Onpay обзор и рейтинг

Облачный сервис расчета заработной платы OnPay значительно изменился до нашего последнего обзора, и теперь он добавил еще больше функциональности и гибкости. Сайт представляет собой комплексное решение для расчета заработной платы, позволяющее менеджерам создавать исчерпывающие записи о сотрудниках и запускать неограниченные платежные ведомости в месяц. Он предоставляет несколько настраиваемых отчетов и обрабатывает расчет и оплату всех налогов на заработную плату. Новые функции включают в себя панель мониторинга для отслеживания разговоров о PTO, хранилище документов, электронные входящие документы и обновленные порталы сотрудников. Однако отсутствие выделенного мобильного приложения затрудняет удаленное выполнение задач по выплате заработной платы, и его пользовательский опыт не так хорош, как у Editor's Choice Gusto.

Ценообразование и настройка

OnPay сохранил свою прежнюю цену в размере 36 долларов в месяц плюс 4 доллара на сотрудника в месяц, что делает его примерно в середине сайтов, которые мы просмотрели. Платежная ведомость полного обслуживания Patriot Software имеет базовую цену 25 долларов в месяц (10 долларов, если вы хотите подавать и вносить собственные налоги), плюс 4 доллара на сотрудника в месяц. Квадратная заработная плата, с другой стороны, составляет 29 долларов в месяц, плюс 5 долларов на сотрудника в месяц. Густо начинает зарабатывать 39 долларов в месяц, плюс 6 долларов на сотрудника в месяц. QuickBooks Full Service Payroll является самой дорогой, она стоит 80 долларов в месяц плюс 4 доллара на одного сотрудника в месяц.

Настройка является наиболее трудоемкой и сложной частью использования приложения для расчета заработной платы для малого бизнеса. Мало того, что нужно вводить сотни деталей, но и точность абсолютно необходима. Работа, которую вы здесь выполняете, оказывает огромное влияние на средства к существованию ваших сотрудников, а также на их доступ к преимуществам компании. Кроме того, финансовые агентства не обращают внимания на просроченные, неправильные или пропущенные платежи.

Если это заставляет вас нервничать или кажется, что вы слишком много работаете, вы можете получить помощь, связавшись с OnPay и предоставив специалисту по начислению заработной платы первоначальный ввод данных - бесплатно. На самом деле, OnPay будет вводить предварительные данные о заработной плате (эта задача может занять очень много времени), и компания предлагает полную гарантию точности. Если какие-либо из этих исторических данных введены неверно, OnPay несет полную ответственность.

Если вы решите выполнить настройку самостоятельно, вы можете воспользоваться пятиступенчатым мастером настройки OnPay, представленным в прошлом году. Сначала вам нужно будет ввести основную информацию о вашей компании, в том числе контактную информацию, информацию о сотруднике, а также номер банковского маршрута и номер счета. Если это не будет выполнено полностью и точно, вы не сможете перейти к настройке.

Процесс настройки последовательно проходит пять шагов. Сначала вы добавляете графики оплаты (еженедельно, раз в две недели, ежемесячно и т. Д.). Вы можете создать несколько графиков, если хотите, и вы также можете платить сотрудникам по разным графикам. Это более гибко, чем то, что предлагает Gusto. Далее вы добавляете рабочие места компании. После этого вы переходите к созданию профилей сотрудников, что является одной из наиболее трудоемких задач в процессе установки.

Здесь у вас есть два варианта: вы можете создать всю запись самостоятельно или предложить сотрудникам ввести свои собственные данные, за исключением, конечно, деталей компенсации. Patriot Software и другие предлагают аналогичные варианты. Экран «Новый сотрудник» отображает семь вкладок; щелкнув по каждому из них, вы попадете на другой экран ввода данных, чтобы получить информацию о компенсациях, налогах, вычетах и ​​политиках выходного дня. Здесь также хранятся документы сотрудников, включая любые документы, такие как формы W-2, которые сотрудники представили в электронном виде.

Шаг «Сотрудник» является наиболее вовлеченным: он охватывает много вопросов. Здесь вы определяете политику начисления, например, сколько часов должны работать сотрудники, чтобы заработать PTO, больничное время и т. Д., А также какие элементы оплаты вы используете (включая обычные часы, зарплату, сверхурочные и бонусы). OnPay поддерживает настраиваемые поля здесь и в других местах на сайте - многие из них. На самом деле, он предлагает больше, чем конкуренты (те, которые предлагают их вообще).

Вы также потратите много времени на установление своих отчислений, в первую очередь предлагаемых вами планов медицинского страхования и пенсионного обеспечения. Вы можете определить и другие виды вычетов, в том числе украшения. OnPay выступает в качестве страхового брокера, который помогает вам выбирать и настраивать страховые выплаты сотрудникам - медицинское, стоматологическое, пожизненное и инвалидность. Команда OnPay будет даже проводить исследования для вас и генерировать цитаты.

