Видео: Dame Tu cosita ñ (Ноябрь 2024)
Электронная почта является проблемой почти для всех, но в офисе, в частности, она отвлекает внимание и отнимает время, которое можно было бы потратить на выполнение реальной работы. Некоторые люди относятся к проверке и реагированию на электронную почту как к «выполнению работы над работой», а не выполнению самой работы.
Владельцы и менеджеры бизнеса могут помочь себе и своим сотрудникам в борьбе с перегрузкой электронной почты на работе.
Во-первых, поощряйте общение лицом к лицу. Привлечение сотрудников к общению друг с другом, когда электронная почта не нужна, может реально помочь сократить ненужные электронные письма. Беседы с глазу на глаз также лучше, чем электронная почта для чувствительных субъектов, когда тон и настроение действительно имеют значение. Очень немногие люди настолько же искусны в передаче своих эмоций на письменном языке, как и в устной.
Во-вторых, используйте программу обмена мгновенными сообщениями. Для быстрых вопросов и ответов вы действительно не можете победить IM. Некоторые предприятия запрещают сотрудникам устанавливать такие программы, но я думаю, что они действительно являются настоящим благом в офисе. Вы можете получать мгновенные сообщения в автономном приложении или в приложении, встроенном в онлайн-платформу для бизнеса, например Podio, Yammer, Jive. Если ваша организация использует Google Apps, вы всегда можете просто использовать Google Talk. Какое бы приложение IM вы ни выбрали, убедитесь, что все в организации используют одно и то же. И если у ИТ-отдела есть ограничения на то, что сотрудники могут устанавливать, убедитесь, что команда знает, какое приложение для обмена мгновенными сообщениями должно использоваться каждым, чтобы они могли проверить установки.
В-третьих, найдите лучшее место, чем электронная почта для распространенных сообщений. Яркий пример - когда сотрудники отправляют электронное письмо, чтобы сообщить всем, что они больны, находятся в отпуске или уезжают рано. Это обычные сообщения, которые добавляют к беспорядку электронной почты, но не должны. Одним из решений может быть наличие общего календаря. Другой может быть для административного помощника, чтобы отслеживать, кто входит и выходит, и вместо этого отправить одно консолидированное электронное письмо.
В-четвертых, будьте образцом для подражания по электронной почте. Если вы являетесь руководителем компании или отдела, убедитесь, что ваши привычки электронной почты отражают то, что вы хотите, чтобы сотрудники делали. Пишите короткие письма, когда можете. Поговорите с людьми лицом к лицу, когда это правильный способ общения. Используйте IM и делайте все, что хотите, чтобы сотрудники делали. Люди последуют вашему примеру, и именно так вы создадите лучшую культуру компании на основе электронной почты.
Дополнительные ресурсы
Дополнительные советы по борьбе с перегрузкой электронной почты см. В следующих статьях:
- Интервью: толчок к нулевой электронной почте
- Как сократить нежелательную почту
- Интервью: Дмитрий Леонов из SaneBox об управлении электронной почтой
- 11 советов по управлению электронной почтой
