Будьте организованы: как использовать отслеживание изменений в Google Документах

С 2014 года Google Docs позволяет людям отслеживать изменения во время редактирования или совместной работы над другими. Возможность отслеживать изменения дает вам больше возможностей для редактирования двумя способами. Во-первых, вы можете редактировать свою работу, не внося изменения, в случае, если вы или кто-то другой хочет их просмотреть. Во-вторых, вы можете создать документ и поделиться им с другими, и они могут предложить изменения в файле, которые вы или кто-либо другой можете увидеть и принять, отклонить или внести дальнейшие изменения. Это делает процесс сотрудничества более прозрачным и простым в управлении.

В то время как многие люди называют эту функцию отслеживанием изменений - так она называется в Microsoft Word, и она существует там дольше - Google называет это предложением. Он работает аналогично функции в Microsoft Office. Фактически, если вы импортируете Google Doc в Microsoft Word или наоборот, все отслеженные изменения или предложения сохраняются и становятся видимыми.

Вот как использовать подсказки в Документах Google.

Как включить режим предложения

Если вы пишете и редактируете соло или предлагаете внести изменения в чужую работу, начните с включения режима подсказок. На рабочем столе в правом верхнем углу экрана найдите значок пера и слово «Редактирование». Нажмите на нее и выберите «Предлагать». На мобильных устройствах посмотрите в меню настроек, где оно называется Предлагать изменения. Включи это.

Как только вы включите «Предлагать», ваши новые правки появятся на странице как правки, а не как зафиксированный текст. Например, каждое удаление отображается в виде текста с зачеркиванием. Новые введенные вами слова отображаются новым цветом (в данном случае зеленым).

Для каждого предлагаемого вами изменения в Документах Google создается небольшое поле с резюме в правом поле, которое показывает, кто предложил это изменение и что это такое. Эти сводные окна также дают вам и другим редакторам право принимать или отклонять изменения, о которых я расскажу более подробно позже.

Как поделиться своим документом

Если вы хотите получать предлагаемые изменения от других людей, вы должны сначала поделиться своим документом и включить редактирование. В правом верхнем углу рабочего стола нажмите синюю кнопку «Поделиться». На мобильном телефоне эта опция находится в настройках в разделе «Поделиться и экспортировать». Вы можете поделиться документом только с теми людьми, которых вы выберете, или сгенерировав ссылку, которая сделает документ видимым для всех, кто имеет эту ссылку.

Вот самая важная часть: вы должны дать своим соавторам разрешение на редактирование. Выберите «Редактировать» в соответствующем параметре.

Когда ваши соавторы получают документ, они должны проверить, что они предлагают, а не редактируют, чтобы все могли видеть изменения. Когда команды работают так часто, все привыкнут видеть свои изменения на экране и сразу узнают, не включено ли предложение. Если люди плохо знакомы с отслеживанием изменений, вам может потребоваться напомнить им.

Как использовать комментарии

Общее правило редактирования (которое все нарушают все время) - никогда не записывать в документ то, что вы не хотели бы публиковать. Например, никогда не помещайте шутку в качестве заполнителя текста и никогда не пишите комментарии в строке. Вопросы и более длинные мысли для обсуждения принадлежат в качестве комментариев.

Чтобы добавить комментарий, найдите значок на панели инструментов, который выглядит как речевое поле со знаком плюс в центре. В качестве альтернативы, вы можете выделить текст, и в правом поле появится кнопка комментирования. Нажмите на нее, и вы можете добавить свой комментарий.

Комментарии появляются в правом поле рядом со всеми другими отслеживаемыми изменениями. Соавторы могут отвечать на комментарии, что позволяет вам прямо в документе обсудить изменения, которые вы можете внести.

Как принять, отклонить и разрешить комментарии

После того, как будут внесены все предложения, тот, кто имеет окончательное слово в работе, может прочитать документ и принять или отклонить изменения.

Для комментариев у вас есть возможность «разрешить» каждый из них. Разрешение комментария удаляет историю разговоров навсегда и для всех, поэтому убедитесь, что вопрос действительно решен, прежде чем нажать эту кнопку.

Что видят другие люди?

Что вы должны помнить, предлагая изменения и комментируя документ, - это то, что другие люди видят, если у них есть доступ к тому же файлу. Например, если авторы не отказались, автор или авторы-получатели получают по электронной почте уведомление о каждом предложенном вами предложении и комментарии, добавленные вами, почти в реальном времени. Это означает, что если кто-то предлагает изменить, а затем передумает, автор все равно увидит исходное предложение по электронной почте. Это мерзость

Я настоятельно рекомендую отключить эти уведомления, особенно если вам трудно редактировать. Вместо того, чтобы мучить себя знанием каждой маленькой мысли, которая приходит в голову вашим редакторам, перейдите на Google Drive, щелкните значок шестеренки и выберите настройки. В разделе «Уведомления» убедитесь, что оба флажка сняты.

Как использовать историю версий

Еще один инструмент, который не является частью «Предложения», но тем не менее полезен для совместного написания и редактирования, - «История версий».

Посмотрите под Файл> История версий. Появятся две опции: имя текущей версии и просмотр истории версий.

Вы можете использовать Имя текущей версии, чтобы сохранить копию файла, прежде чем открывать его другим пользователям для редактирования. Таким образом, если что-то пойдет не так, как коллаборационист забывает включить предложение, вы можете быстро и легко вернуться к предыдущему черновику.

Другой вариант, см. «История версий», показывает ранее сохраненные версии файла, помеченные датой и временем. Вы можете изменить имена на более описательные, если это поможет. Когда вы смотрите на прошлые версии вашего файла, вы видите изменения, выделенные другим цветом. Это полезный инструмент для того, чтобы повернуть время вспять, когда, возможно, вы приняли или отклонили изменения, а теперь хотите, чтобы вы этого не сделали.

Как сравнивать документы

Последний инструмент, о котором стоит упомянуть, - новый инструмент под названием «Сравнить документы». Он находится в меню Сервис (Инструменты> Сравнить документы). С помощью этого инструмента вы можете сравнить два документа, чтобы увидеть, что отличается между ними. Это удобно для поиска изменений, которые были добавлены (преднамеренно или иным образом) в ваш документ, будь то вы или кто-то еще. Это представление также может подтягивать комментарии к файлам.

Если вы сотрудничаете с группой людей, которые не привыкли к групповому редактированию, вы всегда можете сохранить черновик своей работы и сравнить его с отредактированной версией, чтобы убедиться, что вы случайно не пропустили изменения.

Дополнительные советы по Google Docs

Есть несколько других советов, которые стоит знать, если вы часто используете Документы Google. Для начала убедитесь, что вы знаете, как сохранить Документы Google в автономном режиме. Таким образом, отключение интернета и другие неожиданные события не помешают вашей работе. Вы также можете зашифровать документы Google, хранящиеся на диске, еще один полезный совет. Обязательно ознакомьтесь с нашим списком лучших советов по Документам Google.