Организоваться: как я перешел на работу в облаке

После нескольких лет работы в гибридной системе, где некоторые файлы были локальными, а некоторые находились в облаке, я недавно переключился на работу полностью в сети. Я решил использовать Google Диск, но он мог быть так же легко, как и любой другой подобный сервис, например, Microsoft Office Online.

Вот как я перешел на новую среду, некоторые плюсы и минусы работы в режиме онлайн и советы, если вы тоже подумываете о переходе.

Почему я перешел на Google Диск

Я давно пользуюсь Google Drive, включая Google Docs, Sheets и Slides. Но я никогда не использовал его исключительно для всех своих работ до недавнего времени.

В моей предыдущей установке некоторые файлы хранились локально на моем компьютере (конечно же, были созданы резервные копии) и только несколько файлов, которые жили как Google Docs и другие онлайн-файлы. В основном я использовал Google Диск для файлов, предназначенных для совместной работы, таких как документ для планирования отпуска с друзьями.

Одна из главных причин, по которой я решил полностью перейти на облако, заключалась в том, что я использовал много разных устройств, гораздо больше, чем когда-либо прежде. В любой день мне может потребоваться выполнить работу с любого из пяти различных устройств, в зависимости от того, был ли я дома, на встрече, в путешествии или где-то еще. У меня есть настольный Mac, Chromebook Pixel, который портативен, но не подходит для встреч, смартфон и ноутбук. И иногда я работаю на чужом компьютере.

Когда бы ни было возможно, я предпочитаю делать заметки и редактировать непосредственно в моих файлах, а не делать отдельную заметку в приложении для заметок о том, что я должен сделать позже с файлом. Работа в облаке удовлетворяет эту потребность, и Google Drive удовлетворяет большинство других моих потребностей, таких как совместимость с форматами файлов Microsoft Office, большой объем памяти и поддержка всех устройств, которые у меня есть.

Когда вся ваша работа находится в облаке, у вас есть доступ к файлам напрямую. Пока у вас есть подключение к Интернету (а иногда даже когда у вас нет), вы можете редактировать файлы. Google Drive потребовалось несколько лет, чтобы добраться до этой точки, но теперь, когда он здесь, я использую его с отличными результатами.

Советы по миграции в облако

Решив сохранить всю свою работу в облаке и не хранить ее локально, вы столкнетесь с одной большой проблемой: выяснить, что делать со всеми старыми файлами. Мой совет: не беспокойтесь о старых файлах. Не тратьте свое время на то, чтобы идеально перенести или реорганизовать все ваши старые данные, которые вы никогда не сможете увидеть в любом случае.

Вместо этого сосредоточьтесь на том, как вы будете организовывать или хранить новые данные в будущем. В моем случае я сразу начал использовать Google Drive для всех своих новых документов. Я создал новые папки на Google Диске в Интернете, которые отражали ту же организационную систему, которую я использовал на своем рабочем столе. Когда я начал новый файл, я сделал его Google Doc. Я уделил больше внимания настоящему, чем прошлому.

У меня действительно было несколько файлов, которые я бы классифицировал как не старые и не новые, а «текущие». Текущий файл - это файл, который я создал давно, но он все еще актуален и используется сегодня. В моем случае это, как правило, электронные таблицы, в которых я регистрирую работу по мере ее завершения. Например, у меня есть постоянный файл, в котором я отслеживаю статьи, которые я пишу, даты, которые они публикуют, и другие метаданные. Я постоянно добавляю к нему, и это всегда полезно и актуально, хотя я и создал его много лет назад.

Чтобы перенести эти текущие файлы, я просто загрузил их один на один в Google Диск и преобразовал их в файлы в формате Google. Файлы Excel стали Google Sheets. Легко.

Причина, по которой я сделал их один за другим, состояла в том, чтобы проверить и убедиться, что они открываются и что содержимое не искажено. К счастью, все прошло гладко. Тем не менее, я держал эти очень ценные оригинальные копии файлов на своем компьютере около месяца, на всякий случай, что приводит меня к еще одному совету: храните оригинальные копии ваших важных файлов в течение периода наложения.

