Будьте организованы: Chandoo и карта жизни в Excel

Пурна Дуггирала больше известен как Чанду. Он управляет веб-сайтом - и информационным бюллетенем, и форумом, и подкастом - на Chandoo.org, посвященном обучению людей, как использовать Microsoft Excel. В отличие от некоторых экспертов по программному обеспечению, которые специализируются только на обучении опытных пользователей мелочам своих инструментов, работа Chandoo помогает всем, вплоть до начинающих, которые только учатся понимать Excel и то, как он может помочь им организовать свою жизнь простыми способами.

Чанду считает, что Excel также может быть инструментом, помогающим нам лучше понять себя. «Если мы не сможем проанализировать наши данные и понять закономерности, - сказал он, - мы беспомощны».

Он начал свой сайт около десяти лет назад, когда это был просто личный блог. После нескольких лет работы в свободное время он оставил свою работу, чтобы сделать Chandoo.org центром своей работы. Тем не менее, он все еще личный, со ссылками на его детей-близнецов, его жену, его увлечение велосипедным спортом и его любовь к Легосу, и все это совмещено с советами по освоению Microsoft Excel.

Я взял интервью у Чанду, чтобы спросить, как он, как гуру Excel, использует этот инструмент для организации своей жизни и своей работы, и как новички, которые почти ничего не знают об Excel, могут начать работу с программным обеспечением. Я засмеялся, увидев, сколько его ответов пришло в виде маркеров, иллюстрирующих, возможно, то, как жизнь и дыхание в блоках Excel могут влиять на то, как вы думаете.

Джилл Даффи: Вы взяли блог, которым раньше занимались в свободное время, и превратили его в дело своей жизни. Как вы, как гуру Excel, управляете и систематизируете все материалы, которые вы собрали для сайта? Можете ли вы поделиться как техническими советами, так и более общими принципами, которые сообщают, как вы это делаете?

Chandoo: Да, Chandoo.org раньше был личным блогом и хобби до начала 2010 года. Затем в апреле 2010 года я оставил свою работу в крупной ИТ-компании, чтобы стать индивидуальным предпринимателем. До сих пор это был захватывающий и обогащающий опыт.

Сайт работает на WordPress. Я был веб-разработчиком всю свою жизнь. Поэтому мне нравится работать с PHP, JavaScript и HTML, чтобы сделать наш сайт удобным и ценным для нашей аудитории. Я использую кучу инструментов и концепций для создания и обмена контентом с читателями Chandoo.org.

Инструменты:

• Camtasia от TechSmith для создания и редактирования видео
• Audacity для создания и редактирования подкастов
• Paint.NET и Snagit для создания и редактирования изображений
• Excel, конечно, для создания загружаемых книг и примеров для моего сайта
• Excel VBA для генерации HTML кода для сайта
• Notepad ++ для создания и редактирования страниц PHP / HTML
• Cloudberry Explorer и WinSCP для загрузки файлов на наши серверы

Основные понятия:

• Напишите одну статью за один раз. Я сосредоточен на создании отличного контента на сегодня и завтра. Каждый раз, когда у меня выходит статья, я спрашиваю себя: «Как это сделает кого-то удивительным?» Ключевое слово кто-то. Если вы будете пытаться писать для всех каждый раз, вы не найдете много идей. Поэтому я стараюсь сосредоточиться на помощи подразделу нашей аудитории в каждой статье.
• Будь проще. Я пишу на простом английском и ясно объясняю концепции, часто придавая им юмор. Excel может быть серой темой, поэтому я хочу, чтобы обсуждение было живым и актуальным. Я использую различные форматы - изображения, анимированные GIF-файлы, видео, аудио и текст - для охвата нашей аудитории.
• Добавьте мою личность. Я представляю немного своей личности во всем, что я публикую на Chandoo.org. Я делюсь важными вехами в моей жизни, моими ошибками и моими победами с нашей аудиторией, чтобы они чувствовали связь со мной.

ДД: Как вы посоветуете кому-то, кто впервые использует Excel, начать работу? Есть ли принципы, которые нужно изучить в первую очередь, или же важно, какова их цель или задача при использовании Excel?

Chandoo: Если вы абсолютно новичок в Excel, самый простой способ начать это открыть и поиграть с ним некоторое время.

Когда вы ознакомитесь с пользовательским интерфейсом, перейдите к Excel Baby Steps или Excel для начинающих на нашем сайте и узнайте о различных повседневных задачах.

Как только вы выйдете за рамки начального уровня, лучший способ изучить Excel - это использовать его каждый день. Есть так много, что вы можете получить, наткнувшись на функции и кнопки меню.

Кроме того, подпишитесь на рассылку новостей или подкаст, чтобы вы могли получить ценные навыки, сценарии, ярлыки и советы.

Всякий раз, когда вы узнаете что-то новое об Excel, применяйте это на практике. Таким образом, вы запомните концепции лучше.

