Видео: 🏃💨 Subway Surfers - Official Launch Trailer (Ноябрь 2024)
Если вы управляете типичным офисом малого и среднего бизнеса (SMB), важно начать год с правильной ноги. Предприятия малого и среднего бизнеса должны быстро переходить к реагированию на новые возможности по мере их появления, и наличие прочной офисной базы, на которой можно выполнять эту работу, имеет решающее значение для успеха. К счастью, убедиться, что ваш бизнес находится в отличной форме, можно довольно быстро. Правда, это рог изобилия ревизий; просто будьте благодарны, что никто из них не из IRS. Следуйте приведенному ниже контрольному списку из шести пунктов, и ваш офис будет готов принять любой вызов, который может принести 2016 год.
1. Будьте готовы к налоговому сезону
В деловом мире вы практически всегда готовитесь платить налоги тем или иным способом. Но начало года (если оно совпадает с финансовым годом вашей компании) особенно важно. Начните с того, что сядете со своим финансовым руководителем, чтобы провести большой аудит картины прошлогодних книг.
Конечно, вы можете впасть в холодный пот, когда слова «аудит» и «финансы» используются в одном и том же предложении, но смирись с этим: мы не говорим о том, чтобы успокоить непристойных агентов IRS. Это аудит, предназначенный для того, чтобы вы, ваши руководители и любые текущие или потенциальные инвесторы могли убедиться, что ваши финансы - и, соответственно, ваша организация - работают так, как должны. Вы проверяете цифры прошлого года, оцениваете деловые и финансовые процедуры и сопоставляете то, что действительно произошло, с тем, что вы ожидали, а также с тем, что вы сообщали. Аудит может быть проведен вашими внутренними руководителями по бухгалтерскому учету или сторонней фирмой или CPA. Вы даже можете создать небольшую целевую группу для выполнения работы в группе. То, что вы ищете, включает в себя:
Все доходы, полученные в предыдущем году и из какого источника,
Все расходы, произведенные в предыдущем году, с использованием каких способов оплаты, каким получателям и каким бюджетам; уделять особое внимание расходам на офис, технологии, стороннее обслуживание и инфраструктуру бизнеса,
Банковские выписки отзывы,
IRS и государственный / муниципальный налог (если таковые имеются) подачи обзоров,
Убедитесь, что соблюдаются надлежащие процедуры учета; если нет, поймите почему, потому что это может быть связано с определенным бизнес-процессом, который может нуждаться в пересмотре, и
Поместите результаты аудита в жесткий отчет (это инструмент, который вы действительно хотите использовать в течение года, поэтому сделайте его кратким, организованным и ценным - не настолько объемным, чтобы вы ничего не могли найти).
Правильно проведенный аудит должен занять не более одной недели, и его отчет предоставляет основной инструмент, с помощью которого можно использовать все - от планов закупок до целей продаж.
2. Аудит оборудования
С точки зрения офис-менеджера, знание того, где деньги, становится только первым шагом. Теперь вам нужно знать, где все остальное тоже. Начните с технологического оборудования. Это может показаться очевидным, но быстро становится опасной зоной для многих малых и средних предприятий, особенно тех, которые больше склоняются к среднему, чем к маленькому. Это из-за фразы «Принеси свое устройство» (BYOD). Так много ИТ-специалистов ненавидят, и так много пользователей используют любое аппаратное обеспечение, которое они могут достать - из любого источника и часто платят странным или коварным способом. По крайней мере, поместите эту информацию в организованную электронную таблицу, к которой вы можете обращаться в течение этого года и следующего. Более того, поместите информацию в специальное приложение для управления рабочим столом, такое как Microsoft System Center Configuration Manager или MMSoft Pulseway.
Начните с отчета об аудите, начиная с шага 1, так как он должен содержать официальный список ваших покупок оборудования. Затем отследите, какие устройства на самом деле используются (гарантированно вы найдете некоторые сюрпризы). Некоторые сотрудники будут использовать персональные устройства, за которые они заплатили, для выполнения работы, в то время как другие будут использовать потребительские устройства как для рабочих, так и для личных задач, которые были оплачены компанией. Узнайте, у кого есть что, используется ли оно надлежащим образом, и это поможет вам решить, может ли быть лучший способ заплатить за это.
И после того, как вы прошли через эту массу новых технологий, не забудьте провести традиционный аппаратный аудит, чтобы найти ПК, серверы, принтеры и другое офисное оборудование, которое подходит к концу или истечению срока службы. Аренда, чтобы вы знали, что будет необходимо обновить в этом году и когда. Работайте с торговыми представителями оборудования и вашим бухгалтерским отделом, чтобы разработать план вывода из эксплуатации этого старого оборудования и замены его новыми устройствами.
3. Аудит программного обеспечения
Аудит программного обеспечения имеет ту же основную цель, что и аудит оборудования: выяснить, что вы установили, где он установлен, как за него заплатили (имеется в виду, на какой бюджет он был назначен) и какие лицензии или подписки будут продлены. Обязательно отметьте их в своем календаре.
Однако, точно так же, как аппаратный аудит, современные времена сделали программный аудит немного более сложным. Подобно сотрудникам, использующим персональные устройства для работы, многие также используют свои собственные облачные сервисы. Это может произойти из-за того, что один пользователь решает подписаться на определенный сервис, или даже целая команда развертывает облачный сервис только между собой.
Зачастую эти услуги оплачиваются с помощью периодических платежей, назначаемых на личные или корпоративные кредитные карты, и бухгалтерии может быть сложно определить, что покупается. Это может привести к ошибкам учета, но они незначительны по сравнению с потенциальными проблемами ИТ, когда эти облачные сервисы просят пользователей загрузить программное обеспечение (которое не только не было проверено ИТ, но и полностью их обошло). Выключите такое программное обеспечение, убедитесь, что за него платят должным образом, а затем решите, сохранить его или заменить на более эффективное решение.