Если с вашей миграцией что-то пойдет не так, вам понадобятся оригиналы. Это похоже на то, когда вы отправляете бумажный чек удаленно с помощью мобильного приложения, и банк отправляет вам сообщение, в котором говорится: «Почему вы не держитесь за этот чек, пока он не будет очищен?»

Еще один совет - проверить, работает ли сервис на всех ваших устройствах. Откройте разные файлы. Теперь выключите Wi-Fi и попробуйте открыть их. Возможно ли, т. Е. Были ли у вас автономные копии файлов, которые вы ожидали получить (подробнее о автономном доступе через минуту)? Вы можете редактировать? Вам нужно установить какие-либо приложения или плагины, чтобы выполнять работу, которую вы хотите сделать? Труднее, чем вы думаете, найти время для запуска этих испытаний, но это наверняка лучше, чем когда-нибудь появиться и не в состоянии сделать то, что вы запланировали.

Как только я начал работать с моей новой системой, работающей полностью в Google Диске (но все еще в течение этого периода наложения, прежде чем я уничтожил все свои локально сохраненные данные), я установил компонент синхронизации Google Диска на свой компьютер и сделал резервные копии за последние два года. ценность данных в облаке. Я не проверял каждый файл, чтобы убедиться, что они точно конвертировались в Google Drive, как я делал с моими важными текущими файлами, но я чувствовал себя лучше, зная, что извлек большую часть своих старых данных на всякий случай, когда мне это понадобится. Совет по этому поводу: делайте резервные копии старых файлов, но не тратьте на это слишком много времени.

Оценивая риски и выгоды, удобства и неудобства, я чувствовал, что для меня достаточно резервного копирования моих старых данных, которые мне, вероятно, больше не понадобятся, на Google Drive и ежедневного обращения к ним.

Есть и другие плюсы и минусы тоже. Обратите внимание, что я перечисляю не все за и против, а лишь некоторые из них, которые имеют отношение к использованию Google Диска исключительно для рабочих файлов.

Работа в облаке: плюсы

Автоматическое резервное копирование. Я знаю, что большинство людей, которые не копируют свои данные сейчас, не собираются начинать в ближайшее время. Когда вы работаете в Google Диске, вам не нужно думать о резервном копировании. Это происходит автоматически и часто.

Так много места! На Google Диске достаточно места. Каждый, у кого есть аккаунт Google, получает как минимум 15 ГБ, но покупать больше - это дешево. Плюс, есть другие лазейки, которые дают вам больше места. Например, файлы, которые вы создаете на Google Диске, например, Документы Google, не учитываются при ограничении вашего хранилища! Это огромно.

Совместим с офисом. Хотя я создаю и редактирую файлы исключительно на Google Диске, это делают не все, с кем я сотрудничаю. Многие люди до сих пор используют Microsoft Office. С Google Drive вы можете экспортировать любой тип файлов Google в формат Microsoft. Всего несколькими щелчками мыши я могу превратить Google Doc в файл Word.docx.

Сотрудничество. Для совместной работы в режиме реального времени ничто не сравнится с Google Drive. Вы можете делиться файлами с другими пользователями, управлять тем, кто может их просматривать и редактировать, и даже общаться с вашими соавторами, когда вы вместе работаете над файлом.

Локальная синхронизация. Как я уже упоминал, я смог быстро создать резервную копию своих старых файлов на Google Диске, потому что он имеет локальный компонент синхронизации. Эта функция позволяет Google Drive выполнять двойную функцию в качестве интерактивного офисного пакета для совместной работы и программы для синхронизации и резервного копирования файлов.

Цена. Диск Google бесплатный. Microsoft Office стоит около 100 долларов в год. Нужно ли мне сказать больше?

Работа в облаке: минусы

Вопросы конфиденциальности и безопасности. Люди, которые вообще не хотят пользоваться облачным сервисом, почти всегда заботятся о конфиденциальности и безопасности. Кто-то еще хранит ваши данные в месте, которое вы, вероятно, не можете точно определить. Google по умолчанию зашифровывает ваши файлы, хранящиеся на Диске, но компания также управляет ключами для вас, что для некоторых является красным флагом. Если вы не доверяете компании, хранящей ваши файлы, или если ваши файлы содержат конфиденциальную информацию, миграция в облако может быть не для вас.

