Как организоваться: разумный обмен данными

Коммуникация - жизненная основа любого бизнеса. Тем не менее, слишком многие бизнес-лидеры, занятые повседневными проблемами, упускают из виду необходимость предоставления сотрудникам практических способов обмена информацией.

Под «обменом информацией» я подразумеваю устное общение, письменную документацию, обслуживание сервера, написание электронной почты и многое другое. В этой статье я сконцентрируюсь на электронных документах, но крайне важно рассмотреть, как происходит обмен информацией в организации и на всех уровнях.

Важность обмена

Почему обмен информацией важен? Чем лучше ваш обмен информацией, тем эффективнее будет работать ваш бизнес. Предоставление сотрудникам информации, которая им необходима для достижения успеха на работе и повышения их эффективности, также повышает удовлетворенность их работой.

Когда информация не распространяется должным образом, предприятия работают менее эффективно и тратят деньги. Каждый раз, когда новый сотрудник присоединяется к команде - будь то в качестве постоянной замены, временно (нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам, творческий отпуск) или в новой роли - этот человек должен узнать огромное количество информации о своей работе, а также о том, как бизнес работает. Когда сотрудники хорошо обмениваются информацией, новые члены команды учатся тому, что им нужно знать быстрее. И что им действительно нужно знать, так это как и где найти информацию, а не конкретные ответы на вопросы. Это принцип «научи человека ловить рыбу».

Одна из самых дорогих затрат в бизнесе - это найм персонала из-за времени, потраченного на обучение новых сотрудников. Чем быстрее сотрудники поймут, как отвечать на свои вопросы, тем быстрее они смогут внести существенный вклад в вашу прибыль. Ваша цель в улучшении обмена информацией внутри компании - облегчить людям решение их собственных проблем. Другая цель - минимизировать количество повторений одних и тех же ошибок. Представьте себе, насколько более плавно и прибыльно мог бы работать ваш бизнес, если бы вы минимизировали эти затраты.

Типы информации Сотрудники Поделиться

Давайте рассмотрим несколько конкретных типов информации, которой следует делиться: процедурная документация, схемы организации персонала, схемы документооборота, контактная информация персонала, контактная информация клиента и формы работы с персоналом. По всей вероятности, ваш бизнес сделал HR-формы легко доступными для всех сотрудников - обычно потому, что этого требует закон. Когда дело доходит до всех этих других документов, тем не менее, есть вероятность, что они устарели или не существуют вообще.

Вместо этого большая часть информации, которая должна быть записана, хранится у кого-то в голове, и это проблематично по ряду причин. Для начала, один человек никогда не должен быть единственным хранителем любой важной для бизнеса информации. Это слишком рискованно. Если этот человек заболевает, покидает организацию или обижается на людей или практики внутри организации, это может вернуть бизнес на долгие годы! Во-вторых, когда информация хранится в чьей-то голове, а не в видимом месте, никто другой не может этому способствовать. В-третьих, другие люди, которым нужна информация, никогда не уверены, что они имеют самую последнюю версию. Причины продолжаются и продолжаются.

Одним из самых удивительных преимуществ рабочей силы начального уровня является то, что они знают, как искать вещи. Если они должны что-то знать (например, как писать формулы в Excel) и могут выяснить основные термины, используемые для его описания (например, сумма, продукт, связанные таблицы), они могут найти ответ в Интернете.

Слишком часто предприятия не предназначены для поддержки такого рода самообеспеченности. На рабочем месте вы не всегда можете найти ответ. Иногда вам приходится выслеживать людей и вытаскивать из них нужную информацию, как я упоминал в предыдущем разделе. Ответы не хранятся в доступном для поиска месте. Но они должны быть!

Заставить людей делиться

Если вы читаете эту статью и думаете: «Мой бизнес в сорняках. У нас никогда не будет ни времени, ни ресурсов для выполнения такой работы с бэк-логом», не бойтесь. Вот как вы разбиваете его на четырехступенчатый управляемый проект.

1. Объясните важность обмена. На 15-минутном собрании прямо скажи людям в своей организации, почему обмен документами важен.

