Видео: Worksection. Честный обзор системы. Основные преимущества (Октября 2024)
Wrike - один из лучших вариантов для бизнеса, которому необходимо быстро раскрутить платформу управления проектами. Администраторы и руководители команд, которые управляют командами, задачами и проектами, по своей природе являются многозадачными, и Wrike отлично помогает им манипулировать всей этой информацией, сохраняя при этом задачи организованными и рабочие процессы проекта движущимися. Ниже приведены 10 функций, инструментов и скрытых приемов Wrike, позволяющих сделать управление несколькими проектами максимально прозрачным и беззаботным.
1. Пользовательские рабочие процессы
Одним из крупнейших дополнений Wrike в 2015 году были пользовательские рабочие процессы, позволяющие администраторам учетных записей изменять рабочие процессы по умолчанию для переименования или переназначения статусов и создавать дополнительные рабочие процессы для определенных групп. Эти настраиваемые рабочие процессы имеют больший контекстный смысл для конкретных папок, проектов и групп, особенно когда они попадают в панель мониторинга, разбитую на различные этапы. Особенно для администратора проекта или руководителя группы, когда рабочие процессы разбиты на такие столбцы, как «Одобрено», «В процессе», «В проверке» и т. Д., Упрощают обзор и управление при переходе между несколькими папками и задачами.
Сами настраиваемые рабочие процессы координируются по цвету поэтапно, как и в обычных рабочих процессах, разбивая активные, отмененные, завершенные или удерживаемые задачи в рабочем процессе. В то же время вы можете добавить настраиваемые рабочие процессы, расположенные параллельно на панели инструментов, которые показывают конкретные связанные этапы в командах проектирования, разработки или маркетинга, например, с процентами выполнения в другом рабочем процессе рядом с этим. Если ваш бизнес возник из-за учетной записи Wrike Enterprise, воспользуйтесь настраиваемыми рабочими процессами, управляемыми с центральной панели управления.
2. Папки, папки и другие папки
Папки, пожалуй, самые вездесущие организационные инструменты Wrike. Платформа имеет различные типы папок для всего, каждый с различным набором разрешений и настраиваемых конструкций для создания интуитивно понятного шкафа управления проектами. Во-первых, важно заполнить раздел «Информация» в каждой папке как можно более подробной информацией о целях проекта, членах команды, контактной информации команды и ходе выполнения различных задач. Wrike разрабатывает папки, чтобы их можно было легко переносить из команды в команду, и чем больше информации вы выложите на обложке, тем меньше копаний будет делать следующий пользователь.
Когда дело доходит до самих папок, вы можете разбить их на различные типы для конкретных случаев использования. Чтобы сэкономить время на управлении задачами, организация может создать папку спринтов, в которую команды бросают различные задачи, чтобы держать всех в курсе хода проекта. Для электронных писем формы группа поддержки может создать папку «Шаблоны», из которой можно получать согласованные ответы во время взаимодействия с клиентами. Существуют также личные папки для чувствительных кадровых вопросов или просто папка, для которой установлены разрешения «Только для вас» для использования в качестве детального организационного инструмента. Наконец, команды могут использовать подпапки для обмена информацией о проекте за пределами Wrike в определенных диапазонах дат, экспортируемых в виде диаграммы Ганта или файла Microsoft Excel.
3. Отчеты в реальном времени
Еще одной новой функцией является Wrike Reports, которая автоматически генерирует в режиме реального времени отчет о состоянии и статусах проекта с помощью функции «одним щелчком» на панели мониторинга Wrike. На вкладке «Отчеты» администратор проекта или руководитель группы может выбрать конкретные проекты или задачи, решить, из каких групп следует извлекать данные, добавить фильтры (например, владелец проекта, состояние или дата начала / окончания / создания) и создать либо панель или граф таблицы. Эти виды отчетов полезны для ежедневных или еженедельных обновлений прогресса, но также могут быть адаптированы для отображения таких показателей, как активность команды и производительность. Визуализации данных не являются причудливыми, но их можно быстро создать, используя самые актуальные данные.
4. Пометьте все
Пользователи Wrike могут создавать неограниченное количество тегов для папок и задач; они работают аналогично быстрым тегам, которые можно найти в инструментах совместной работы, таких как Evernote Business, в том, что теги работают не только как организационные инструменты, но и для связи различных элементов проекта и документов вместе. Вы можете пометить задачу несколькими соответствующими папками, просто перетаскивая ее в папки, помечая задачу как связанную с каждой папкой, не дублируя ее. Wrike отслеживает все изменяющиеся теги, связанные с задачей, поэтому это также помогает сопоставить состояние задачи с течением времени между различными проектами и группами, с которыми она связана.
5. Сортировка по заданию
Сортировка задач является естественной частью управления рабочими процессами проекта, но при расстановке приоритетов легко позволить слишком многим задачам скользить в раздел «Журнал невыполненных работ», занимая все больше и больше вашей временной шкалы Wrike. Таким образом, в папке задачи перечислены в хронологическом порядке или в порядке их сортировки. Wrike позволяет сортировать задачи по приоритету, дате, статусу и названию. Чтобы заставить вашу команду заняться заданием с ошибками, установите для папки приоритетное значение, а затем перетащите задачи с заданными приоритетами в том порядке, в котором вы хотите их пометить. Сортировка по приоритету переопределяет даты, статус или заголовок, сохраняя эти задачи, расположенные впереди, по центру, пока вы не отметите их в куче.
