Будьте организованы: 10 стратегий для лучшего, более эффективного списка дел

Насколько эффективен ваш список дел? Это поможет вам спланировать свой день? Это поможет вам расставить приоритеты? Или это бесконечный список вещей, которые вы чувствуете вину за то, что еще не сделали, и теперь вы вряд ли это сделаете вообще?

Хороший список дел способен не только сформировать ваш день, но и сфокусировать ваше внимание на том, что для вас наиболее важно. Записывая свои задачи, вы фактически разбиваете свои большие цели на более управляемые части. Еженедельная задача по очистке бумаги, скопившейся на вашем столе, может помочь вам достичь большей цели - оставаться организованным и безбумажным. Даже список покупок может указывать на большую цель хорошо питаться или больше готовить дома.

Когда вы научитесь составлять эффективный список дел, вы сможете лучше ориентироваться в своих истинных целях. Хороший список дел должен помочь вам, а не полон страха. Вот несколько советов по составлению лучших списков дел.

1. Выберите правильное приложение для вас

Первый шаг в создании лучшего списка дел - это решить, где его хранить. Нет ничего плохого в том, что у вас есть список дел. Если это работает для вас, отлично. Тем не менее, есть много причин, по которым действительно хорошее приложение списка дел превосходит:

• Приложения To-Do имеют встроенные напоминания.
• Цифровые списки легче редактировать, чем бумажные, поэтому вы можете корректировать свои приоритеты и уточнять свои задачи по мере необходимости.
• Вы не можете потерять цифровой список, сохраненный в облаке. Если вы не организованный человек, это может быть ключевым преимуществом.
• Различные представления в приложении дел позволяют видеть только те задачи, которые актуальны на данный момент.
• Приложения списка дел могут быть совместными; Вы можете назначать задачи другим людям и получать уведомления, когда они их выполняют.
• Вы можете выбрать приложение из списка дел с функциями, которые мотивируют вас, будь то красивый дизайн или игровой опыт.

Существует огромное количество приложений списка дел. Вы можете потерять производительность целых дней, изучая все приложения для управления задачами, которые отображаются в поиске в любом магазине приложений. Протестировав многие из них, я рекомендую больше всего:

• Todoist
• Any.do
• Асана
• вещи

Несколько других приложений, которые хороши в определенных обстоятельствах, - это Google Tasks (для интеграции с приложениями G Suite), Microsoft To-Do (если вы используете Microsoft Office или Windows 10), Habitica (если вам нравится геймификация) и Omnifocus (для тех, которые добавляют много деталей к своим задачам). Однако есть много других. Если ничего из этого не пришло вам в голову, спросите своих друзей (особенно организованных), что они используют. Попробуйте несколько и выберите тот, который вам нравится, и он сохранит вашу информацию в облаке, чтобы вы ничего не потеряли.

Если вам нужна помощь в отслеживании задач, потому что они, кажется, всегда выполняются или находятся в режиме ожидания, приложение доски объявлений канбан, такое как Trello, может помочь вам лучше, чем более традиционный список дел.

2. Составьте более одного списка

Очень немногие люди имеют только один список дел. Создайте список дел для работы и отдельный для личных задач. У вас может быть общий список домашних заданий, список «Когда-нибудь», где вы записываете то, что хотели бы сделать, но не срочно, и многое другое.

Наличие более одного списка поможет вам сосредоточиться. Когда вы на работе и готовы взять на себя некоторые связанные с работой задачи, вы не хотите, чтобы вас отвлекал тот факт, что вы должны испечь праздничный торт в свой выходной.

Все отличные приложения позволяют вам создавать несколько списков. Начните с нескольких простых и очевидных, таких как:

• работай
• личный
• Домашнее хозяйство

Может быть, для вас более разумно иметь Проект A и Проект B, а не общий Рабочий список. Что еще тебе нужно? Вы всегда можете изменить свой список списков позже.

3. Добавить новые задачи как можно быстрее

Когда у вас в голове появляется новое задание, запишите его в свой список дел как можно быстрее. Если в вашем приложении есть какое-то сочетание клавиш для добавления нового задания, изучите его. Если в вашем приложении есть ярлык мобильного телефона, настройте его.

Когда вы добавляете задачи в свой список дел, как только вы о них думаете, вы не можете останавливаться на них. Как только оно записано, вам больше не нужно его запоминать.

4. Назначить сроки

Когда у задачи есть срок выполнения, добавьте его в свой список дел. Сроки помогают вам расставить приоритеты.

Не каждому заданию требуется тяжелый и быстрый срок выполнения в реальной жизни, чтобы получить его в своем списке дел. Назначьте дату для задач, когда вы примерно знаете, когда думаете, что сможете это сделать.

