Будьте организованы: как собирать важные данные с помощью приложений сканирования и ocr

Приложение для сканирования с оптическим распознаванием символов (OCR) необходимо для организации. Лучшие приложения для сканирования помогают вам захватывать все виды информации, такие как слайды презентаций с собрания, заметки на доске, визитные карточки, не говоря уже о важных документах. Они пригодятся и для других целей - от оцифровки бумажных рецептов до сохранения гарантий.

Несколько лет назад мне пришлось получить новый паспорт и в тот же день выписать его для получения визы. Сразу после того, как я взял паспорт, я подумал: «У меня, вероятно, должна быть копия этого, прежде чем я передам его». Я достал телефон и отсканировал его. Конечно, виза заняла больше двух недель, и в то же время мне потребовались детали моего паспорта для пачки документов. Хорошо, что у меня была разборчивая копия!

Как работают приложения для сканирования?

Когда вы используете мобильное приложение для сканирования, оно мало чем отличается от фотографирования. В идеальном случае вы воспроизводите документ на контрастном фоне и направляете на него камеру телефона.

Затем приложение сканирования проведет вас через весь процесс. Как правило, он предлагает вам выровнять края документа по меткам обрезки на экране телефона. Держись спокойно, как можешь, но не волнуйся. Приложение подстраивается под легкие движения. Сканирование занимает секунду или две. Когда это сделано, вы обычно видите предварительный просмотр вашего документа. Затем приложение обычно спрашивает, хотите ли вы добавить больше страниц или начать новое сканирование.

Возможно, вы думаете, что можете вообще пропустить приложение для сканирования и вместо этого сфотографировать любые документы, которые вы хотите сохранить в цифровом виде. Можно, но есть два недостатка. Во-первых, изображение вряд ли будет таким же четким, как при сканировании, поэтому вы рискуете лишиться разборчивого текста. Во-вторых, вы не можете искать текст, что может затруднить поиск того, что вам нужно позже.

Что следует сканировать с помощью приложения для сканирования?

Давайте рассмотрим примеры того, как вы можете использовать приложение для сканирования, чтобы оставаться организованным. После этого я объясню, какие функции следует искать в лучших приложениях для сканирования, и назову несколько приложений, в которых они есть.

Визитные карточки

В следующий раз, когда кто-то вручит вам визитную карточку, используйте приложение для сканирования, чтобы получить контактную информацию этого человека, а затем верните карточку. Вы покажете, как легко быть безбумажным, а также собирать их данные в цифровом формате, чтобы вам не пришлось ничего вводить позже. Некоторые приложения для сканирования могут обнаруживать визитные карточки и создавать новую запись в приложении контактов. Другие ищут LinkedIn, чтобы предложить подключение там.

Доски и презентационные материалы

На встречах большинство из нас хотят уделить каждому докладчику все свое внимание. Это трудно сделать, если мы щуримся на презентацию или доску, надеясь не упустить важную деталь. Отличным решением является быстрое сканирование слайдов или других материалов по мере их появления, зная, что вы сможете просмотреть их более подробно позже.

Документы для электронной почты или резервного копирования

Несмотря на то, что многие люди и организации с удовольствием отправляют вам цифровые документы, все же есть много случаев, когда мы сталкиваемся с бумагой. Допустим, ваш банк дает вам важный бумажный документ для подписи, но вы хотите, чтобы ваш адвокат проверил его в первую очередь. Это прекрасное время, чтобы использовать ваше приложение для сканирования. Сканирование нескольких страниц, чтобы вы могли отправить им по электронной почте stat. Некоторые приложения для сканирования включают в себя инструмент, который позволяет вам также подписать их цифровой подписью.

Другие важные документы, которые вы, возможно, захотите отсканировать и сохранить, включают записи об иммунизации, налоговые документы и юридические свидетельства (рождение, брак, иммиграция и т. Д.).

Что искать в приложении для сканирования

Лучшие приложения для сканирования четко фиксируют ваши документы, делают поиск по тексту и помогают сохранять готовые файлы в нужных местах. Вот что нужно искать:

Автоматическое Обнаружение Края

Отличное приложение для сканирования и распознавания автоматически находит края ваших документов автоматически. Когда вы наводите камеру на бумагу, метки обрезки, которые вы видите на экране, должны самостоятельно искать края документа и настраиваться на разные размеры. Так что, сканируете ли вы лист бумаги формата А4 или визитную карточку, приложение вычисляет это автоматически.

Параметры сохранения и экспорта

Лучшие приложения для сканирования дают вам возможность сохранять или экспортировать недавно отсканированные тексты, такие как Google Drive, Dropbox или другой сервис хранения. Вам не нужно приложение, которое заставляет вас хранить документы на новом месте.

