эти разделы не влияют на классификацию задач в других местах.

Дополнительные функции и в использовании

Асана не скупится на особенности. Когда вы создаете задачу, вы можете назначить ее члену команды, запланировать срок выполнения или добавить повторяющуюся дату, загрузить или связать с соответствующими документами, написать комментарии, добавить теги и даже подписаться или отписаться от себя и других, чтобы получать уведомления всякий раз, когда изменения происходят в задаче. Раздел «Комментарии» особенно полезен, поскольку он поддерживает, среди прочего, форматирование расширенного текста, редактирование комментариев и прямые упоминания с помощью символа @.

Теги помогают сделать задачи более доступными для поиска, а функция расширенного поиска, в которую мы углубимся позже, довольно хороша. Интерактивные флажки позволяют вам отмечать задачи по мере их выполнения, а также легко снимать флажки, если вы или другой участник Asana отбрасываете что-то по ошибке. Асана также дает вам возможность создать настраиваемое поле. Вы можете добавить поле, которое указывает приоритет задачи (низкий, средний, высокий), или вы можете использовать настраиваемые поля, чтобы указать состояние задачи (в ожидании, в процессе, в ожидании окончательного утверждения).

Asana также интегрирует календарь, который вы можете использовать для отслеживания сроков. Положительным моментом является то, что Асана, похоже, серьезно относится к отзывам пользователей. Получив крайне отрицательный отзыв об изменениях в календаре, Асана отменила обновление и работает над тем, чтобы сохранить унаследованные функции в дополнение к улучшениям производительности.

Asana не предлагает функции чата, что разочаровывает, хотя и интегрируется с Slack и Microsoft Teams. Асана предоставляет пространство под названием «Беседы», доску объявлений, на которой члены команды могут обсуждать вопросы друг с другом, которые не имеют прямого отношения к какой-либо конкретной задаче. Например, участники могут обсудить сферу будущих проектов, креативных идей или процедур. Тем не менее, это не эффективно для прямых сообщений или случайных разговоров.

Асана не самый лучший инструмент для графически насыщенных проектов, но с годами она улучшилась. Взгляд на канбан, о котором мы поговорим позже, является одним из таких улучшений. Вы можете загружать изображения в задачи, но не можете пометить их в самом приложении. Вы можете просмотреть прикрепленные изображения, однако, сформируйте приложение.

Шаблоны и Представления

Если вы не уверены, как настроить проект, Asana предоставляет серию шаблонов, которые вы можете использовать. Для начала нажмите кнопку «Плюс»> «Проект». Шаблоны это средняя вкладка. Примерами предварительно разработанных шаблонов являются Повестка дня собрания, Схема продукта и Направление сотрудника. Конечно, вы можете создать свой собственный шаблон, также не привязываясь к этим структурам. Думайте о них как о отправной точке.

Еще одна полезная функция - способность Асаны создавать зависимости между задачами. Допустим, у нас есть задача A, задача B и задача C, зарегистрированные в Асане. Если задача C не может быть выполнена до тех пор, пока задачи A, а затем B не будут завершены, мы можем добавить зависимости между этими тремя.

Естественно, вы можете ожидать, что у Asana будет какая-то функциональность диаграммы Ганта. Введите относительно недавний просмотр шкалы времени. Здесь пользователи могут увидеть все свои задачи, изложенные в формате стиля Ганта. Зависимости представлены линиями между задачами, и вы можете вносить изменения по желанию. Диаграммы Ганта особенно полезны для того, чтобы увидеть, как задержка в одном задании или длительное отсутствие члена команды могут повлиять на целевые даты в будущем. Асана также выкатила возможность организации задач в представлении по разделам. Teamwork Projects предлагает представление диаграммы Ганта, но оно не так хорошо разработано.

Канбан Доски в Асане

Асана теперь включает в себя представление Совета, разработанное, чтобы дать командам способ управлять работой, используя канбан. Приложения Kanban специализируются на том, чтобы помочь вам визуализировать всю работу, которую необходимо выполнить, и всю работу в процессе, с акцентом на то, чтобы команды не перегружались таким большим количеством задач, что они теряли фокус и становились менее продуктивными. Канбан делает это, ограничивая количество задач, которые могут быть назначены человеку или отделу в данный момент времени.