6. Интегрировать и автоматизировать
Wrike постоянно добавляет новые интеграции в различные приложения Software-as-a-Service (SaaS), включая офисные пакеты Google и Microsoft, различные облачные сервисы хранения данных, платформы маркетинга и поддержки, инструменты онлайн-опросов (такие как SurveyMonkey) и приложения для совместной работы (такие как Slack и Atlassian HipChat).
Все это полезные способы объединения большего количества перекрывающихся бизнес-процессов в одном месте, но эти интеграции могут быть особенно полезны для автоматизации некоторых ручных аспектов управления проектами и задачами. Wrike интегрируется как со службой автоматизации форм Wufoo, так и с автоматизированным инструментом действий Zapier, позволяя пользователям автоматизировать повторяющиеся записи проектов с помощью запросов проектов, перенаправляемых в автоматически заполняемые формы Wufoo (выполняемые Zapier в новые проекты без ручной пересылки запросов проектов или заполнения новых проектов и записей задач).
7. Куча на шаблонах и виджетах
Интеграция Wufoo / Zapier отлично подходит для автоматизации повторяющихся рабочих процессов, но так же, как и пользовательские шаблоны Wrike. Чтобы создать собственный шаблон из существующего проекта или задачи, щелкните правой кнопкой мыши эту задачу в папке и продублируйте ее с новым заголовком. Он также позволяет вам копировать описания и заметки, которые вы включили вместе с задачей или проектом, и даже позволяет копировать тех же пользователей, если это особая команда, которая будет повторно использовать шаблон. Вам никогда не придется заново создавать проект или задачу. Вы также можете создать шаблон на основе нескольких задач, установив для этих конкретных задач статус «отложенный» и повторив процесс дублирования. Шаблоны - это одна из областей, в которой Wrike действительно блестит, что дает ему преимущество в задачах и производительности по сравнению с аналогичными решениями для управления проектами, такими как Basecamp.
Виджеты - это еще один способ, с помощью которого Wrike поможет вам сэкономить время. Существуют предварительно созданные виджеты, такие как «Назначено мне» и «Сегодня / на этой неделе», но эта функция более полезна при создании пользовательских виджетов для мониторинга конкретных проектов, задач или членов команды. В папке проекта или задачи щелкните правой кнопкой мыши элемент и выберите «Добавить на панель инструментов», чтобы создать простой виджет, который можно перетаскивать на панель инструментов по своему усмотрению.
8. Вне простого поиска
Основной поиск по ключевым словам в Wrike быстрый и полезный для поиска задачи или проекта, содержащего определенные слова, но функция расширенного поиска платформы дает вам гораздо более мощный механизм поиска в определенных полях для поиска ключевого слова в комментарии, описании или заголовке. Расширенный поиск также может помочь вам найти вложения, позволяя вам искать имена файлов. Там нет специальной кнопки или опции для расширенного поиска; вы просто начинаете вводить текст в основной строке поиска (или в строке поиска в определенной папке) и используете кавычки, чтобы указать поле, слова или проекты, которые нужно пропустить. Вы также можете указать дополнительные параметры, такие как добавление тега "@me", чтобы найти результаты поиска, в которых вы были упомянуты по имени.
9. Сделайте электронную почту снова полезной
Интеграция электронной почты Wrike позволяет легко создавать и редактировать задачи из Gmail или Microsoft Outlook как на настольном, так и на мобильном устройствах, что позволяет вам превращать электронные письма в элементы действий и назначать их непосредственно членам команды. Благодаря этой интеграции вы также можете видеть уведомления Wrike @mention в своей папке входящих сообщений, добавлять электронные письма непосредственно в папки Wrike и отвечать на комментарии прямо из электронной почты.
На мобильных устройствах приложения Wrike для Android и iOS также предлагают новую интеллектуальную функцию входящих сообщений для быстрого сканирования, сортировки и архивирования сообщений, а также возможность временно скрывать отдельные или групповые сообщения в разных пакетах, объединяя то, что раньше было активностью Wrike. Центр потоков и уведомлений. Как и в случае с новым приложением Google для входящих сообщений, это способ уменьшить беспорядок и сделать электронную почту платформой, на которой пользователи могут реально добиться своей цели (вместо того, чтобы постоянно анализировать и очищать ее).
10. Превратите свой смартфон в командный центр проекта
Наряду с новым интеллектуальным почтовым ящиком, мобильные приложения Wrike для Android и iOS могут делать практически все, что может веб-приложение. Приложения Wrike включают в себя одно представление задач с функциями даты и назначения, быстрое создание задач и действия смахивания, а также (в приложении Android) двойное представление для планшетов. Менеджеры проектов и команды не должны чувствовать себя стесненными в 2016 году только мышлением. В большинстве случаев проще открывать мобильное приложение на лету, проверять задачи и продолжать свой день.