Настройки налога на заработную плату следующие. Вы должны предоставить здесь несколько деталей, в том числе ваш идентификационный номер работодателя (EIN) и информацию о заработной плате штата, но OnPay обрабатывает все расчеты и платежи, требуемые вашей налоговой юрисдикцией. Это становится стандартом для зарплатных приложений малого бизнеса. Все сайты, которые я просмотрел, предлагают эту услугу, с тремя исключениями. Intuit Enhanced Payroll заполняет необходимые формы, но оставляет их на самом деле, чтобы подать их. Patriot Software предлагает базовую версию за 10 долларов в месяц, в которой отсутствует этот шаг, а Workful еще не исчерпал себя в этой области.

Завершив работу с мастером установки, вы готовы запустить платежную ведомость, если только вы не хотите интегрировать свои данные заработной платы с QuickBooks Online, настольными QuickBooks, Xero (OnPay является сертифицированным партнером приложений с Xero) или любым другим производительности приложений. Сайт предлагает мощное сопоставление учетных записей, которое помогает вам настроить платежную ведомость таким образом, чтобы это соответствовало структуре учетной записи вашего бухгалтерского приложения. Все сайты, которые мы рассмотрели, предлагают встроенные подключения к соответствующим приложениям, но SurePayroll содержит ссылки на большинство бухгалтерских решений.

Использование панели инструментов

Вы не сможете вернуться к этому мастеру настройки после его завершения, но вы всегда можете изменить свои настройки, щелкнув значок «Настройки» в левом нижнем углу вертикальной панели навигации. Это открывает длинный список предпочтений и других экранов данных в таких областях, как «Настройки учетной записи», «Платежные ведомости заработной платы» и «Отчисления на заработную плату».

Вы нажимаете верхнюю кнопку на панели, чтобы попасть на панель управления. В верхней горизонтальной панели на этом экране отображаются итоговые данные по всем элементам вашей последней заработной платы (заработная плата, налоги с работодателей, отчисления и т. Д.) - или за любой другой период - в красочной интерактивной линейной диаграмме. Ссылка здесь приводит вас к построчному разделению платежной ведомости, которое вы можете открыть в Excel или сохранить в формате PDF. Кнопки, отображающие последние выплаты и предстоящие дни выплаты, также отображаются на панели инструментов.

Также на этой странице находится список ссылок на часто используемые экраны. Нажмите на ссылку + Добавить график выплат, чтобы ввести имя и выбрать частоту выплат для каждого типа расчета зарплаты, который вы планируете внедрить. У вас есть возможность создать несколько частот заработной платы, если вам нужно (раз в две недели, ежемесячно и т. Д.). Ниже приведены ссылки на часто используемые экраны, такие как записи сотрудников, новые расчеты заработной платы и налоговые декларации. Панель инструментов Gusto охватывает меньшую площадь, но содержит инструмент, который OnPay может использовать: список дел.

Отличный пользовательский опыт

Платежная ведомость может быть трудоемким, детализированным процессом без дополнительной нагрузки запутанного, непривлекательного веб-сайта, поддерживающего его. OnPay предоставляет отличный пользовательский опыт, который не мешает и не отвлекает от операций. Его пользовательский интерфейс и инструменты навигации претерпели некоторые серьезные изменения в прошлом году, и теперь сайт стал еще быстрее, чем раньше. Это все еще имеет тенденцию растягиваться и иногда требует чрезмерной прокрутки, но это очень сплоченный, удобный и чистый сайт.

Навигация осуществляется шестью значками на левой вертикальной панели инструментов. Нажав на значок панели инструментов, вы всегда вернетесь на главный экран. Вторая навигационная ссылка открывает ссылки на информацию о сотрудниках, с дополнительными ссылками для корректировки на конец года, новых сотрудников и рабочего листа. Новое в этом году: OnPay теперь отделяет рабочие экраны для подрядчиков, чтобы вы могли работать с ними отдельно от сотрудников. Новая временная шкала, показывающая последние действия, предупреждает вас о любых изменениях, внесенных в запись.

Вы нажимаете третий значок, чтобы запустить платежную ведомость. OnPay разделяет этот процесс на четыре последовательных шага. Вы нажимаете на каждую из цветных вкладок в верхней части экрана, чтобы перейти к следующей. Четвертая ссылка открывает ваш список отчетов. Они довольно равномерно распределены между заработной платой и выплатами. Вы можете настроить каждый из них несколькими фильтрами, отобразить их прямо на экране и открыть в Excel или в виде файлов PDF.

Пятая ссылка ведет вас к HR-инструментам. К ним относятся хранение документов (сотрудники и подрядчики теперь могут заполнять свои документы по найму в режиме онлайн) и инструменты для перерыва. Экран Employee Time Off отображает информацию о том, кто сейчас находится вне офиса и кто скоро будет. Ниже приведена таблица с записью для каждого сотрудника, в которой указаны запрошенные выходные (которые вы можете утверждать или отклонять), а также запросы в процессе, а также история. Теперь OnPay предлагает возможность онлайн-разговоров между сотрудниками и администратором, чтобы позаботиться об этом элементе персонала. А шестая вкладка на панели инструментов позволяет перейти ко всем настройкам сайта.