Это эффективно по двум причинам: во-первых, большинство текущих дел позволяют вам видеть, что должно быть «сегодня», «завтра» и «на этой неделе», независимо от того, в каком списке они находятся. Итак, вы можете видеть все, что нужно » сегодня »в вашем рабочем списке, личном списке и т. д. Во-вторых, назначая сроки выполнения заданий, вы эффективно распланируете свою неделю, что является отличной стратегией управления временем.

5. Пересматривайте Ежедневно

Начните каждый день, бросая взгляд на список дел на день и оценивая, насколько это разумно. Тогда пересмотрите это. Если у вас сегодня слишком много задач и вы знаете, что не сможете их решить, вы настраиваете себя на неудачу.

6. Ограничьте себя от трех до пяти ежедневных задач

В среднем за день я проверяю от трех до пяти заданий. Если я случайно запланировал 12 заданий на день, я знаю, что я не получу их всех, а это значит, что я должен изменить их приоритеты и изменить сроки их выполнения. Если я увижу эту потенциальную проблему до того, как начнется мой день, я смогу приспособиться, а не чувствовать стресс от всех тех задач, которые я намеревался выполнить и не сделал.

Каков ваш ежедневный лимит задач? Это зависит от того, какие задачи вы записываете и насколько сложно их выполнить. Со временем, если вы отследите, сколько задач вы проверяете каждый день - лучшие приложения для вас делают это - вы узнаете максимум. Как только вы знаете свой максимум, вы можете ограничить свои ежедневные задания разумным числом.

7. Запишите задачи, а не цели или задачи

То, что вы пишете в своем списке дел, имеет значение. Заполните свои списки задачами, а не целями и задачами. Чтобы сделать это, вы должны знать разницу между ними.

Цели - это большие достижения или желаемые результаты. Их обычно трудно определить количественно. Примером является «свободно говорить на хинди». Включение этого в ваш список дел не будет очень эффективным.

Цели являются маркерами на пути к достижению цели. Гораздо проще спутать их с задачами, потому что цели более конкретны и поддаются количественной оценке. Примером цели может быть «поговорить на хинди о моих любимых фильмах».

Итак, каковы задачи? Задачи - это действия, которые вы предпринимаете для достижения цели. Разбейте цель и у вас есть свои задачи. Очень часто это отдельные события, хотя они могут повторяться. Задача может быть «выучить три новых глагола хинди» или «учиться в течение 30 минут».

Задачи, а не цели или задачи - это то, что входит в список дел.

8. Держите свои цели и задачи отдельно

Определение ваших целей и задач является важной частью составления лучших и более эффективных списков дел. В идеальном мире задачи, которые вы выполняете, в первую очередь направлены на достижение ваших целей. Если нет, почему вы тратите свое время на их выполнение? Вам нужно знать, каковы ваши цели, но они вам не нужны в вашем списке дел.

Запишите свои цели и задачи в другом месте. Если в вашем списке дел есть раздел заметок, поместите их туда. Если вы ведете журнал, вы можете записать свои цели и пересматривать их ежеквартально или ежегодно. Время от времени обращайтесь к своим целям, но не позволяйте им отвлекать вас от конкретных вещей, которые вам нужно сделать сегодня.

9. Посмотрите на свой список дел часто

Эффективный список дел ведет вас в течение всего дня. Посмотрите на это в начале недели, чтобы спланировать свое время. Посмотрите на это в начале дня, чтобы пересмотреть свой план на день. Посмотрите на это после обеда, чтобы вы знали, на чем еще вы должны сосредоточиться до конца дня. Когда вы чувствуете себя потерянным в задании или хотите от него оторваться, посмотрите в своем списке дел что-то маленькое и простое, что вы можете решить за это время.

Чем больше вы смотрите в свой список, тем больше вы доверяете ему. Чем больше вы этому доверяете, тем меньше вам нужно помнить, какие задачи вы должны выполнять. Чем меньше вы должны помнить, тем больше вы освобождаете свой ум, чтобы сосредоточиться на задаче.

10. Сделайте свой список дел сканируемым

Если вы часто смотрите на свой список дел - и я думаю, что вам следует - вы быстро поймете, насколько полезно увидеть то, что вам нужно, с первого взгляда, а не через глубокое чтение.

Используйте жесткий язык или стенографию, чтобы написать свои задачи. Многие приложения имеют приоритетные оценки или звездочки, которые вы можете добавить, что позволит вам выделить важные задачи Цвет, код вашей задачи, если это помогает. Примените значки, которые дают вам больше информации о задаче, например, требует ли она телефонного звонка или связана с медицинским обслуживанием. Независимо от того, как быстро вы просматриваете свой список дел, вы сможете получить много информации о том, что нужно сделать.

Сердце Производительности

Отличный список дел лежит в основе личной продуктивности. Это такая радость - найти приложение и процесс управления задачами, которые подходят именно вам. Отметка пунктов в вашем списке дает вам чувство выполненного долга и является ключевым элементом организации. Надежная система дел делает жизнь проще и менее напряженной.