Как избежать 5 распространенных ошибок управления идеями

Идея управления может быть полезна в различных бизнес-контекстах. Инструменты могут использовать карты разума для организации мыслей и задач, визуально понимать сложные данные и использовать управление социальными знаниями, чтобы объединить умственные способности сотрудников и руководителей и способствовать творчеству. Хотя, как отметил наш обозреватель, в нашем обзоре лучшего программного обеспечения для управления идеями, представленного на рынке, технологии еще далеко.

Программное обеспечение для управления идеями все еще ограничено во многих отношениях. Front & Main Honey дает вам интуитивно понятный, простой в использовании интерфейс без гораздо более глубоких функциональных возможностей; XMind способен и переносим, ​​но у него есть способы использовать юзабилити; Даже программные приложения Choice Expert для разработчиков Mindomo, объединяющие в себе как социальные, так и интеллектуальные возможности, является тем, что наш обозреватель назвал «наименее ущербным продуктом из всей этой группы». Управление идеями - это амбициозная техническая концепция, поэтому ее реализация была предсказуемо непростой, поскольку поставщики программного обеспечения решают проблемы. В то же время бизнес-пользователь должен избегать распространенных ошибок и ловушек производительности. Вот пять особых препятствий, которых следует избегать.

1. Сохраняйте безопасность на высшем уровне

Большинство облачных платформ управления идеями обеспечивают безопасность при помощи обычных протоколов входа в систему, а иногда и возможности защитить паролем определенные документы или файлы; Двухфакторная аутентификация может быть надежной, в зависимости от решения. Это далеко от безопасности корпоративного уровня, особенно если вы говорите о дополнительных уровнях шифрования для ключевых данных компании или блестящей идее, которая может стать ценным коммерческим секретом в руках конкурента.

Дело в том, что не принимайте безопасность по умолчанию в платформе управления идеями без должной осмотрительности. Если вас не устраивает уровень безопасности программного обеспечения, есть несколько вариантов. Поработайте с ИТ-отделом вашей компании, чтобы решить, возможно ли это, а выбранная вами платформа управления идеями достаточно настраиваема с помощью интерфейсов прикладного программирования (API), чтобы укрепить встроенную защиту и добавить более глубокое шифрование и аутентификацию. Хотя чаще всего это либо будет невозможно, либо будет слишком хлопотным.

Более управляемой альтернативой является экспорт ключевых документов и данных - будь то особенно умная карта, революционный документ мозгового штурма или ценные данные социальных опросов с конфиденциальными ответами сотрудников - вместо этого они шифруют и хранят файл в облачном хранилище. Не забудьте удалить данные из платформы управления идеями после экспорта и резервного копирования. Решения для управления документами бизнес-уровня, такие как Zoho Docs Standard или Box (для бизнеса), сработают, или вы можете выбрать решение для зашифрованного облачного хранилища, такое как CertainSafe, для еще более параноидальных мер безопасности, таких как MicroEncryption. Держите эти золотые идеи под замком.

2. Возьмите мобильную функциональность с зерном соли

Когда наш рецензент проверял все продукты для управления идеями, он столкнулся с препятствиями, когда дело дошло до производительности мобильных устройств. Хотя большинство программ для управления идеями имеют достойные приложения для Android и iOS, возможности мобильной интеграции с другими приложениями невелики, а также нет возможности синхронизировать данные и работать в автономном режиме. Мобильные приложения для управления идеями улучшаются с каждым дополнительным обновлением, но если вы на ходу и столкнулись с бизнес-идеей, вам нужно наметить карту, хеджируйте свои ставки.

Во что бы то ни стало откройте свое приложение Mindomo, чтобы раскрутить интеллектуальную карту или Bloomfire, чтобы начать выработать мозговой штурм для ваших сотрудников. Просто сохраните свою работу в заметке или документе в другом приложении. Затем, когда вы столкнетесь с проблемой форматирования, ошибкой синхронизации или неудачным сохранением в вашем мобильном приложении для управления идеями - отнюдь не определенность, но риск, который стоит наверняка уменьшить, - вас не оставят в метро с потерей отличной идеи прочь и ничего конкретного, чтобы показать это.

