5 замечательных вещей, которые подключенные принтеры могут сделать для вашего бизнеса

Представлено Epson. Современные предприятия используют облачные приложения для повседневного общения и выполнения любых задач, от совместной работы в Интернете до планирования ресурсов предприятия (ERP). Кроме того, сегодняшние администраторы и сотрудники взаимодействуют с этими службами через смартфоны и другие подключенные устройства, иногда чаще, чем через настольные компьютеры. Итак, когда дело доходит до повседневного бизнес-процесса, такого же фундаментального, как печать, почему ваша организация должна оставаться в эпоху аналоговых печатных работ и запутанных проводов?

Любой принтер с сетевым подключением может подключаться к сети. В этой статье мы сосредоточимся на беспроводных принтерах с поддержкой облачной печати, которые могут синхронизировать компьютер, мобильное устройство или даже ваш браузер с принтером, подключенным к облаку, через интернет-соединение. Чтобы узнать, как это сделать, есть несколько разных способов подключения и отправки защищенных файлов с вашего устройства на подключенный к облаку принтер. Лучшие беспроводные принтеры на рынке, как правило, используют сочетание Wi-Fi, Near-Field Communication (NFC) и безопасных подключений к виртуальной сети, включая такие службы, как Google Cloud Print, для отправки и печати файлов через Интернет из любой точки мира.

Беспроблемная совместная печать обеспечивает множество преимуществ для предприятий и их сотрудников. Ниже мы выделяем пять наиболее важных способов, которыми ваша организация могла бы извлечь выгоду из отказа от старого офисного инструмента в пользу современного принтера с подключением к облаку.

1. Удобство

Первое, что вы заметите при настройке принтера, подключенного к Google Cloud Print или другой облачной службе, предлагаемой основными поставщиками принтеров, - это отсутствие драйверов для установки и настройки. Принтеры поставляются «готовыми к работе в облаке» из коробки, и многие службы также поставляются с приложениями для Android и iOS для печати прямо с вашего смартфона или планшета. Сетевые принтеры также устраняют необходимость в ручном обновлении, автоматическом обновлении драйверов и микропрограмм без вмешательства человека.

Все печатаемые файлы отправляются через Интернет через облачную службу печати, поэтому вашему компьютеру даже не нужно напрямую связываться с принтером. Просто войдите на компьютер или мобильное устройство с подключением к Интернету, войдите в свою учетную запись с помощью определенной облачной службы печати и начните печать.

Это также облегчает более удобный печатный контент и обмен документами. Большинство облачных сервисов печати позволяют вам «делиться» доступом к вашему облачному принтеру с другой доверенной стороной так же легко, как делиться с ними онлайн-документом, включая возможность управлять правами на совместное использование. Таким образом, если сотрудник или клиент за городом работает вне вашего офиса и ему необходимо быстро распечатать посадочный талон на рейс домой, вы можете поделиться им с облачным принтером, и они смогут печатать прямо со своего смартфона или ноутбука.,

2. Удаленная доступность

Помимо облачных принтеров, облачные службы печати могут также синхронизироваться с существующим сетевым принтером у вас дома или в офисе. После синхронизации вашего устройства с облачным сервером не имеет значения, откуда вы печатаете, и даже если принтер находится за сотни и более миль.

Это главное благо для работников домашнего офиса и удаленных сотрудников. Если вы проводите виртуальную презентацию во время встречи, используя службу видеоконференцсвязи, и хотите, чтобы все сидевшие за столом конференции имели свой отчет в своих руках, вы можете распечатать копии отчета из своего домашнего офиса непосредственно на этот принтер в угол конференц-зала. Сотрудник, рабочий стол которого находится рядом с принтером, ничем не отличается от пользователя, печатающего на этом аппарате из другой страны.

3. Стоимость и энергоэффективность

Совместная печать - это также простой способ централизовать и оптимизировать операции печати вашей компании, особенно для стартапов и предприятий малого и среднего бизнеса (SMB). Вместо установки и обслуживания нескольких принтеров, подключенных к сети по всей схеме офиса, использование подключенного принтера и облачной службы может значительно сократить расходы на обслуживание, чернила и тонер, если все машины в офисе печатают на одном или двух облачных подключенных устройствах. принтеры (вместо одного принтера на каждый компьютер или кластер рабочих станций в офисе).

В зависимости от размера вашей организации и плана этажа вам может понадобиться несколько принтеров. Но беспроводные облачные принтеры, в частности, дают вам гораздо больше гибкости. Чем новее подключенный принтер, в который вы инвестируете, тем лучше будут его энергосберегающие функции. Подавляющее большинство беспроводных принтеров теперь поставляются с одним или несколькими энергосберегающими или экономичными режимами, которые сокращают общую стоимость печати и энергопотребление, когда принтер не используется активно.

4. Безопасность

Первое, что ваш ИТ-администратор возразит при переходе на облачную печать, это безопасность. Естественно, людям удобнее пользоваться проводными подключениями, чем беспроводным обменом файлами и синхронизацией, когда речь идет о безопасности, особенно при отправке и печати конфиденциальной деловой информации через Интернет.

Облачная печать полностью покрывает веб-соединения HTTPS, обеспечивая защиту документов и файлов с помощью шифрования SSL с момента отправки до момента печати. Файлы также не размещаются на сервере впоследствии. После обработки и завершения задания связанные документы удаляются с сервера облачной службы печати.

5. Масштабируемость

Подключенные принтеры позволяют масштабировать операции печати вашей компании по мере роста вашего бизнеса, от стартапа или малого и среднего бизнеса до крупных корпоративных организаций. Google даже использует свой облачный сервис печати внутри компании. По мере расширения вашей деятельности, когда вы нанимаете больше сотрудников или открываете новые офисы, инвестиции в облачную инфраструктуру подключенной печати могут сэкономить вам много денег в долгосрочной перспективе.

Это также снимает некоторые трудности с расширением вашей рабочей силы. Подключенные принтеры дают ИТ-администраторам меньше головной боли при настройке настольного или портативного компьютера нового сотрудника, снабжении их мобильного устройства программным обеспечением для управления мобильными устройствами (MDM) или перечня других задач, обеспечивающих безопасность конечных точек пользователя и в соответствии с политикой компании. Когда пришло время настроить доступ к принтеру этого сотрудника, он просто работает.