OCR

Я упомянул OCR в верхней части этой статьи. Если у вас есть OCR, любые слова, которые вы сканируете, становятся текстом. Вы также можете скопировать и вставить текст или редактировать его. Допустим, вы просматриваете рецепт и видите, что в нем есть опечатка. С действительно хорошим приложением для сканирования и распознавания текста вы сможете исправить опечатку. Некоторые приложения могут конвертировать ваш окончательный текст в привычный формат обработки текста, например.docx. Другие позволяют изменять текст прямо в приложении, не открывая документ в текстовом редакторе.

OCR также позволяет искать текст документов. Это означает, что если вы хотите найти свои записи о прививках, вы можете попробовать найти имя вашего врача, чтобы найти файл. Вам не нужно помнить, как вы назвали файл. Если вы часто используете поиск для поиска файлов, то вам определенно нужен OCR.

Функциональность поиска

Возможно, вы не очень организованы, когда дело доходит до экспорта и сохранения ваших файлов в другом месте. В этом случае вы захотите искать в содержимом приложения сканирования все, что вы когда-то сканировали и теперь вам нужно. Отличное приложение для сканирования будет иметь собственную функцию поиска.

Поддержка нескольких страниц

Действительно хорошие приложения для сканирования могут сканировать несколько страниц подряд. Затем они должны с легкостью объединить все страницы в один PDF. Большинство высокопроизводительных приложений для сканирования также корректируют искажения страниц, например, когда вы сканируете страницы из книги и не можете выложить ее ровно.

Цена

Многие из лучших приложений для сканирования и распознавания имеют бесплатный уровень обслуживания и платный уровень. OCR иногда считается премиальной функцией. Цены на приложения для сканирования и распознавания текста немного сумасшедшие. Некоторое время можно было ожидать, что вы заплатите от 4 до 7 долларов за приличное приложение. Теперь единовременные сборы в десять раз выше. Несмотря на то, что тарифы на подписку более приемлемы, некоторым людям требуется приложение для сканирования только несколько раз в год.

Лучшие приложения для сканирования

Теперь, когда вы понимаете, что могут делать приложения для сканирования, и почему вы можете их выбрать, вот некоторые из лучших, которые вы можете найти. Я сосредоточился на приложениях, которые предлагают сканирование и распознавание текста и делают ваш текст редактируемым. Есть множество приложений, которые просто сканируют. Evernote Scannable и мобильное приложение Dropbox - вот два примера. Но они не дают вам окончательный текст, который вы можете скопировать и вставить или отредактировать. Эти приложения делают.

Независимо от того, какое приложение вы выберете, вы обнаружите, что наличие сканирующего приложения, которому вы доверяете, поможет вам оцифровывать ваши документы и оставаться организованным.

ABBYY FineScanner

Свободно; Pro за 4, 99 долл. В месяц, 19, 99 долл. В год или 59, 99 долл. Единовременно

ABBYY FineScanner, возможно, является лучшим и наиболее функциональным приложением для сканирования и распознавания текста для мобильных устройств. Он экспортирует файлы в различные форматы, позволяет сохранять файлы в большинстве основных служб хранения и даже запускает OCR на более чем 40 языках. Вам нужен премиум-аккаунт, чтобы получить OCR, который стоит 4, 99 долларов в месяц, 19, 99 долларов в год или 59, 99 долларов за разовую плату.

Доступно на Android, iOS

Microsoft Office Lens

Свободно

Microsoft Office Lens - одно из немногих бесплатных приложений для сканирования. Это немного медленнее и громче, чем другие приложения с распознаванием краев и кадрированием, но оно выполняет свою работу. В приложении предусмотрены специальные режимы сканирования визиток и белой доски. Чтобы отредактировать отсканированный текст, необходимо экспортировать текст через Microsoft OneDrive, а затем открыть его Word.

Доступно на Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Свободно; Pro за 4, 49 долл. В первый год, затем 22, 49 долл. В год; или 69, 99 $ одноразово на iOS

Scanbot - отличное приложение для сканирования и распознавания текста. При этом компания недавно изменила модель ценообразования с дешевой единовременной платы на годовую подписку или более дорогую единовременную плату ($ 69, 99). Кроме того, цены очень трудно отследить. В любом случае, стоит попробовать Pro версию Scanbot, если вам нужно быстрое и точное приложение для сканирования практически любого типа документа. Он имеет хорошие инструменты для коррекции цвета и оптимизации, а также другие функции сканирования, такие как считыватель QR-кода и сканер штрих-кода. Вы также можете использовать его для подписи документов, используя только палец, телефон или планшет.

Доступно на Android и iOS