Будьте организованы: как оставаться сосредоточенным с личным канбаном

Представьте себе систему управления для своей жизни, которую легко освоить, которой все легче организовать, которая предотвращает многозадачность и помогает достичь поставленных целей. Это личный канбан.

Хотя канбан набирает популярность для управления проектами в офисной среде, люди также заимствуют основные идеи из него, чтобы организовать аспекты своей личной жизни, начиная от планирования свадьбы до управления делами семьи. Так что же такое личный канбан, как он работает и что он может сделать для вас?

Что такое канбан?

Kanban - это стиль работы, который начался на японских заводах по производству автомобилей и сегодня популярен среди разработчиков программного обеспечения и людей, которые работают в сфере профессиональных услуг.

Он опирается на карты, на которых вы пишете информацию, и на доску, на которой вы размещаете свои карты. Одна из причин, по которой он популярен в индустрии программного обеспечения и услуг, заключается в том, что он создает визуальное представление для чего-то, что иначе не является визуальным.

Программное обеспечение Kanban начинается с доски. Думайте об этом как о доске, где вы размещаете заметки. Эти записи называются карточками. Вы можете перемещать карты по своему усмотрению, хотя виртуальные карты всегда аккуратно делятся на столбцы. Традиционно столбцы помечаются слева направо, чтобы сделать, делать и готово. В некоторых инструментах вы можете настроить назначение или метку столбцов.

Канбан инструменты, как правило, являются совместными; так много людей имеют доступ к одной и той же доске и картам. У карт на определенном этапе их жизни обычно есть цессионарий, которому поручено выполнить задание. Каждый в команде может видеть все карты или задания, где они находятся в своем жизненном цикле и кто за них отвечает.

Личный канбан берет некоторые из основных идей канбана, но оставляет или исключает многие из правил, которые являются специфическими для профессиональной производительности и офисной работы. В зависимости от того, что вы положили в свою доску канбан, вы можете поделиться ею с членами семьи, друзьями, смотрителями, репетиторами или организатором свадьбы.

На рынке представлено несколько приложений канбан, в том числе SwiftKanban и Trello, хотя генеральный директор Trello Майкл Прайор сказал мне, что инструмент его компании технически не является доской канбан, а скорее вдохновлен ими.

Как работает личный канбан

В основе личного канбана лежит визуализация того, чем вы должны управлять и как это будет сделано.

«Существуют различные формы визуального управления, и одно из преимуществ, которое дает kanban, - это ограничивает текущую работу», - говорит Дженис Линден-Рид, президент Университета LeanKanban, организации, которая обучает kanban профессионалам и продвигает его использование. «У него есть способ решения проблем, связанных с многозадачностью, и помогает людям сосредоточиться, чтобы они не перегружались. То, что делает его канбаном, а не просто доской задач, ограничивает работу и ход выполнения».

Линден-Рид объяснил, что канбан - это скорее система тяги, чем толчка. «Вы берете на себя столько работы, сколько можете в любой момент», - сказала она. «Если вы хотите, чтобы в любой момент времени было только три задания, у вас есть три, и когда вы закончите одно, вы можете выполнить следующее. Имея ограниченную систему извлечения, это поможет вам оставаться сосредоточенным и организованным». Другими словами, если у вас есть настройка «Делать», «Делать», «Готово», у вас никогда не будет более трех карт в столбце «Выполнение».

Когда я говорил с Прайором о канбане и личном канбане, он объяснил, что целью инструмента его компании, Trello, было «перевести что-то очень простое, то есть просто список списков, так же, как электронная таблица является группа чисел, и если вы измените одну ячейку, то другая ячейка изменится. Это просто способ визуально организовать все, что вы думаете ". В этом смысле Trello отлично подходит для управления вашей личной жизнью, потому что он не позволяет вам использовать структуру и язык, который вы найдете в приложениях канбан, созданных для управления бизнес-проектами.