Автономный доступ. Работа в облаке означает, что вам нужно подключение к Интернету. Навигация по сравнению с правилами и конфигурациями в автономном режиме может быть настоящей болью. Иногда что-то идет не так или не так, как вы ожидали.

С Google Drive можно работать в автономном режиме, и это здорово, за исключением множества предостережений, и, честно говоря, я их не запоминаю. Я знаю, что для его работы мне нужно использовать браузер Chrome, но я часто забываю детали. Я обнаружил, что загрузка файлов, над которыми я хочу работать, прежде чем я покину зону с Wi-Fi, является хорошим решением, но опять же, только если я использую Chrome. Затем я могу легко работать с этими файлами (если я случайно не закрою вкладку).

Но это может стать грязным.

Когда я закончу редактирование в автономном режиме, мне все еще нужно подключить устройство к Интернету, чтобы внести изменения в облако. Иногда это вызывает проблемы. Допустим, я работаю в автономном режиме на ноутбуке, пока я в самолете. Самолет приземляется, я сажусь в такси, и затем я вспоминаю другое изменение, которое я хочу сделать. Если я открою свой телефон и загрузлю файл, используя подключение для передачи данных, я посмотрю старую копию перед всеми изменениями, которые я сделал в самолете, потому что я еще не синхронизировал их. Допустим, я забыл об этом и внес несколько изменений по телефону. Когда я наконец подключу свой ноутбук к Интернету, Google скажет мне, что что-то не так. Есть решения, но ни одно из них не является чистым или простым. Будьте готовы скопировать и вставить.

Поиск работает, кроме случаев, когда это не так. Когда вы сохраняете свои файлы с помощью Google, первого имени в поиске в Интернете, вы возлагаете большие надежды на инструмент поиска. Поиск файлов на Google Диске для меня был неудачным. Когда я ищу по имени файла, я могу найти то, что мне нужно, но не всегда. В частности, подчеркивание в именах файлов бросает Google в цикл. У меня есть файл с именем 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, но когда я ищу «Сотрудничество», изображение ниже показывает, что получается.

Google выполняет поиск по содержимому ваших файлов, что помогает, но все равно может потребоваться некоторое количество проб и ошибок, чтобы найти то, что вам нужно. Когда другие соавторы делятся с вами файлами, это те, которые мне часто труднее всего найти, с поиском или без него. Я полагаюсь на файлы, помеченные звездочкой (избранное), а также список последних файлов, которые Google Drive предлагает довольно много.

Интернет отвлекает. Для работы в Google Docs у вас должно быть открыто окно браузера, а для некоторых людей выход в Интернет - скользкий путь. Для меня это не большая проблема. Я использую несколько инструментов и приемов для повышения производительности и минимизации отвлекающих факторов. Но для других просто быть в сети - это приглашение путешествовать по сети, а не делать настоящую работу. Если вы лучше справляетесь с работой, когда отключаетесь от Интернета, работа в облаке, вероятно, не для вас.

Стоит ли переходить в облако?

Работа исключительно в облаке имеет свои преимущества, но также имеет некоторые недостатки. Как я уже говорил, работа в Интернете не обязательно означает использование Google Drive, но многие плюсы и минусы будут одинаковыми в аналогичных решениях. Некоторые вопросы, которые вы должны задать себе перед переходом в облако:

• У меня есть надежный доступ в Интернет большую часть времени?
• Готов ли я изучать офлайн и онлайн правила работы?
• Будет ли работа в облаке давать мне доступ к файлам таким образом, которого у меня сейчас нет, и который я на самом деле буду использовать?
• Готов ли я организовать, где хранится моя работа, чтобы мне было легко ее найти?
• Смогу ли я противостоять соблазнам серфинга в Интернете, если я всегда на связи?

Для получения дополнительной информации см. 30 советов по Google Диску.