Организоваться: как работать в офисе Microsoft за 5 простых шагов

Самая большая новая функция в Microsoft Office 2016 - это возможность совместного редактирования в реальном времени. Разрешение нескольким лицам одновременно работать с файлом и позволить всем сторонам видеть изменения по мере их внесения соавторами, уже давно стало отличительной чертой конкурирующих офисных пакетов, а именно Google Drive с его документами, листами и другими данными в Интернете. производительность приложений. Совместное редактирование в режиме реального времени в Office - это желанное дополнение к приложениям Office. Использование функций совместного редактирования требует небольшой настройки и некоторых ноу-хау. Эти пять шагов помогут вам начать.

1. Проверьте свое имя

Как люди узнают, кто вы, когда вы войдете в их файлы и начнете редактировать? Откройте приложение, такое как Word или Excel, и выберите «Файл»> «Параметры», а затем на вкладке «Общие» вы увидите заголовок «Персонализация своей копии Microsoft Office». Пользователи Mac найдут эту опцию в Предпочтения> Пользователь. Здесь вы можете обновить свое имя, инициалы и другую идентификационную информацию. Скорее всего, вы увидите некоторые детали, уже заполненные на основе вашей учетной записи Microsoft, или любую информацию, предоставленную администратором вашей корпоративной учетной записи.

В любом случае, обновление имени и инициалов полезно, если люди знают вас не по юридическому имени или по введенному вами имени. Выбор идентифицируемых инициалов также помогает, если вы поделитесь набором инициалов со своими соавторами. Например, я изменил свои очень общие инициалы, JD, на JED.

2. Сохраните файлы в облаке

Никто не может работать с файлом вместе с вами, если файл не сохранен в общем пространстве. Вам будет легче отслеживать ваши файлы, если вы сохраните их в общем пространстве с самого начала, а не будете ждать, пока Office 2016 предложит вам сделать копию в общем пространстве (что он будет делать всякий раз, когда вы попробуйте поделиться файлом, который сохранен локально).

Перейдите в «Файл»> «Сохранить как» и выберите местоположение в OneDrive (домашние пользователи выберут этот первый вариант), OneDrive для бизнеса или SharePoint.

3. Пригласите сотрудников

Чтобы пригласить соавторов, вам понадобится меню «Параметры общего доступа», которое находится в верхнем правом углу. Ищите значок «человек со знаком плюс». Отсюда вы можете выбрать «Пригласить людей».

Пригласить людей открывает окно прямо в том же окне, где вы вводите адреса электронной почты, добавляете дополнительные сообщения и делитесь файлом по электронной почте. В версии Office 2016 для Mac для Mac кнопка «Поделиться» также предлагает параметр «Копировать ссылку» и «Отправить вложение», которые пользователи Windows могут найти на панели «Файл»> «Поделиться». В нижней части панели «Поделиться» находится опция «Получить ссылку для обмена», которая копирует ссылку на файл в буфер обмена, которую вы можете вставить в любую платформу для общения или совместной работы.

4. Когда изменения в реальном времени не появляются, обновите, чтобы увидеть изменения

Если вы и все ваши соавторы используете одно и то же местоположение OneDrive для бизнеса или SharePoint для сохранения файлов, и вы все используете одну и ту же версию Office 2016, вы сможете видеть изменения в вашем файле по мере их появления, причем каждый человек печатает, помеченный цвет и идентифицирующий набор инициалов или изображения.

Но если ваши соавторы получают доступ к файлу, которым вы поделились, иным образом, например, через онлайн-версию Word, как это сделал мой соавтор во время тестирования, вы можете не увидеть изменений в реальном времени. Я должен был вручную обновить или обновить мой файл.

В самой нижней части окна найдите строку «Доступны обновления».

Обновите документ, щелкнув этот текст, и изменения ваших соавторов появятся.

5. Блокировка контента для предотвращения изменений

Иногда вы приглашаете соавторов помочь отредактировать документ, но есть контент, который не следует изменять. Вы можете заблокировать его с помощью инструмента Block Authors, имя которого не так интуитивно понятно. Похоже, он отменит права редактирования, когда на самом деле он просто блокирует контент, который вы выбираете из редактируемого.

Выделите контент, который вы хотите заблокировать. Перейти к обзору> Блок авторов. Выделенный раздел теперь будет иметь значок рядом с ним, указывающий, что никто, кроме вас, не может его изменить.