3. Будьте осторожны с интеграцией приложений

Одно из самых больших текущих ограничений с программным обеспечением для управления идеями - это отсутствие четкой документации или, что еще лучше, готовых интеграций с другими популярными корпоративными программами, где идеи, сформированные на платформе, укоренятся и превратятся в реальные проекты и инициативы. Bloomfire интегрируется с Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), но большинство социальных платформ не интегрируются с платформами управления CRM или человеческими ресурсами, даже с внутренней компанией Wiki, где много данных опроса неизбежно в конечном итоге.

То же самое относится и к платформам, ориентированным на интеллектуальную карту, где интеграция с инструментом визуализации данных для более убедительного концептуального представления была бы полезна для того, чтобы взглянуть на идеи, построенные на основе разума, по-другому. Тем не менее, даже для способного программиста попытка создать интеграцию самостоятельно без комплекта разработки программного обеспечения с открытым исходным кодом (SDK) и четких инструкций или документации для интеграции с другой платформой совершенно не рекомендуется. Опять же, ваш лучший вариант - это ручной экспорт и импорт данных из вашей платформы управления идеями в соответствующее бизнес-приложение, которое вам нужно. Отслеживайте ручные рабочие процессы - какие данные необходимо экспортировать и импортировать и кто за них отвечает - в таком инструменте, как Asana, чтобы все было понятно.

4. Не пытайтесь модифицировать управление проектами

Управление идеями и интеллектуальные карты могут быть отличным способом избавиться от управления проектами, делегируя задачи и организуя мысли с помощью интерактивных визуальных элементов и сокращений полезных символов. Опасность заключается не в том, чтобы использовать управление идеями для более эффективного управления проектами, а в том, чтобы использовать платформу управления проектами для чего-то, чего не было сделано. Если ИТ-отдел уже вложил средства в систему управления проектами или совместной работы, экономически эффективный путь заключается в том, чтобы внедрить эту технологию в управление идеями.

В этом случае вы получите путаницу из многоцелевых проектов, чатов или каналов, генерирующих непонятный шум в виде комментариев поверх комментариев без концептуальной организации. Предприятия в конечном итоге получат еще один почтовый ящик, в котором перегрузка идеи без структуры приведет к тому, что в куче окажется слишком много вещей. Программное обеспечение для управления идеями в целом не настолько развито с точки зрения функциональности, как инструмент управления проектами или совместной работы, но оно делает то, для чего оно предназначено, - обеспечивает путь наименьшего сопротивления для реализации идеи, ее реализации и управления перекрытием пузыри мысли каждого пользователя, способствующего этому.

5. Идеи недостаточно, сделайте что-нибудь с ней

На эстетическом уровне управление идеями привлекательно, потому что выглядит круто. Платформы, такие как Mindomo и Bloomfire, визуально привлекательны и представляют идеи в умно разработанных интеллектуальных картах и ​​красочных интерактивных графах социальной реакции соответственно. Опасность с такими платформами заключается в том, чтобы смотреть на их гладкие визуализации и думать, что работа выполнена.

Эта интеллектуальная карта и результаты этого опроса ничего не значат, если это понимание не будет получено и преобразовано для более высокой деловой цели. Из пяти рассмотренных нами платформ только Bloomfire имеет встроенную аналитику, но все, кроме Front & Main Honey, интегрируются напрямую с Microsoft Office 365. Так что, независимо от того, экспортируете ли вы данные в CRM, приложение для управления проектами или приложение для бизнес-аналитики или отправив его непосредственно в Office 365 для выработки стратегии на основе идеи, завершите работу. Сбор идей - это важная часть органического внедрения инноваций в любой аспект вашего бизнеса, но это только первая часть.