6 способов, которыми современные технологии печати могут помочь вашему бизнесу

Представлено Epson. Если вы вернули свой принтер в режим ожидания, вы можете вернуться к новому взгляду. Благодаря управляемой печати и зеленой печати бизнес сможет полностью изменить подход ваших сотрудников к печати, а также то, как вы за это платите. Вот шесть конкретных примеров, с которых можно начать.

Управляемая печать

Помните, когда вам в последний раз приходилось вставлять этот тонер-картридж в офисный лазерный принтер? А потом, когда вы в последний раз видели еще один счет за этот самый тонер, и задавались вопросом, куда все это идет? Это только один пример того, что может сделать для вас управляемый сервис печати. Если вы никогда не слышали этот термин, подумайте о нем как об очередной эволюции программного обеспечения как услуги (SaaS), за исключением печати «как услуга» (PaaS). Функции могут отличаться, но зарегистрируйтесь в такой службе, и вы сможете выбрать принтер, подходящий для вашей среды, оплатить подписку и начать печать. Все, что вам нужно, это бумага. Служба подписки позаботится о расходных материалах для тонера, проблемах с принтером и других проблемах. Кроме того, большинство услуг будут предоставлять следующие три дополнительных преимущества:

• Оценка печати. Большинство организаций не имеют представления о том, каков их процесс печати: кто печатает, что печатает и сколько печатает. Это связано с тем, что большинство офисов состоят не только из двух или трех стандартных офисных принтеров на этаж, например, но и из множества «теневых принтеров» в виде персональных печатающих устройств, которые пользователи установили на свои столы (либо сами, либо для поддержки некоторых). малоизвестный бизнес-процесс). Это может серьезно увеличить не только стоимость тонера, но и затраты на бумагу, оборудование и ИТ-персонал. Выбирая управляемую службу печати, найдите тот, который отправит специалиста на место для проверки количества установленных принтеров и изучения их использования. Затем включите эти знания в рекомендацию о правильном количестве и типе принтеров, которые действительно нужны вашей организации.
• Детальное управление: управляемые услуги печати должны быть тяжелыми для управления. Ищите службы, которые не только управляют подключением и работоспособностью принтера, но также отслеживают стоимость и использование. Некоторые могут предоставить детали вплоть до уровня отдельного пользователя. Это не только дает вам подробную информацию о том, кто печатает больше всего, почему и сколько это стоит, но и позволяет использовать эту информацию (наряду с тем, что вы узнали во время оценки печати), чтобы постоянно корректировать и оптимизировать процесс печати, не платя больше, чем ваша подписка.
• Контроль затрат с помощью упрощенной печати. Наиболее очевидным преимуществом использования услуги управляемой печати является упрощенная жизнь. Все те небольшие головные боли, которые заставляли вас суетиться в шкафу для снабжения или вызывать его, теперь решаются поставщиком услуг. Поставщик использует, как правило, передовое и проприетарное программное обеспечение для управления, которое дает им такой контроль, сохраняя при этом присутствие за пределами площадки, используя облако. Но эта же технология часто имеет дополнительные преимущества, и наиболее примечательным в этом случае является то, что ваши пользователи, скорее всего, будут иметь возможность печатать на любом принтере в вашей подписке, независимо от того, где они находятся через Интернет. Даже для среднего бизнеса сотрудников, занимающихся продажами на дорогах, это не только экономит деньги по факсу, но и обеспечивает дополнительную гибкость, позволяя получать документы именно тому человеку, с которым им нужно связаться, быстрее и надежнее.
• Повышенная безопасность. Внедрение управляемой печати также означает повышение безопасности, что очень важно, когда вы говорите о подключенной печати. Управляемая печать может помочь с аутентификацией и управлением идентификацией, а также с дополнительными функциями безопасности, такими как PIN-коды или IP-фильтрация.

Устойчивая печать

Устойчивая печать звучит как маркетинговое модное слово, которое принесет мало ощутимой пользы для вашего бизнеса. Но на практике это не только помогает окружающей среде, но и может значительно сэкономить. Одно «зеленое» решение для печати, которое поможет большинству предприятий, но не сразу приходит на ум, когда вы думаете об экологически чистых объектах, - это многофункциональный принтер или принтер «все в одном». Переходя к такому устройству, вы не только экономите электроэнергию (одно устройство против как минимум двух, а часто три), но также экономите место и расходуете расходные материалы. Кроме того, если вы перейдете на такое устройство с помощью службы управляемой печати (например, описанной выше), вы получите не только новейшие технологии печати, но и новейшие экологические технологии. Что касается принтеров, это делится на две основные категории потенциальных выгод:

Сокращение количества тонера и картриджа. За последние несколько лет большинство известных производителей принтеров разработали новые механизмы печати, которые направлены на сокращение использования тонера и чернил, а также на сокращение или даже устранение количества использованных картриджей, которые заканчиваются на полигонах. У Canon и Epson есть экологически чистые линии принтеров без картриджей, в то время как у Brother, HP и Xerox есть программы утилизации картриджей, которые помогут вам легко утилизировать использованные картриджи и уменьшить воздействие на окружающую среду.

Использование более интеллектуального программного обеспечения. Это на самом деле побочное преимущество оптимизированной для облачных вычислений стратегии печати. Большинство поставщиков управляемых принтеров предоставляют такие решения, но вы также можете настроить их самостоятельно, если у вас есть какие-то ИТ-решения. Это просто вопрос отображения бизнес-процессов, в которых задействованы принтеры, на максимально возможное количество программного обеспечения, а не на бумагу. Например, вам действительно нужно распечатать этот заказ на поставку для учета? Или было бы столь же эффективно, если не даже более эффективно, надежно и безопасно, чтобы принтер просто генерировал файл, который обнаруживался в папке облачного хранилища, к которой имеет доступ учетная запись? Затем они могут просто открыть его в любом используемом программном обеспечении и оттуда продолжить бизнес-процесс. Этот вид сдвига может включать не только облачное хранилище, но и другие приложения, включая управление документами, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), планирование ресурсов предприятия (ERP) и даже программное обеспечение для совместной работы по электронной почте или через Интернет, и это лишь некоторые из них. Он может полностью устранить устаревшие технологии, особенно факсимильную и копировальную, и позволит вам добавить уровень непосредственной организации и защиты данных, который просто не может обеспечить бумага. Он также может легко и безопасно включать мобильные устройства и удаленных сотрудников, что обычно очень трудно сделать со старыми устройствами.

Печать может быть не той технологией, о которой мы больше слышим, но это не значит, что категория перестала вводить новшества. Если вы по-прежнему используете огромные офисные принтеры, которые испаряют тонер и жуют в лесах деревьев, то пришло время поближе познакомиться с тем, что доступно сегодня. Сядьте с людьми в вашей организации, которые чаще всего используют ваши принтеры, и тщательно продумайте, почему и как используются эти устройства. Затем сопоставьте это с тем, что производители принтеров предлагают сегодня в сочетании с облачными сервисами и SaaS-приложениями для бизнеса. Вы можете быть шокированы тем, насколько эффективнее может работать ваш бизнес, одновременно экономя при этом значительные средства.