Начните новый год правильно: попробуйте

Начать год с точки зрения ИТ означает навести порядок в хаосе, насколько это возможно. Недели между Рождеством и Новым годом, как правило, затишья с точки зрения запросов ИТ-помощи, развертывания и других задач рандомизации управления. Большая часть января следует этому примеру, так как остальная часть организации возвращается из отпуска и медленно набирает обороты. Эти недели полезны для ИТ-менеджеров, которым нужно время, чтобы привести свои дома в порядок, чтобы обеспечить прочную техническую базу для остальной части года. Ниже приведены шесть ключевых шагов, которые ИТ-менеджеры должны предпринять как можно раньше в 2016 году.

1. Запланируйте обновления оборудования

Надеемся, что вы ведете точный журнал аудита оборудования, который охватывает всю вашу локальную инфраструктуру, включая не только ПК и ноутбуки, но также сетевое оборудование, принтеры и все более широкую категорию мобильных устройств. У кого что есть; где он находится; базовая идентификационная информация, такая как серийные номера, и, самое главное, даты обновления аренды. Запишите, какое оборудование будет обновляться в этом году и когда, и не забудьте учесть это в своих планах проекта. Обратите особое внимание на то, какие мобильные устройства используют ваши сотрудники, поскольку все больше и больше людей используют личные мобильные устройства для работы (что может нести ненужное бремя оплаты и риски для безопасности).

2. Провести тщательный аудит лицензий на программное обеспечение

Если в прошлом году вы следовали надлежащей процедуре, то вы уже должны были пройти аудит программного обеспечения. Но, если вы этого не сделали, вы определенно не хотите пропустить этот шаг сейчас.

Однако, как и в случае аудита вашего оборудования, вы обнаружите, что пользователи также делают личный выбор в своих портфелях программного обеспечения. Подобно сотрудникам, использующим персональные устройства для работы, многие также используют свои собственные облачные сервисы. Это может произойти из-за того, что один пользователь решает подписаться на определенный сервис, или даже целая команда развертывает облачный сервис только между собой.

Зачастую эти услуги оплачиваются через регулярные платежи, назначенные для личных или корпоративных кредитных карт, и бухгалтерскому учету может быть трудно определить, кто за что платит. Это плохая новость для них, но она также может укусить вас во время ИТ-бюджета, так что опережайте его сейчас, насколько это возможно. Эта тенденция может также вызвать серьезные проблемы с точки зрения безопасности, так как многие так называемые облачные сервисы фактически вынуждают пользователей загружать клиентские модули, которые обязательно пропускают ваш обычный процесс тестирования. Если вы не знаете, что работает на устройствах ваших пользователей, вы не сможете адекватно защитить их.

В более традиционном смысле убедитесь, что аудит вашего программного обеспечения также охватывает обычные основы, что означает точную оценку того, какое программное обеспечение установлено, где оно работает, у кого есть доступ, у кого есть лицензии, и когда срок действия этих лицензий истекает. Обратите особое внимание на программное обеспечение безопасности - три примера - это антивирус, виртуальные частные сети (VPN) и шифрование.

3. Страдать через этот аудит безопасности

Несомненно, аудиты информационной безопасности являются лишь немного более приятными, чем посещение IRS, но хорошая новость заключается в том, что они абсолютно критичны и высокоспециализированы. Это означает, что у вас есть отличная возможность нанять консультанта, чтобы он прошел через этот процесс для вас. Но, будь то вы или какой-то сторонний эксперт, делаете это, убедитесь, что следующее подробно описано:

Добавьте аудиты - свяжите процесс с вашими данными аудита аппаратного и программного обеспечения.

Анализ защиты личных данных. Как вы контролируете доступ к корпоративным ИТ-ресурсам и данным как в локальной, так и в облачной среде.

Анализ безопасности в облаке. Отдельно анализируйте все свои облачные операции, будь то всего лишь несколько гигабайт удаленного хранилища или полнофункциональное приложение «Программное обеспечение как услуга» (SaaS), которое выполняет ключевой бизнес-процесс.

Анализ защиты данных и аварийного восстановления (DR). Как сработало прошлогоднее решение, и были ли в этом году слабые места или непредвиденные сценарии, на которые вам следует обратить внимание?

Общий аудиторский анализ - Вы не можете передать это ни одному консультанту; используйте отчет об аудите безопасности, чтобы оценить уровень безопасности своих ИТ-операций и выяснить не только, где необходимо внести улучшения, но и где вы можете сэкономить, используя различные решения или тактики безопасности.

4. Изучите свои бизнес-процессы

В небольшой компании это можно сделать за несколько сессий один на один. В компании среднего размера, вы, вероятно, получите шанс потратить несколько обедов. Название игры здесь "Как это на самом деле работает?" Идея состоит в том, чтобы сначала определить, какие ключевые процессы в вашем бизнесе заставляют его работать (то есть позволяют зарабатывать деньги и функционировать) и кто возглавляет или владеет этими процессами. Затем проведите некоторое время с этими людьми и попросите их подробно рассказать о том, как происходят эти процессы; что действительно важно, чтобы они произошли; какие инструменты используются сегодня для выполнения этой работы; и то, что эти люди хотели бы видеть, желать, чтобы это произошло, или просто в целом хотеть ссориться.

