6 секретных советов для новичков

Раньше у малого бизнеса и новых операций возникали проблемы с поиском подходящей программной платформы для малого бизнеса, которая не сломала бы банк. Больше никогда. Современный программный ландшафт предлагает множество великолепных решений, предоставляемых через облако и предназначенных для всех, от небольших компаний до корпоративных учетных платформ. Тем не менее, даже среди этой большой группы поставщиков выделяются несколько платформ, и для малого бизнеса одним из них является Freshbooks.

FreshBooks может понравиться многим: от первоклассных функций отслеживания затрат и времени до глубокой финансовой отчетности и длинного списка дополнений и интеграций. Но платформа также содержит множество скрытых функций и опций для улучшения как бизнеса, так и взаимодействия с клиентами. Ниже приведены шесть наиболее полезных советов и приемов для упрощения выставления счетов, улучшения обслуживания клиентов, обработки платежей и отслеживания расходов, чтобы вы могли максимально эффективно использовать инвестиции FreshBooks вашего бизнеса.

1. Безболезненные платежи

Для индивидуальных предпринимателей и владельцев малых и средних предприятий (SMB), особенно в сфере услуг, настройка онлайн-платежей и интеграция их с программным обеспечением для выставления счетов может быть захватывающим занятием. Одна вещь, о которой многие малые и средние предприятия не знают, - это то, что FreshBooks предлагает переработанный способ оплаты, специально разработанный для малых и средних предприятий.

FreshBooks принимает платежи через кредитную карту, а также через онлайн-платежные шлюзы, такие как PayPal и программное обеспечение для точек продаж (POS), включая Stripe. Платежная система FreshBooks позволяет компаниям принимать платежи по кредитным картам, а клиенты сразу же оплачивать счета, автоматически импортирует комиссионные за платежные транзакции как расходы, чтобы сэкономить время, и включает в себя бесплатную функцию автоматического выставления счетов. На странице «Новый счет» установите флажок «FreshBooks» в разделе «Онлайн-платеж», который, если он выбран, позволяет бизнес-пользователям просматривать статус платежа непосредственно в панели управления учетной записью; он также дает клиентам возможность оплатить сейчас в электронных письмах с накладными, которые ведут на страницу защищенных платежей. Если ваш бизнес основан на простых транзакциях без сложной структуры выставления счетов, установите флажок оплаты FreshBooks и пропустите все формы настройки.

2. Смазывание COGS

Для предприятий, работающих в сфере услуг, а также для интернет-магазинов или веб-сайтов электронной коммерции, регистрирующих большое количество продаж продуктов, возможно, нет более важных затрат на учет, чем стоимость проданных товаров (COGS) или балансовая стоимость товаров, проданных в течение определенного финансового периода. Если вам необходимо пометить расходы или категорию прибылей и убытков в FreshBooks как COGS, это может означать что угодно, от комиссий торгового счета и индивидуального брендинга, купленного для клиентов, до расходных материалов или услуг для физического продукта, а также стоимости доставки заказа.

Чтобы просмотреть и записать все эти движущиеся COGS в FreshBooks, перейдите в раздел «Прибыль и убытки» своих расходов и отредактируйте категории расходов, чтобы выбрать тип расходов COGS для данного сбора. Варианты включают рекламу, подрядчиков, вознаграждения работникам, расходы на офис и почтовые расходы, профессиональные услуги, поездки и многие другие категории. Под этими основными категориями вы также можете создавать и проверять подкатегории расходов COGS. Добавить категорию расходов также просто; просто нажмите «Изменить» в списке расходов, откройте раскрывающееся меню «Категория» и назовите новую категорию или подкатегорию на понятном для налогов языке.

3. Разблокируйте Helpdesk и Управление проектами

Платформа облачного учета больше не является платформой облачного учета. Все, что FreshBooks может делать со счетами, отслеживанием расходов, финансовой отчетностью, налогами и т. Д., Оно также включает в себя тонкие функции для создания и выполнения элементов, проектов и задач, а также встроенную систему поддержки клиентов. Полезный прием для упорядочения и упрощения оценок и выставления счетов-фактур заключается в назначении ценовых позиций в FreshBooks. Такая функциональность управления проектами упрощает процессы составления счетов, создавая элементы и задачи, которые можно вставлять непосредственно в счет-фактуру или отчет с фиксированным значением.

