Будьте организованы: 5 способов саботировать вашу производительность

Я провожу много времени, читая исследования об организации и производительности, и я провожу много времени с любителями технологий. Так как я нашел теории и лучшие практики по максимизации производительности и сохранению организованности, я также заметил общие привычки среди людей, которые любят технологии, которые напрямую саботируют их способность функционировать в своих лучших проявлениях.

Люди много говорят о производительности, но редко проводят много времени, обсуждая, что это такое. Для меня продуктивность очень личная, но, в конечном счете, речь идет о достижении целей.

Целью может быть что угодно, от максимизации прибыли в бизнесе до выполнения работы с девяти до пяти быстрее, чтобы у вас остались некоторые умственные и физические ресурсы для достижения личных интересов. Некоторые люди хотят быстрее выходить из офиса, чтобы проводить больше времени со своей семьей. Некоторые люди хотят каждый вечер писать по два часа на написание сценария фильма.

Независимо от того, что вы хотите сделать, быть самым продуктивным для себя означает:

1. думать о том, что вы стремитесь сделать, 2. выяснить, что вы можете сделать, если вы создадите оптимальную среду, и

3. создание оптимальной среды и выполнение ваших задач или достижение ваших целей.

Конечно, проблема заключается в выполнении. Позвольте мне указать на некоторые из наиболее распространенных способов, которыми я вижу энтузиастов технологий, в частности саботирующих их производительность.

1. App-Hopping

Если вы любите технологии, вы, вероятно, также любите приложения. Вы всегда скачиваете последнее приложение. Ты гордишься тем, что рано усыновил. Тем не менее, вы саботируете себя, если вы работаете с приложениями для повышения производительности. Приложения для повышения производительности - это любые приложения и службы, которые помогают вам выполнять работу, включая списки дел, приложения для управления задачами, службы синхронизации файлов, приложения для создания заметок, календари и офисные пакеты.

С каждым новым приложением уйдет время на миграцию и обучение работе с системой. Добавьте настройки, и вы тратите много времени на продуктивную работу. Кроме того, вам потребуется время, чтобы выработать новые привычки для использования этих приложений, которые вы, вероятно, используете ежедневно. Это больше потерянного времени, а часто и больше «работы над работой».

Тем не менее, вы должны избавиться от любого приложения или службы, которые не отвечают вашим потребностям. Но это решение должно основываться на том, делают ли ваши существующие инструменты то, что вам нужно, а не на том, считаете ли вы, что трава может быть более зеленой с другим приложением.

Совет: выберите одно приложение для каждой из ваших потребностей производительности и придерживайтесь его.

2. Падение в Черную дыру

Большинство технических энтузиастов знают, что им не следует тратить слишком много времени на электронную почту, и все же они поглощаются ею часами каждый день. Насколько серьезна ваша проблема с электронной почтой? Ты вообще знаешь сколько времени ты тратишь?

Один из способов измерить это - использовать RescueTime, инструмент freemium, который незаметно работает в фоновом режиме, чтобы записывать, сколько времени вы тратите на каждое приложение и веб-сайт, который вы используете, включая электронную почту.

RescueTime может открыть вам глаза на серьезность вашей проблемы с электронной почтой, но не может помешать вам использовать его. Плагин Stayfocusd можно использовать, если вы используете веб-почту. Добавьте свой веб-сайт электронной почты в список доменов, к которым вам будет запрещен доступ, а затем установите время, когда ограничения должны применяться. StayFocusd заблокирует вас с сайта.

Кстати, еще один способ обуздать проблему с электронной почтой - это создать новые привычки при проверке электронной почты. Эксперты обычно соглашаются с тем, что один из худших способов саботировать свою производительность - открывать электронную почту, как только они добираются до своих рабочих мест. Лучше начать день с высокопроизводительной задачи и сохранить электронную почту на потом.

«Но, - возражаете вы, - что, если есть важное электронное письмо, с которым мне нужно срочно отреагировать?» Если электронная почта - это ошейник на шее, проверьте рабочую электронную почту на своем смартфоне и принимайте меры только по неотложным вопросам. Возьмите в привычку только проверять его по телефону, что облегчит закрытие приложения электронной почты и переход к реальной работе. Сделайте хотя бы 45 минут реальной работы, прежде чем в конечном итоге запустить электронную почту на своем компьютере. Вы можете просто оказаться втянутыми в эту важную задачу и игнорировать электронную почту намного позже, и это отличная привычка для развития.