Если говорить более традиционно, используйте аудит программного обеспечения, чтобы уделить особое внимание программному обеспечению безопасности: антивирус, виртуальная частная сеть (VPN) и шифрование - вот три примера. Это строительные блоки решения, которые могут остановить процесс на его пути, если их лицензии не работают, поэтому убедитесь, что вы знаете, когда лицензии и подписки должны быть продлены и какие пользователи будут нуждаться в них.
Во время аудита программного обеспечения также полезно изучить процедуры резервного копирования и обеспечения безопасности данных. Обычно это касается как аппаратного, так и программного обеспечения, но это требование для большинства программных процессов, поэтому не стоит забывать об этом. Проведите тестовые прогоны планов резервного копирования и аварийного восстановления (DR), чтобы убедиться в их работоспособности, проведите аудит резервного копирования данных как локально, так и в облаке, чтобы убедиться, что они не повреждены, и посмотрите, сколько вы заплатили за эти решения в прошлом году, чтобы посмотрим, сможете ли вы сделать лучше.
4. Сетевой аудит
Вам понадобится ваше ИТ-руководство, чтобы помочь с этим. Сетевой аудит позволяет:
Знать, какую сетевую инфраструктуру вы используете в настоящее время (как физическую, так и в облачной),
Сопоставьте эту инфраструктуру с выполняемыми на ней бизнес-процессами, чтобы проверить емкость, и
Оцените не только то, что вы платите, но и то, получаете ли вы то, за что заплатили; это особенно важно для всех провайдеров интернета и мобильной сети.
Проанализируйте свое интернет-соединение не только с офисом, но и с любыми внешними веб-серверами, облачными службами, удаленными сотрудниками и удаленными узлами. Вы получали представление, за которое заплатили? Если ваш внутренний ИТ-отдел не знает, как проверить эту информацию, обратитесь к стороннему сетевому консультанту. Наконец, убедитесь, что ИТ-отдел обновляет ваши офисные маршрутизаторы, коммутаторы и другое сетевое оборудование, чтобы они работали с последней версией микропрограммного обеспечения, и убедитесь, что все они протестированы с вашим текущим набором критически важных для бизнеса приложений, прежде чем развертывать их все. Если у вас есть удаленные сайты или удаленные пользователи, которые подключаются из дома, убедитесь, что их сетевое оборудование также прошито и безопасно.
5. Прогуляйтесь по офису
Это может звучать перевернуто, но это серьезный шаг. Вы не можете узнать все, что вам нужно знать о вашем бизнесе, через электронную таблицу или панель управления. Встань и возьми тур. Поговорите с сотрудниками о том, как они выполняют свою работу, особенно о командах и процессах. Понимание того, как выполняется работа, является ключом не только к развертыванию правильного инструмента для правильной работы, но часто к открытию новых возможностей для экономии или получения прибыли.
С более обыденной стороны, оцените, как ваш офис выглядит и функционирует на физическом уровне. Обрати внимание на:
Офисная мебель,
Оборудование для комнаты отдыха и кухонная техника,
Доски для конференций, экраны, телефоны и
Общая офисная техника - шредеры, принтеры, факсы.
Убедитесь, что эти вещи необходимы, в исправном рабочем состоянии и снабжены расходными материалами, необходимыми для работы (например, тонер, бумага и т. Д.).
6. Проанализируйте свой бизнес и маркетинговые планы
Вы пошли вниз по номерам. Теперь пришло время поднять голову и взглянуть на общую картину вашей организации, и это всегда начинается с вашего бизнес-плана. Сядьте со своим руководящим персоналом и детально рассмотрите ваш план. Вы там, где вы должны быть (имеется в виду, где ваш план говорит, что вы будете)? Ваш бизнес по-прежнему наиболее эффективен? Задайте этот вопрос независимо от того, работает ли бизнес оптимально; всегда может быть лучший путь. Составьте список своих бизнес-процессов, проконсультируйтесь с ключевыми сотрудниками об этих процессах, наметьте их шаг за шагом, а затем рассмотрите их подробно. Есть ли более эффективные инструменты, программное обеспечение или услуги, которые вы могли бы использовать, чтобы быть более конкурентоспособными? Правильные люди делают эту работу? Являются ли процессы эффективными или избыточными? Цель здесь не в том, чтобы увольнять людей или управлять ими; это чтобы полностью понять, как твой бизнес делает бизнес, суп к орехам.
Пройдите прошлогодний маркетинговый план таким же взглядом. Проверьте результаты и спросите, действительно ли вы находитесь там, где должны быть, когда результаты сравниваются с расходами. Где ты слаб и как ты можешь улучшить? Обратите особое внимание на:
Исследования рынка,
Продвижение и реклама,
События и
Пресс-отношения.
В рамках этого упражнения не забудьте проанализировать свои профили в Интернете и социальных сетях. Они достигают правильных клиентов? Они в курсе? Были ли обновлены описания продуктов или услуг, цены и даже названия руководителей? Проверьте эти данные энергично, потому что ничто не отключает онлайн-клиентов быстрее, чем посещение сайта, который, по их мнению, не поддерживается.
Конечно, эти шесть шагов легче написать, чем сделать. Мы говорим о значительном объеме работы, без вопросов. Но, если вы пристегнетесь и попросите нужных людей помочь, все это может быть достигнуто за пару недель. И эти две недели могут окупить значительный процесс, расходы и даже прибыль для вашего бизнеса до конца года.
