Организоваться: как избежать времени, затрачиваемого на электронную почту

Электронная почта разрушает производительность, и почти никто не понимает, насколько плохо. Количество времени, которое люди проводят в почтовых программах, колеблется, приближаясь к 30 процентам в день. Однако есть способ справиться с этим. И вы действительно можете решить проблему с электронной почтой, не уменьшая при этом общее количество времени, которое вы тратите на электронную почту. Решение, которым я поделюсь ниже, зависит от лучшего понимания проблемы.

Электронная почта хуже, чем Facebook

Электронная почта хуже для вашей производительности, чем Facebook, согласно исследованию, и проблема в том, что люди не понимают, сколько времени они проводят в электронной почте.

Робби Макдонелл, вице-президент по разработке продуктов в RescueTime, соглашается, основываясь на том, что он видит и слышит от пользователей. RescueTime - это инструмент для управления временем, который отслеживает приложения и веб-сайты, которые вы используете на своем компьютере и мобильном устройстве. Затем он генерирует отчеты, показывающие, как вы проводите свое время.

Я спросил Макдонелла, какие тенденции производительности он и его коллеги из RescueTime видят, когда они смотрят на данные, собранные от их пользователей в совокупности. «Самая большая тенденция, которую мы видим, - это то, что время людей, как правило, доминирует над коммуникационными приложениями. Именно электронная почта в наших данных всегда находится на вершине».

«От людей, подписавшихся на RescueTime, мы слышим следующее:« Мне страшно видеть, что говорят данные, потому что я не хочу видеть, сколько времени я провожу на Facebook или Reddit ». Часто, спустя неделю, они говорят: «Все было не так плохо, как я думал, но, боже мой, я трачу много времени на электронную почту», - добавил Макдонелл.

Почему электронная почта плохая?

Так почему же электронная почта плоха? Некоторые эксперты по производительности говорят, что электронная почта - это «работа над работой», а не сама работа. Другой аргумент, который, вероятно, является более точным, заключается в том, что электронная почта постоянно прерывает нас. Количество времени, которое мы проводим по электронной почте, не является проблемой. Дело в том, что время распространяется на весь день.

В частности, работникам умственного труда, как правило, требуются периоды непрерывной сосредоточенности для выполнения действительно важной работы. «Большинство людей игнорируют тот факт, что электронная почта - это деятельность, которая будет отвлекать вас от этой креативной мысли неоднократно в течение дня», - сказал Макдонелл.

Чтение электронной почты более одного раза приводит к перегрузкам и утомлению, по словам Микаэля Бернера, генерального директора EasilyDo, приложения, которое автоматизирует небольшие аспекты вашей жизни, чтобы помочь вам высвободить время. Когда мы проверяем электронную почту в течение дня, мы на самом деле не обрабатываем электронную почту и не заботимся о ней, и эти секунды приводят к потере времени. «Если вы собираетесь открыть электронное письмо, либо сделайте с ним что-нибудь, например ответьте на него, либо удалите его, либо отправьте его в архив. Даже не открывайте электронное письмо, если не сможете обработать его прямо сейчас».

Более того, коммуникационные системы предназначены для уведомления вас о поступлении нового сообщения. «Они пингуют вас уведомлениями все время», - сказал Макдонелл. «Становится все реже, что вы получаете больше, чем несколько минут, прежде чем вас втягивают в какое-то другое занятие». Даже если вы не читаете каждое письмо, которое приходит в ваш почтовый ящик в полном объеме, ваше внимание разделяется, когда вы получаете уведомление о получении нового письма. И даже если у вас не включены уведомления, вы все равно нарушаете свой фокус каждый раз, когда проверяете входящие сообщения, чтобы узнать, не пытается ли кто-нибудь отправить вам электронное письмо по поводу насущной проблемы.

«Это не значит, что 30 процентов чьего-то времени тратится на электронную почту в начале дня, а затем остаток дня тратится на другие вещи», - сказал он. «Это очень распространено, что говорит о том, что вас постоянно прерывают».

Как бороться с электронной почтой

Вы можете получить от электронной почты и вернуться к реальной, тяжелой работе. Это можно сделать всего за несколько недель и за пять простых шагов.

1. Установите программу отслеживания времени, такую ​​как RescueTime или Toggl, и дайте ей отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту каждый день и когда. Убедитесь, что все ваши приложения электронной почты и чата точно классифицированы как общение.

2. Подождите около двух недель, чтобы у вас было достаточно данных. Затем выберите случайную дату и посмотрите свой почасовой отчет. Вы находитесь в хорошей форме, если ваше общение используется в течение одного или двух раз в день. Вы в плохой форме и должны вносить изменения, если ваши коммуникационные приложения распределены небольшими кусочками в течение дня, как показано на рисунке ниже.

Цель не обязательно состоит в том, чтобы сократить количество часов, которые вы тратите на электронную почту. Цель состоит в том, чтобы сделать использование электронной почты менее распространенным и более концентрированным, чтобы ваши отчеты выглядели примерно так:

3. На основании ваших шаблонов определите один или два раза в день, когда вы не будете проверять электронную почту. Для многих людей идеальное время - утро, примерно за час до перерыва в середине дня, и день, начинающийся примерно через час после перерыва в середине дня. В эти периоды закройте почтовые приложения и заблокируйте веб-почту, установив инструмент, не отвлекающий внимание, например, StayFocusd. Если у вас есть учетная запись RescueTime Premium, вы можете использовать ее инструменты, чтобы заблокировать доступ к веб-почте.

4. Аналогично, выберите время, когда вы будете проверять электронную почту. Допустим, ваш период фокусировки не на электронную почту будет с 9:00 до 11:30, а сеанс электронной почты - с 11:30 до обеда. Если сейчас 11:10, и вы испытываете желание проверить электронную почту, вам будет легче предотвратить его, если у вас будет заранее определенное время, когда вы откроете эту папку «Входящие».

5. Если вы не уверены, что срочное и важное сообщение придет, когда вы пытаетесь работать, настройте систему оповещения VIP. У пользователей iOS уже есть одно встроенное в их почтовое приложение. Если вы не используете iOS или вам нужна система оповещения VIP, которая имеет больше опций и настроек, попробуйте AwayFind. В любом случае вы можете получить оповещение, такое как push-уведомление на вашем телефоне или даже текстовое сообщение, когда очень важный человек отправляет вам электронное письмо. Это означает, что вы можете проверить электронную почту, только если получите уведомление, которое, будем надеяться, будет редким. Все остальные письма могут подождать.

Еще один трюк, который я лично использую, заключается в том, чтобы отложить открытие почтовых приложений, как только я начинаю работать. Я предпочитаю просматривать рабочую электронную почту по утрам первым делом на своем телефоне, просто чтобы проверить что-нибудь действительно срочное. Причина, по которой я пользуюсь телефоном, заключается в том, что мне легче отключить, чем мой ноутбук или настольный компьютер, если нет ничего, что требовало бы моего немедленного внимания. Если я вижу письмо, которое важно, но не срочно, я могу добавить звездочку. Если это действительно срочно, я отвечу прямо с телефона. Но поскольку я не люблю читать или писать по телефону, я не испытываю соблазна втягиваться в другие электронные письма, которые на самом деле не являются срочными.

Это такие маленькие хитрости, которые дают большую выгоду, чтобы держать вас в стороне от электронной почты и возвращать вас к работе, которая имеет значение.