Когда все остальное терпит неудачу, я люблю повторять эту мантру: мне не платят, чтобы ответить на электронную почту.

Примечание. Возможно, вам придется изменить мантру, если вам действительно платят за ответ по электронной почте.

Совет: используйте RescueTime для количественной оценки вашей проблемы с электронной почтой. Никогда не открывайте приложение электронной почты первым делом на своей рабочей станции. Постарайтесь выполнить как минимум 45 минут реальной работы, прежде чем отправлять письма.

3. Вера в то, что многозадачность непродуктивна

Люди, которые читают о технологиях, технической культуре и производительности, знают, что многозадачность непродуктивна.

Ну, извини, но это просто неправда.

Исследования по многозадачности показывают, что это очень продуктивно, но только до определенной точки (см., Например, работу Diwas KC и Narayan). При построении графика значение многозадачности имеет инвертированную U-форму. Немного это хорошо, но слишком много - это так же плохо, как и ничего.

Исследования также показывают, что ценность многозадачности варьируется в зависимости от человека и типа выполняемой работы. Честно говоря, я считаю, что большинство людей знают, какой из их

задачи подходят и не подходят для многозадачности. Застрял в собрании, которое не имеет к тебе никакого отношения? Идите вперед и догоните по электронной почте! Составление предложения на миллион долларов? Тебе лучше сосредоточиться на одной задаче.

Совет: прекратите говорить себе, что многозадачность плоха, и используйте ее для подходящих задач. Не торопи, хотя.

4. Невольно создавая дубликаты аккаунтов

Сколько раз вы регистрировали учетную запись в Интернете, чтобы потом осознать, что она уже была привязана к другому адресу электронной почты? Это распространенная проблема среди первых пользователей, которые гордятся подпиской на новые онлайн-сайты и сервисы, как только они становятся доступными.

Наличие нескольких учетных записей может быть проблемой, если вы потратили время на настройку начальной учетной записи. Это также проблема, если вы сохранили какие-либо данные в этой первой учетной записи, которые вам могут понадобиться снова.

Самый простой способ избежать создания дублирующих учетных записей - использовать менеджер паролей. Менеджеры паролей управляют вашими именами пользователей и паролями, и, как следствие, они также отслеживают, есть ли у вас учетная запись в каком-либо приложении, сайте или службе.

Я лично тестирую программное обеспечение и онлайн-сервисы как часть своей работы, и в результате у меня более 450 онлайн-аккаунтов. Я бы никогда не смог отслеживать свои онлайн-регистрации без менеджера паролей. Я использую Dashlane, который является выбором редакторов PCMag. Есть два других варианта редактора: LastPass Premium и Sticky Password Premium.

Совет: используйте менеджер паролей, чтобы предотвратить непреднамеренное создание дублирующих учетных записей.

5. Планирование встреч, когда вы острее

Вам нравится быть резким во время встреч, верно? К сожалению, если встречи не являются основой вашей работы, планирование совещаний, когда вы находитесь в самом разгаре, крайне непродуктивно.

Как и электронная почта, встречи считаются «работой над работой». Настоящая работа - это то, что вы делаете после встречи. Поэтому лучше всего планировать встречи в течение дня, когда вы обычно спадаете, обычно днем, и защищать ваши важные часы, когда вы можете справиться с трудными проблемами.

Какое это имеет отношение к тому, чтобы быть технологическим энтузиастом? Что ж, мои коллеги-гики, если вы супер-подключены и используете все последние подключенные решения для календаря и инструменты планирования, такие как Doodle, то, возможно, ваши коллеги и партнеры могут видеть, когда вы свободны и когда вы заняты. Любой может легко предложить встретиться утром, если это в хронологическом порядке впервые, когда все свободны.

Поэтому блокируйте в своем календаре любое время суток, когда вы находитесь на пике. Для большинства людей это первые несколько часов рабочего дня. Назовите это время «сфокусировать работу» или пометьте его как конфиденциальное, чтобы люди могли видеть, что вы заняты, но не знаете, что вы делаете. Блокирование продуктивного рабочего дня также отвлечет вас от планирования других непродуктивных дел в это время, например, посещений врача. Сохраните эти вещи на время дня, когда вы перегорели.

Совет: не планируйте встречи или встречи в часы максимальной производительности. Заблокируйте это время в своем календаре для работы.