Запуск зарплаты

OnPay работает с платежной ведомостью так же, как и ее конкуренты. Вы выбираете сотрудников, которым хотите платить, из списка, который появляется на первом экране этого четырехступенчатого мастера. Затем вы вводите часы, отработанные для каждого типа оплаты (если таковые были изменены с момента последнего расчета), включая PTO. Gusto требует дополнительного экрана для последнего. Экран ввода часов довольно гибкий. Вы можете редактировать информацию о сотрудниках; добавлять, переупорядочивать или удалять платежные позиции; и добавить или переопределить существующие номера. Вы также можете настроить новые пользовательские типы оплаты.

После некоторых быстрых автоматических расчетов OnPay переходит на страницу проверки заработной платы, на которой отображаются валовая заработная плата каждого сотрудника, подоходные налоги, налоги работодателей и отчисления. На последней странице здесь рассказывается, сколько и когда будет вычтено из текущего счета вашей компании. Нажмите «Утвердить платежную ведомость», и все готово, за исключением загрузки и распечатки чеков, если это необходимо. OnPay заботится о расчете и отправке всех необходимых налогов на заработную плату, что также делают большинство конкурентов.

Мобильный доступ, Порталы сотрудников

OnPay не предлагает отдельное мобильное приложение, но предоставляет доступ через мобильный браузер, используя адаптивный дизайн сайта. Навигация проста: панель инструментов всегда доступна, если щелкнуть ссылку в верхней части экрана. Как версии для Android, так и для iOS-смартфонов частично дублируют работу с рабочим столом, хотя некоторые экраны должны отображать данные не по горизонтали, а по вертикали, а некоторые параметры и данные отсутствуют. Это отлично работает для некоторых элементов сайта, таких как панель инструментов и некоторые страницы в записях сотрудников и прогоне расчета заработной платы. Но на некоторых экранах текст и цифры были слишком маленькими и легкими для чтения. Доступны только три отчета и несколько настроек. Мне было трудно запустить платежную ведомость на смартфоне из-за этого.

Как и конкуренты, OnPay поддерживает порталы для сотрудников. Рабочие могут войти на отдельный сайт, чтобы увидеть свои текущие и исторические данные о заработной плате; доступ к документам сотрудников; изменить личную информацию; и сообщать администратору по заработной плате о запросах на перерыв. Это пожизненные учетные записи - сотрудники могут получить к ним доступ даже после того, как они покинули компанию.

У OnPay есть и другие примечательные особенности. Теперь он предлагает шесть уровней разрешений для пользователей, недавно добавив глобальное представление для бухгалтеров. Отчеты можно настраивать с использованием нескольких фильтров и сохранять для последующего использования, хотя они не являются объемными или настолько гибкими, как в Sage Payroll Essentials Plus. OnPay предлагает бесплатную помощь по телефону, чату и электронной почте с понедельника по пятницу, а также добавил срочную поддержку по электронной почте в выходные дни. Его онлайн-база знаний значительно улучшилась со времени нашего последнего обзора с добавлением 100 новых статей. Помимо предоставления гораздо большего руководства, он включает налоговую информацию для всех 50 штатов.

Несколько жалоб

Помимо мобильного доступа, об OnPay можно сказать немного негативного. Это быстро, а улучшенный пользовательский интерфейс и новые функции делают процесс еще более приятным и понятным, чем раньше. Он делает все, что должен делать платежный веб-сайт, и делает это - по большей части - просто и хорошо. Ценообразование прозрачно, без дополнительных сборов, за исключением добавления сотрудников. Это вполне доступно для малых предприятий, тем не менее, его рабочие возможности, а также внутренние соединения и обработка данных лучше, чем у большинства. Его способность управлять неограниченными платежными ведомостями - и легко поддерживать до 100 сотрудников - должна сделать его привлекательным для более продвинутого круга малых предприятий, чем его конкуренты.

Тем не менее, Gusto вытесняет OnPay, чтобы в этом году снова получить значок «Выбор редакции». Его пользовательский опыт - лучший из тех, что мы тестировали. Это похоже на сплоченную, хорошо структурированную систему. В нем используется простой язык, такой как заголовки отчетов и предварительный просмотр платежной ведомости, который легче понять, чем OnPay. Gusto также предлагает путь обновления для растущих компаний или тех, кто просто нуждается в большей гибкости и поддержке.

Чтобы узнать больше о финансовых услугах для себя и своего малого бизнеса, ознакомьтесь с нашими обзорами лучших онлайн-бухгалтерских услуг и налогового программного обеспечения.