Чтобы воспользоваться преимуществами встроенной справочной службы FreshBooks, просто перейдите в «Настройки и разрешения» и включите настройки «Управление клиентами» и «Управление билетами». Это позволяет бизнес-пользователям управлять билетами непосредственно в FreshBooks и обрабатывать запросы и проблемы клиентов по мере их появления из приложения - без необходимости взаимодействия с отдельной платформой службы поддержки.

4. Как сохранить все это синхронизированным

Ошибки синхронизации - проклятие существования многих пользователей FreshBooks. Особенно, если вы подключаете FreshBooks к другим приложениям, проблемы с синхронизацией часто могут привести к дублированию данных или потере файлов и контактов, особенно когда вы ведете бухгалтерию. FreshBooks имеет первоклассные функции отслеживания времени и выставления счетов, но, если вы подключаете другое приложение для бухгалтерии или для непосредственного взаимодействия с веб-сайтами электронной коммерции, такими как Amazon или eBay, изменения в одном приложении не всегда вносятся в другое.

Хотя в FreshBooks вы ничего не можете сделать, чтобы предотвратить проблему синхронизации в другом приложении, самый простой и всеобъемлющий способ охватить ваши базы - создать отчеты о доходах и дебиторской задолженности в каждом приложении. Перекрестная ссылка на эти итоги, наряду с созданием ежемесячного контрольного списка областей для просмотра вами и вашими клиентами, даст вам простой способ убедиться, что итоги совпадают, и создать некоторую избыточность в случае ошибки синхронизации, будь то пропущенная или неправильно скорректированный счет или платежная позиция, которая не суммируется.

5. настроить, настроить, настроить

FreshBooks включает в себя множество встроенных параметров настройки, форматирования и шаблонов, которые многие компании не в полной мере используют. Потратьте время, чтобы улучшить и адаптировать ваш опыт клиента. В разделе «Параметры настройки» перейдите на страницу «Цвета и логотипы», чтобы изменить цвет меню на цветовую схему своей компании и загрузить логотип своей компании. Клиент должен чувствовать, что он входит в систему на сайте бухгалтерского учета вашей компании, а не на FreshBooks.

В шаблонах вы можете выбрать внешний вид своих счетов и настроить заголовок счета-фактуры, оценки и кредитные заголовки с возможностью отображения платежной накладной для тех клиентов, которые печатают свои счета. Вы также можете настроить электронные письма, которые клиент получает при отправке счета-фактуры, так что потратьте время на создание собственной темы и тела письма для клиента.

Наконец, на странице «Разные настройки» вы можете включить прямые ссылки на счета электронной почты, решить, сколько строк вы хотите отобразить в счете, отключить опцию «FreshBooks Branding», чтобы избавиться от их логотипов и цветовой схемы в пользу ваших собственных, и добавьте другие навороты, такие как текст под вашим логотипом и всплывающие приветственные сообщения, когда клиенты просматривают свою страницу. FreshBooks предлагает более привлекательный визуальный интерфейс для клиентов, чем большинство других платформ для онлайн-бухгалтерии, поэтому не тратьте свою ежемесячную абонентскую плату, лишь лишь слегка разобравшись с тем, что она может сделать.

6. Попросите FreshBooks выйти в тупик

Каждый бизнес имеет свою долю клиентов, которые никогда не оплачивают свои счета вовремя - или, может быть, даже вообще. Это проблема для любой организации, но особенно для малых предприятий и стартапов, которые не только нуждаются в своих деньгах вовремя, но и могут испытывать недостаток в дополнительных средствах для найма кредитных бюро, чтобы преследовать эти тупики. К счастью, если вы находитесь в такой ситуации, FreshBook вас покроет. Просто перейдите в раздел шаблонов электронной почты, и вы найдете несколько удобных шаблонов, которые можно настроить, в том числе электронное письмо с поздней оплатой, которое может быть автоматически отправлено в случае опоздания клиента или по другому расписанию, которое вы можете настроить самостоятельно.