Видео: Маленькое королевство Бена и Холли - Вылазка ⭐Лучшие моменты (Ноябрь 2024)
Эксперты любят говорить, что встречи убивают производительность. Ненужные и плохо спланированные встречи, безусловно, делают. Но некоторые встречи необходимы. Встречи могут запечатать новые деловые предложения. Они могут запустить команду на продуктивных новых предприятиях. Они могут скорректировать курс на неправильном проекте. И они могут способствовать духу товарищества среди сотрудников, которые не могут быть вместе в одном пространстве. Если вам абсолютно необходимо провести собрание, вам понадобятся советы по проведению более продуктивных совещаний, а также подходящее программное обеспечение для этого.
планирование
Outlook, вероятно, приходит на ум как обычное офисное программное обеспечение, используемое для планирования встреч, но я нахожу многие функции Outlook неуклюжими и их трудно освоить для использования по назначению. Если все ваши участники собрания являются опытными пользователями Outlook, вы, вероятно, сможете найти время для встречи, которое подходит всем, зарезервировать конференц-зал и записать это собрание в календаре, используя только Outlook. Мне нужно что-то попроще, и я в какой-то степени приверженец организационных инструментов, так что я могу только представить, как другие могут относиться к Outlook как к инструменту планирования.
Doodle.com - это простое решение. Это один из моих любимых сайтов для планирования встреч и тусовок. Doodle.com - это бесплатный веб-сайт и сервис, который делает планирование так же просто, как создание опроса. Вы приглашаете людей на опрос (отправляя URL-адрес или приглашая их напрямую из Doodle), и они отмечают время, когда они доступны, в зависимости от выбора, предоставленного создателем опроса. Это воплощение мечты об эффективности.
Чтобы узнать больше о Doodle, посмотрите мое интервью с основателем Doodle Майклом Наифом, в котором есть видео, показывающее, как работает Doodle.
Виртуальный Хостинг
Webex и GoToMeeting являются двумя наиболее известными службами виртуальных встреч, которые, по моему опыту, обычно используются людьми, чьи компании уже имеют учетную запись у этого поставщика. Платные учетные записи любого из них содержат множество функций, таких как возможность записывать встречи, общаться с другими участниками, делиться всем, что происходит на экране компьютера, подключаться к нескольким веб-камерам и многое другое. Для использования GoToMeeting требуется установка установленного приложения.
Webex предлагает бесплатную учетную запись (GoToMeeting нет), но она имеет некоторые жесткие ограничения. Например, только один человек может принимать собрания, а максимальное количество людей на собрании - три. Каждый участник собрания должен использовать VoIP, потому что телефонный набор не поддерживается, и хост может предоставить общий доступ к своему рабочему столу, доске и документам, но не приложениям или чему-либо, запущенному удаленно. Поэтому, если вы пользуетесь какой-либо из этих услуг, вам, вероятно, понадобится платный аккаунт.
Join.me - еще один популярный вариант для проведения виртуальных встреч. Как и у Webex, у него есть бесплатная опция, но со слабыми ограничениями. Бесплатная учетная запись Join.me принимает до 10 участников виртуальной встречи, поддерживает совместное использование экрана и возможность совместного управления (т. Е. Передать некоторые обязанности хостинга другому участнику).
MeetingBurner (бесплатно; учетные записи Pro от $ 39, 95 в месяц) - это еще один вариант, который запускается в браузере и не требует установки. Имея бесплатную учетную запись, вы можете проводить встречи до десяти человек, но VoIP не поддерживается - Skype, однако, работает и прямо в рамках сервиса.
Skype не является плохим инструментом для проведения определенных видов собраний, но он не всегда так надежен, как некоторые другие. Как и в случае с другими инструментами, бесплатная учетная запись Skype имеет несколько ограничений (нет общего доступа к экрану для собраний и видеоконференций только с одним человеком), но это может быть удобным вариантом, когда вам нужно быстро прослушать аудио Позвоните людям, которые разбросаны по всему миру… и которые уже имеют учетные записи Skype.
Сотрудничество лицом к лицу
Большинство вышеперечисленных инструментов вебинара способствуют виртуальному сотрудничеству в Интернете, но когда все находятся в одной комнате и могут общаться лицом к лицу, я предпочитаю использовать инструменты, которые не требуют значительных управленческих усилий.
Google Drive (бесплатный) удобен в офисе, потому что несколько человек могут обновлять документы в режиме реального времени. Вы можете видеть, когда кто-то еще редактирует или просматривает тот же документ, который вы открыли. К сожалению, Google Drive не идеален для мобильных устройств. Я все еще нахожу, что гораздо проще использовать его на ноутбуке во время собраний, чем, например, через приложение Google Drive iPad.
Асана взяла мир сотрудничества штурмом с его превосходным онлайн-инструментом для совместного управления задачами (и управления проектами). Это отличный сервис, который можно использовать на протяжении всего рабочего цикла, и он показывает его ценность во время собраний для создания новых задач, таких как последующие действия, назначенные людям в конце собрания.
Делать заметки
Evernote (бесплатно до 45 долларов в месяц за премиум) - 800-фунтовая горилла для заметок, и я яростно использую ее во время встреч. Мне нравится, что он имеет встроенную функцию записи звука, которая позволяет мне записывать весь разговор на случай, если мне понадобится обратиться к нему позже. Это также превосходно на мобильном устройстве для его функции камеры. Сделайте снимок белой доски, загрузите его в Evernote, и весь текст на картинке будет проанализирован с помощью OCR и станет доступен для поиска.
Minutes.io (бесплатно), предназначенный для явной записи протоколов, работает в браузере, но работает как в режиме онлайн, так и в автономном режиме. Когда вас попросят неожиданно сделать официальные заметки для собрания, minutes.io запускается быстро и работает хорошо, предоставляя вам шаблон для текущей задачи.