ДД: Я встречаю много людей, которые чувствуют себя дезорганизованными в своей цифровой жизни. Есть ли у вас какие-либо советы, советы или примеры использования Excel для организации другого аспекта жизни или работы?

Chandoo: Excel - это мощный и элегантный инструмент для управления всеми аспектами жизни. Для начала, Excel отлично подходит для

• Бюджетирование и отслеживание расходов
• Списки дел
• Отслеживание целей
• Планирование личных или рабочих проектов

Я начал изучать Excel в 2006 году, когда я получил свою первую работу в качестве бизнес-аналитика. В те дни я построил несколько трекеров, чтобы контролировать мои бюджеты, планировать свои инвестиции, принимать решения о покупке (например, автомобиль, дом и т. Д.) И отслеживать мои тренировки.

В настоящее время мобильные приложения играют жизненно важную роль в удовлетворении большинства этих потребностей. Но у приложений есть один недостаток: они не дают вам возможности анализировать и понимать ваши собственные данные так, как это делает Excel.

Например, я отслеживаю свои тренировки и сплю с Fitbit, но это не позволяет мне анализировать схемы сна за неделю или сравнивать, как у меня езда на велосипеде между двумя днями. Если мы не можем проанализировать наши данные и понять закономерности, мы беспомощны.

Это где Excel светит. Вы можете использовать его, чтобы отслеживать практически все и анализировать, когда у вас есть данные.

Благодаря мобильному приложению Excel для iOS, Android и Windows вы можете легко вводить данные из любого места и получать информацию с вашего дивана.

Вы можете создать собственное аналитическое приложение с помощью Excel в четыре этапа:

1) Структурируйте свое аналитическое приложение по трем сегментам: ввод, расчет и вывод.

2) Настройте свою рабочую таблицу как можно проще. Начните с нескольких полей и структурируйте свои данные в виде таблицы Excel. Это позволяет легко добавлять данные.

3) Используйте формулы (для опытных пользователей) или сводные таблицы (для начинающих и пользователей среднего уровня), чтобы обработать данные.

4) Визуализация с использованием диаграмм или спарклайнов или условного форматирования.

Затем вы можете отслеживать ваши успехи из приложения Excel или с помощью Excel на вашем ПК или Mac.

ДД: Какие еще примеры того, как вы использовали Excel для составления графика своей личной жизни?

Chandoo: Я сделал трекер для кормления детей, когда у нас были близнецы в сентябре 2009 года. Это еще одна история, которую я бросил отслеживать, чувствуя себя перегруженным циклом смены подгузников, смешиваю молочные смеси, кормлю и поглаживаю их несколько сотен раз.

Визуализация моей первой 200-километровой поездки на велосипеде - еще одна.

В июле 2014 года я впервые покатался на велосипеде на 200 км. Я хотел отпраздновать это достижение со своей аудиторией. Таким образом, я сделал книгу Excel со всей статистикой о поездке.

Другой визуализирует седьмую победу Уимблдона Роджера Федерера. Я люблю теннис, и я восхищаюсь Роджером Федерером. Поэтому, когда он в седьмой раз выиграл титул Уимблдона, я создал великолепную книгу Excel, в которой описывается ход матча и статистика.

ДД: Многие люди чувствуют, что они дезорганизованы не только своими технологиями, но и тем, как им удается изучать новые концепции. Какой совет вы бы узнали о том, чтобы узнать что-то новое организованно и эффективно?

Chandoo: обучение является ценным навыком. Это держит нас молодыми и острыми. Вот несколько способов узнать любую новую идею:

• Начало. Не откладывайте учебные цели. Отводите всего один час в неделю, чтобы узнать что-то новое. Это может быть программирование, новые языки, плотницкие работы или создание сводных таблиц.
• Сожмите обучение в простой. Подпишитесь на подкасты или получите аудиокниги и слушайте их во время поездок и ожидания.
• Всякий раз, когда вы узнаете что-то новое, попытайтесь связать идею с существующей концепцией, которую вы хорошо знаете. Это усиливает повествование и помогает вам лучше запомнить идею.
• Не будьте жадными со знанием. Поделитесь тем, что вы узнали, с другими. Это улучшает ваше понимание концепций и делает вас экспертом в этой области.
• Когда дело доходит до программного обеспечения (или приложений), мы застенчивы. Это означает, что мы не нажимаем кнопку и не нажимаем на пункт меню, если не знаем, что он делает. Будьте смелее и нажимайте кнопки. Это может привести вас в интересную кроличью нору и преподать вам ценные уроки. Конечно, убедитесь, что вы сохраняете файлы.

Для получения дополнительных советов по Excel см. 12 правил Chandoo по созданию лучших электронных таблиц и 20 советов по Excel для того, чтобы стать Pro Spreadsheet Pro.