Только с этой информацией вы можете реально повысить ценность. Ваш опыт заключается не только в знании того, что происходит в технологии; он способен творчески применять технологии для ускорения, удешевления или повышения конкурентоспособности этих прибыльных процессов. Только когда вы действительно знаете, как все работает, вы можете выполнять эту работу эффективно, даже легко. Итак, отведите некоторое время от экрана и узнайте своих коллег. Вы будете удивлены, насколько они рады этим разговорам и насколько ваш внутренний запас может вырасти в результате.

5. Поговорите с маркетингом

ИТ и маркетинг, как правило, два отдела, которые не имеют ничего общего друг с другом, кроме поверхностного взаимодействия. Но в связи со вспышкой вокруг маркетинга в социальных сетях технологии играют все более важную роль в общем маркетинговом плане вашей компании. Таким образом, общение в начале года может принести большие дивиденды в течение остальной части года. Маркетинг, вероятно, захочет обсудить следующие вопросы:

Управление присутствием в Интернете и социальных сетях. Многие отделы маркетинга не имеют ни малейшего представления об уровне сложности, доступной для них, когда речь идет об управлении онлайн-маркетинговыми кампаниями; добавив здесь свой опыт, вы можете мгновенно создать годовой технологический план для обеих сторон.

Сбор и хранение данных. Маркетологи, как правило, просят обо всем, чтобы выяснить, как их использовать позже. Было бы хорошо, если бы это «все» также не включало потенциальные петабайты веб-данных, транзакций и данных отслеживания клиентов. Понимание того, что эти люди собирают сегодня и что они намерены собирать завтра, может диктовать вашу стратегию хранения на весь год.

Анализ данных - если ваши администраторы баз данных (DBA) до сих пор отвечали на вопросы бизнес-аналитики (BI), подготовьтесь к изменениям. С заметным подъемом в сборе данных произойдет такое же увеличение добычи данных, что и данные для ценности. Загрузка этого на плечи одного или двух излишне загруженных администраторов баз данных, вероятно, является ошибкой. Вместо этого посмотрите, могут ли средства организации бизнес-аналитики с самообслуживанием (такие как Microsoft Power BI или Tableau Desktop) помочь вашей организации. Поговорите с отделом маркетинга, финансов и других отделов, интенсивно работающих с данными, о том, что они ищут, а затем посмотрите, сможете ли вы развернуть инструменты, позволяющие им самим искать эти самородки.

6. Доберитесь до планирования

Если вы выполнили уже описанные шаги, у вас есть точное представление о том, какую технологию использует ваша компания, как она используется и сколько она стоит. У вас также есть хороший взгляд на дыры, которые пробивают эту ситуацию - где вы платите слишком много; где находятся потенциальные угрозы безопасности; что нужно будет обновить или обновить в этом году и многое другое.

Используйте эти результаты, чтобы начать составлять план вашего года ИТ. Вам необходимо выяснить, сколько проектов ваш отдел может обработать помимо тех, что должны произойти (например, продление лицензии, развертывание нового оборудования из-за обновления аренды и т. Д.). Только после того, как вы наметите эти необязательные проекты, вы сможете начать планирование добавленной стоимости.

Но когда вы дойдете до этого этапа, вам нужно выполнить несколько ключевых шагов:

Вы встречались с лидерами передовых процессов; Теперь встретимся с высшим руководством. Ребята на переднем крае дали вам представление о том, как все работает и где вы можете помочь, но только высшее руководство может дать вам общую картину. Вам нужны обе перспективы, чтобы придумать эффективный технологический план.

Работайте над «продажей» проектов, прежде чем тратить время на оценку и тестирование. Выяснение того, какие инструменты будут работать лучше в вашей организации, может быть утомительной и трудоемкой задачей. Не принимайте это до тех пор, пока не получите поддержку как от заинтересованных сторон, так и от высшего руководства. Другими словами, продайте идею вашего проекта людям, которые получат выгоду, прежде чем тратить на них сколько-нибудь значительных человеко-часов.

При продаже своих проектов не зацикливайтесь только на экономии средств. Многие ИТ-менеджеры по умолчанию ищут более дешевые решения для любых инструментов, используемых сегодня. Иногда это хороший угол - особенно для таких вещей, как мобильные звонки и тарифные планы. Но для ориентированного на задачи программного обеспечения и облачных сервисов сосредоточиться на расширенных функциональных возможностях лучше. Создайте демонстрации предлагаемых решений для заинтересованных сторон, чтобы они могли увидеть, что ваш план может сделать для них, и вы получите гораздо больше внимания, чем даже с самой шикарной бюджетной таблицей.

Не переусердствуйте. После того, как вы получите внимание высшего руководства и заинтересованных сторон от заинтересованных сторон процесса, легко увлечься динамикой и волнением. Это может привести к чрезмерным обещаниям, что, в свою очередь, приведет к провалу проекта и зависимости от Advil. Будьте очень осторожны в планировании вашего проекта. Обеспечьте буфер не только с точки зрения времени, но и с точки зрения бюджета, на случай, если вам потребуется нанять помощь извне, чтобы выполнить что-то вовремя. Помните, что ИТ-отдел также должен реагировать на непредвиденные ситуации, поэтому ключевым моментом является обеспечение возможности развертывания на завтра, при этом эффективно справляясь с сегодняшним днем.