Trello - еще одно приложение для повышения производительности, использующее стиль канбан. Один из способов - установить несколько столбцов, соответствующих состоянию завершения. Это может иметь смысл, например, иметь столбцы для DEV, QA и Production. Чтобы переместить задачу с одного этапа на другой, просто перетащите ее на следующую.

Обратите внимание, что для использования этого вида доски необходимо создавать проекты именно в этом стиле. Другими словами, вы не можете просто переключиться с представления задач по умолчанию на этот стиль во время этого обзора. Чтобы изменить свой вид, на этапе создания проекта просто загляните в раздел макета и выберите опцию Board.

Как упоминалось ранее, представления Board могут быть более полезны для групп, работающих с визуальными материалами, поскольку вы можете установить изображения обложки для каждой задачи в столбце. Как и в других представлениях Asana, вы можете создавать настраиваемые поля в представлении Board и помечать комментарии непосредственно для людей с символом @, что является полезной, но менее распространенной функцией среди специализированных приложений kanban. Асана не обладает всеми желаемыми характеристиками канбана. Это пропускает плавательные дорожки и пределы незавершенного производства. KanbanFlow имеет все эти функции.

Расширенный поиск и отчеты

Asana включает в себя отличную функциональность расширенного поиска. На верхнем уровне, запрашивая термин, вы можете указать, ищете ли вы задачу или разговор. Другие поля по умолчанию включают в себя: Назначено, В проектах; и последовал Кроме того, вы можете указать, есть ли у задачи вложение, если оно выполнено, а также срок ее выполнения. Чтобы углубиться в детали, вы можете добавить фильтры для пользовательских полей, людей, тегов, зависимостей и даже подзадач. Если вы не можете найти то, что вы ищете с помощью этих инструментов, скорее всего, он не существовал в первую очередь.

Asana позволяет легко сохранить любой из этих сложных поисков в виде интерактивных отчетов, которые находятся в левом меню для быстрого доступа. Эти отчеты обновляются по мере того, как новые элементы соответствуют условиям, и вы можете редактировать условия поиска в любой момент. Мы ценим эту функцию, поскольку она может быть неоценимой для менеджеров, которые хотят выяснить, кто является продуктивным. Даже для отдельных лиц это хороший способ отслеживать индивидуальный прогресс с течением времени.

Мобильные приложения Асаны

Asana предлагает бесплатные мобильные приложения для Android и для iOS. Для тестирования мы установили Asana на Google Pixel под управлением Android 9.0. Мы без проблем загрузили приложение и запели в аккаунт.

Приложение настроено немного иначе, чем в Интернете, но интерфейс сохраняет свой чистый вид. Например, большинство навигационных ссылок и структур находятся с правой стороны экрана, а не слева. Как только вы войдете в систему, Асана перенаправит вас прямо в ваш список задач, в котором вы, скорее всего, будете проводить большую часть своего времени. Хотя все основные функции, в том числе возможность создавать, отслеживать и выполнять задачи, есть в приложении, Asana работает лучше всего на большом экране, где вы можете видеть много информации одновременно, поэтому небольшой размер экрана не т идеал.

Тем не менее, с вашего телефона определенно можно работать продуктивно, и мы ценим, что вы можете получить доступ к Asana из любого места, где у вас есть подключение к Интернету. Примечательно, что приложения также имеют множество автономных возможностей. Когда вы работаете в автономном режиме в мобильных приложениях, вы видите серые облака, указывающие на то, что контент еще не синхронизирован, поэтому никто из ваших соавторов не сможет его увидеть, пока ваше устройство не подключится и не выполнит синхронизацию.

Колода карт

Продуманный дизайн Asana, плавные интерактивные элементы и щедрое выделение участников в бесплатной версии делают ее мощным приложением для управления задачами для личных проектов и совместной работы. Его гибкость, широкий набор функций и разнообразие рабочих процессов также заслуживают высокой оценки. По всем этим причинам Асана зарабатывает Выбор редакции для приложений для совместной работы. Несмотря на то, что он недешевый, а его отсутствие структуры может поначалу вызывать некоторое беспокойство, мы обещаем, что это инструмент, который стоит использовать.