2. Отведите полдня на проект документации. Купите всем обед, если вам нужно подсластить сделку.

3. Если ваш бизнес организован в группы, каждая группа должна встретиться, чтобы обсудить, какие документы им нужно собрать или обновить. Они также могут определить приоритеты, какие документы наиболее важны для создания, основываясь на том, что знания живут только в голове одного человека.

4. В течение полудневного проекта каждый человек будет отвечать только за один документ. За сложные процессы могут быть ответственны два или более человека. Цель проекта - установить документы, которые нужны бизнесу, а не завершить все в тот день.

В конце проекта на полдня члены команды (или всей организации, если ваш бизнес небольшой) должны поделиться друг с другом тем, что они создали и как далеко они продвинулись. Убедитесь, что все понимают, что все документы должны стать живыми документами.

Этот последний шаг имеет решающее значение и заслуживает одного или двух объяснений.

Живые документы

Живой документ - это документ, который меняется со временем и, как правило, может быть изменен группой людей, а не одним администратором. Крайне важно, чтобы у всех, кого затрагивают документы, была возможность оценить, как с ними обращаются и что в них, даже младший персонал, который на самом деле может быть самым знающим человеком в определенных задачах.

Вся цель живых документов состоит в том, чтобы сделать их открытыми и прозрачными для всех людей, которым необходим доступ к ним - и не только для существующих сотрудников, но и для будущих сотрудников.

Недавно моему другу пришлось исправить электронную таблицу, которую его организация использовала для расчета затрат в отделе. Электронная таблица содержала неправильные формулы, и человек, который ее настраивал, заблокировал файл - и вышел на пенсию несколькими годами ранее. После того, как я немного покопался на общем сервере, мой друг нашел документ, к которому имел доступ только старший персонал, и в котором содержался пароль. Ему очень повезло, что предыдущий сотрудник заранее подумал, чтобы разместить эту информацию там, где ее могут найти нужные люди. Однако даже в этом случае было бы лучше, если бы мой друг (и все старшие сотрудники) заранее знали, что этот документ с паролем существует, где он находится и как он назван.

консистенция

Живые документы могут храниться на общих серверах или управляться как вики. Если файлы размещены на сервере, вам необходимо развернуть свои рекомендации по соглашениям об именах, чтобы, когда люди добавляли новые файлы и папки на сервер (или архивировали старые файлы), они делали это согласованным образом. Если все будут на одной странице, имена будут одинаковыми, и каждый сможет быстро найти то, что ему нужно.

Последний шаг в обмене информацией - сделать живые документы доступными для людей, которые в них нуждаются, и для этого вам необходимо вернуться к соглашениям об именах файлов и папок. Даже если вы создадите вики, вы захотите иметь какой-то стандарт для того, как страницы будут названы и организованы на сайте.

Обязательно объясните всем сотрудникам, какие соглашения об именах используются и почему. Будьте ясны о том, что вы хотите, чтобы они делали и почему. Вот некоторые ключевые моменты, на которые следует обратить внимание:

1. Организованность помогает нам добиться успеха как в бизнесе, так и в команде.

2. Использование согласованных соглашений об именах удерживает нас всех на одной странице и повышает менталитет нашей команды.

3. Наличие системы экономит ваше время, потому что вы сможете быстро находить вещи.

4. Вы минимизируете свои собственные ошибки, такие как удаление данных или перезапись файлов.

5. По мере роста организации мы сможем более эффективно управлять новым бизнесом.

6. Когда мы нанимаем новых сотрудников, их обучение займет меньше времени, и вовлечение их в наш образ мышления произойдет быстрее.

Убери прочь

Важные идеи, которые следует взять из этой статьи:

1. Обмен информацией имеет решающее значение для успеха бизнеса и требует участия каждого.

2. Живые документы могут и должны меняться со временем; живые документы должны быть доступны нескольким людям, которые могут их изменить, а также должны быть видны всем людям, которые полагаются на них, но в настоящем и будущем.

3. Документы, которые помечены и хранятся в согласованном порядке, легко найти, и, таким образом, они будут фактически использованы.