Видео: unboxing turtles slime surprise toys learn colors (Ноябрь 2024)
? wmode = transparent "Что вы хотите знать об организации?"
Это вопрос, который я часто задаю своим коллегам и друзьям, чтобы получить идеи для этой рубрики. В последний раз, когда я спросил, несколько человек ответили: «Как мне вообще начать?»
Если бы я написал руководство для начинающих по организации, это привело бы к одному абсолютно важному совету: разбейте свои проекты на более мелкие части.
Разделение цели на более мелкие и повседневные задачи имеет решающее значение для успеха. Все организованные люди делают это, но не все статьи о советах делают это явным. Я думаю, что это должно быть явно. Это так важно, что вы не должны замазывать это.
Настоящий секрет организации - выяснить, как заставить себя выполнять действия, необходимые для организации и продолжения работы. Вы должны быть в состоянии определить действия - и в этом суть разрушения цели.
С чего начать организовываться
Прежде чем вы сможете организоваться, у вас должна быть цель.
«Я хочу быть более организованным» - это не цель. Попробуйте представить, что вы на самом деле хотите. Попробуйте выразить это словами. И постарайтесь сделать эти слова позитивными и действенными, а не негативными.
Допустим, вы чувствуете, что ваша электронная почта вышла из-под контроля. Вы хотите организовать электронную почту.
Негативно определенная цель: «Моя электронная почта - беспорядок, и я больше не хочу этого».
Позитивно поставленная цель: «Я хочу всегда иметь возможность быстро находить электронные письма, когда они мне нужны».
Позитивная и действенная цель фокусируется на том, что вы хотите делать («быстро находите электронные письма»). Цель, видимая через отрицательный уклон, лишь подтверждает проблему, в которой ваша электронная почта грязная, и вы недовольны этим.
Вот еще один пример:
Негативно определенная цель : «У меня слишком много бумаг. Они загромождают мой стол и вызывают отвлечение, и я ненавижу это». (Обратите внимание, что нет четкой картины того, что вы хотите, чтобы произошло, или как вы хотите, чтобы ситуация изменилась.)
Позитивно поставленная цель: «Мне нужно минималистичное рабочее пространство, которое поможет мне сосредоточиться. Я хочу использовать свой компьютер, возможности оптического распознавания текста и поиска, чтобы повысить эффективность поиска важных документов». (Обратите внимание на акцент на позитивных словах, таких как «фокус» и «эффективный».)
В буквальном смысле вы должны изобразить то, что вы хотите, и выразить это позитивными словами, конкретными, действенными словами. (Смотрите больше советов по постановке и достижению целей.)
Как деконструировать цель
Как только у вас есть цель и вы можете выразить ее словами, вы должны ее разобрать.
Простой способ деконструировать цель - подумать о том, что бы вы написали в ежедневном списке дел для достижения цели.
Вы бы никогда не включили в список дел «Создайте минималистичное рабочее пространство, способствующее фокусировке». Скорее вы могли бы написать:
- убрать кружки и чашки со стола
- сканировать документы в почтовом ящике
- отсканированные отсканированные бумаги
- выправить компьютерные провода
(Если вы немного заблуждаетесь о том, какие вещи входят в список дел, в первую очередь, у меня есть переподготовка по созданию лучших списков дел).
Пример: фото организация макияж
Я хочу дать вам более длинный пример того, как разбить большой организационный проект на более мелкие части, чтобы полностью разобраться, как это происходит.
Я работал с коллегой, Стефани, над полным преобразованием организации цифровых фотографий (о котором я напишу подробно в будущей колонке). У нее тысячи фотографий, распределенных между несколькими компьютерами и онлайн-хранилищами, и она просто хочет, чтобы они были организованы.
1. Определите цель. В первый раз, когда мы сели вместе, чтобы обсудить проект, я спросил ее: «Чего ты хочешь? Какова твоя цель?» Я остановил ее, прежде чем она смогла ответить. «Позвольте мне перефразировать это. Что вы хотите сделать со своими фотографиями, которые вы не можете сделать сейчас?»
По сути, Стефани сказала, что хочет легко находить фотографии, независимо от того, какое устройство она использовала.
2. Понять проблему. Мой следующий вопрос был таким: «Прямо сейчас, когда вы ищете фотографию, как вы выглядите? Помните ли вы дату, людей на изображении или событие, когда фотография была сделана?»
На самом деле этот вопрос задавался вопросом: «Какое решение мы должны разработать, чтобы оно соответствовало вашим потребностям?»
Она сказала, что обычно она помнит свои фотографии примерно по дате, например, «в колледже», но иногда и по людям на фотографии.
Мы рассмотрели несколько возможных решений, но пока не остановились ни на чем. Часто это помогает продвигаться вперед с несколькими частями организационного проекта, поэтому смотрите, если ваше определение цели меняется, чем больше вы узнаете о проблеме.
3. Назначьте себе небольшие задачи. Основываясь на нашей встрече, Стефани вышла с коротким списком задач. Это выглядело примерно так:
Эти четыре задачи были степенью «следующих шагов» Стефани. Обратите внимание, что ее список состоит всего из нескольких пунктов. Она могла бы легко выполнить все эти задачи за день, если она согнулась, или меньше, чем за неделю, если бы она выполняла одно задание в день.
4. Установите сроки. Способ выполнения простых, коротких задач - установить сроки. Мне нравится использовать приложение для управления задачами, такое как Awesome Note или Any.do, чтобы отслеживать мои задачи и назначать им сроки. Что касается проекта Стефани, я не знаю, назначает ли она себе крайние сроки, но у нее есть мягкие сроки, основанные на том, когда мы решим, что встретимся друг с другом, чтобы продолжить проект. Я предполагаю, что наша следующая встреча фигурирует в ее календаре и заставляет ее чувствовать себя ответственной за то, что, как она сказала, она сделает.
Это трудно делать
Не каждый чувствует себя ответственным перед собой. Я думаю, что у всех нас есть стратегии, позволяющие нам чувствовать себя ответственными, например, рассказывать кому-то о наших планах или ставить деньги на то, что мы будем или не будем что-то делать. Запоминание задачи не сложно. Просто отправьте напоминание на свой смартфон. Это трудно. Если у вас есть небольшие задачи, которые очень специфичны, вы, по крайней мере, увеличиваете свои шансы на выполнение.
Пословица «каждое путешествие начинается с одного шага» полностью верна. Или, если вы предпочитаете, «Появление - это полдела» говорит о том же намерении. Вы должны дать себе ясные и действенные действия и разумное количество времени, чтобы сделать их. Иначе ты никогда не начнешь.