Почему работает личный канбан

Главная причина, по которой канбан эффективен для того, чтобы помочь людям оставаться организованными, заключается в том, что он заставляет их задуматься над тем, чем они хотят управлять, чтобы отобразить это на доске канбан.

Давайте возьмем пример использования личного канбана для организации работы по дому. Сначала вы должны выяснить, какими будут столбцы. Они могут быть To-Do, Doing, Done, но они также могут быть более сложными. Вместо одного столбца дел у вас могут быть ежедневные дела, еженедельные дела и ежемесячные дела. Возможно, в первое воскресенье месяца ваш ребенок несет ответственность за то, чтобы вытащить одну работу из ежемесячной колонки. Возможно, каждую субботу ваш партнер отвечает за выполнение двух еженедельных обязанностей. Что бы вы ни решили, записав процесс, отобразив его на доске канбан, вы заставите задуматься о том, как происходит естественная работа, а также о том, как вы хотите, чтобы она управлялась.

Линден-Рид использовала личный канбан для управления делами, когда ее дочери было всего шесть лет. Это дало агентству ее дочери, а также научил ее, как решать только одну задачу за раз.

Тонианн ДеМария Барри - автор книги « Персональный канбан: картографическая работа» . Она говорит, что личный канбан создает повествование о работе. «Personal Kanban превращает нашу работу в историю, систему. Она берет на себя даже самые утомительные задачи и превращает их в игру, подходящую для всех возрастов», - сказала она мне по электронной почте. Когда кто-то составляет свой список дел на доске, «работа перестает быть набором несвязанных задач и вместо этого становится серией событий и опций, которые влияют друг на друга и переходят от одного к другому».

Личный Канбан в действии

Один из лучших способов понять, как канбан можно использовать для организации и управления аспектами личной жизни, - это услышать о том, как его используют другие люди. Ниже вы найдете несколько примеров, а также ссылки, которые дополнительно объясняют, как они работают в системе канбан:

• планирование и организация свадьбы
• управление инвентаризацией винного погреба
• ведение домашнего хозяйства (см. выше)
• составление команды спортивного фэнтези
• сохранение идей для отдыха и путешествий (см. изображение ниже).

Кто может извлечь выгоду из использования личного Kanban?

Разные люди тяготеют к разным программам, чтобы помочь им организоваться. Я спросил Линдена-Рида и Приора об их мнении о людях, которые лучше всего подходят для канбана. Они оба сказали, что люди с визуальной ориентацией хорошо справляются с канбаном, а затем добавили еще несколько мыслей.

«Любой, кто борется с проблемами перегруженности или с проблемами качества в своей работе, людьми, которые не укладываются в сроки, людьми, у которых есть проблемы, оправдывающие ожидания», - все могут извлечь выгоду из канбана, считает Линден-Рид.

Демария Барри отметила, что дети с синдромом Аспергера часто преуспевают, когда используют личный канбан. «Кинестетическая обратная связь и повышение уровня серотонина, которые они получают от изучения и просмотра своей работы в колонке« Готово », вынуждают их завершать, а не интенсивно сосредотачиваться или размышлять только над одной задачей», - сказала она. Она также сказала, что дети с СДВГ часто преуспевают в этом, потому что «внедрение предела незавершенного производства заставляет их сосредоточиться на поставленных задачах, а не отвлекаться, начав много, но не выполнив ни одного».

Приор сказал, что почти все хорошо подходят для канбана, потому что он создан, чтобы соответствовать тому, что мы уже думаем.

«Если вы посмотрите на то, как люди пытаются организовать свою жизнь, - если вы посмотрите на компьютер с надписями Post-It по всему, холодильник с надписями на двери, люди, делающие учетные карточки и раскладывающие их перед собой… у нас очень пространственная память, - сказал Прайор. «Визуальная организация идей может быть очень полезна для людей».

Для получения дополнительных советов прочитайте эти советы по организации заметок автора, организации походов по магазинам и приемам мотивации.