Беспроводной сканер документов Epson Workforce ES-300WR - обзор и рейтинг бухгалтерского издания

Высокопортативный беспроводной сканер документов Epson WorkForce ES-300WR - Accounting Edition ($ 399, 99) - это расширенная версия редакции WorkForce ES-300W, которую мы рассмотрели в прошлом году. Эта последняя итерация флагманского портативного сканера документов Epson стоит всего 100 долларов, но его программное обеспечение, ориентированное на бизнес, а также переработанный и переименованный интерфейс для захвата документов делают его более точным и удобным для ведения бухгалтерского учета, тем самым увеличивая его общую стоимость. Если сбор финансовых данных в дороге и экспорт их для использования в вашем бухгалтерском приложении (без необходимости вводить их вручную) звучит привлекательно, вам следует рассмотреть ES-300WR.

Хорошо продуманный путешествующий компаньон

Обратите внимание, что если вы предпочитаете менее мобильный настольный сканер документов, Epson также предлагает бухгалтерскую версию беспроводного сканера документов WorkForce ES-500WR, который немного быстрее, больше и тяжелее. Когда портативная модель закрыта и готова к дороге, она измеряет 2, 6 на 11, 3 на 3, 5 дюйма (HWD) и весит 2, 9 фунта. Большая часть его роста и веса происходит от встроенной аккумуляторной батареи. Некоторые другие портативные сканеры с перезаряжаемыми батареями включают в себя немного меньший и более легкий выбор редактора Canon imageFormula P-215II Scan-Tini, а также значительно меньший и более легкий Apparent Doxie Q. Первый, такой как ES-300WR и его ES-300W twin, поставляется с устройством автоматической подачи документов на 20 листов, которое сканирует обе стороны двусторонних страниц одновременно, за один проход. АПД Doxie Q, с другой стороны, содержит только восемь страниц; и для сканирования обеих сторон двусторонних страниц необходимо отсканировать одну сторону оригиналов, а затем перевернуть их вручную, чтобы отсканировать другие стороны.

В то время как более легкие машины, такие как дуплексный сканер Xerox с ручной подачей, Visioneer Patriot P15 и портативный дуплексный сканер документов DS-320 Epson и WorkForce ES-200, меньше, легче и удобнее в переноске, они не имеют батарей, Это означает, что вы будете привязаны к розетке переменного тока.

Скорость зарядки аккумулятора зависит от источника питания, и, как и многие другие современные портативные модели, ES-300WR будет работать и заряжаться от источников питания переменного или USB одновременно. Epson сказал мне, что когда сканер используется, батарея заряжается от розеток переменного тока всего за пару часов; USB 3.0 занимает около четырех часов, а USB 2.0 - около 20 часов. Сканер заряжается быстрее, конечно, когда он выключен. Epson не претендует на конкретный срок службы батареи на странице, но во время тестирования я сканировал сотни страниц за одну зарядку.

Рабочий цикл ES-300WR составляет 500 сканирований в день, что совпадает с DS-320, ES-200 и Canon P-215II, в то время как номинальные мощности Patriot P15 и Doxie Q вдвое больше.

Крышка открывается, чтобы открыть АПД на 20 листов и панель управления, которая разделена между правым верхним краем лицевой стороны сканера и правым передним краем корпуса. Сами элементы управления состоят из четырех кнопок - «Питание», «Стоп» («Отмена»), «Пуск», «Wi-Fi Connect» (настройка Wi-Fi Protected Setup или WPS) - и пяти индикаторов состояния: «Ошибка», «Режим автоматической подачи», «Готов», «Вкл. / Выкл. Wi-Fi». и аккумулятор. Кроме того, обратите внимание на изображение ниже, что рядом с левой стороной лица, почти в крайнем углу от элементов управления, находится переключатель выбора режима для переключения между стандартными документами и толстыми пластиковыми карточками (например, удостоверениями личности и кредитными карточками).). На правом переднем крае есть переключатель для выбора подключения Wi-Fi или USB.

Вы можете подключить ES-300WR по беспроводной сети к сети через Wi-Fi и подключить к одному ПК через USB, 2.0 или 3.0. С помощью приложения Epson DocumentScan вы можете сканировать как на устройства Apple iOS, так и на устройства Android.

ScanSmart Accounting Edition

С момента появления ES-300W в начале 2017 года Epson внесла значительные изменения в коллекцию программного обеспечения, включенную в комплект сканеров. Наиболее существенным изменением является новая компания ScanSmart, утилита управления, которая интегрирует сканер, поддерживающее программное обеспечение и другие приложения, помогая им всем работать более гладко. Новые функции, удобные для учета, зависят от программного обеспечения; они являются частью расширенной версии утилиты ScanSmart Accounting Edition.

ScanSmart позволяет настраивать и выполнять задания сканирования, а также создавать профили рабочих процессов («Сканирование в файл», «Сканирование в электронную почту» и т. Д.) Или предустановки, которые Epson вызывает «Действия», которые определяют все аспекты задания сканирования. ScanSmart Accounting Edition упрощает получение данных, собранных из отсканированных финансовых документов, в ваше бухгалтерское приложение, в частности, QuickBooks Online и Excel.

По сути, обновление Accounting Edition состоит из расширения ScanSmart под названием Receipt Manager, которое автоматически идентифицирует и извлекает относительные финансовые данные из квитанций, счетов и других финансовых копий и помогает преобразовать их в данные, совместимые с QuickBooks Online или Excel. Это может потенциально устранить утомительный и трудоемкий ручной ввод. Экспорт в Excel - CSV, формат, принятый большинством бухгалтерских программ. Согласно Epson, когда вы используете программное средство для автоматического присвоения имен и распознавания квитанций, ScanSmart узнает, как идентифицировать повторяющиеся данные, такие как имена и логотипы поставщиков, текущие расходы и т. Д., Тем самым оптимизируя хранение, поиск и поиск. процессы критических данных и документов.

В дополнение к ScanSmart Accounting Edition в комплект программного обеспечения входит Nuance Power PDF, программа для создания и редактирования PDF, альтернативная Adobe Acrobat; Nuance PDF Converter для Mac; и NewSoft Presto! BizCard, утилита для сканирования и архивирования визиток.

Один быстрый портативный сканер документов

Epson оценивает ES-300WR со скоростью 25 страниц в минуту (ppm) в одностороннем (одностороннем) режиме и 50 изображений в минуту (или в минуту, где каждое изображение представляет собой одну сторону двухсторонней страницы) в дуплексном режиме. Я проводил свои тесты через USB 3.0 со скоростью 300 точек на дюйм со стандартного тестового ПК Intel Core i5 PCMag под управлением Windows 10 Professional. Оценки ES-300WR достаточно близки к другим моделям Epson, обсуждаемым здесь (ES-200W, ES-300W и DS-320), что можно с уверенностью сказать, что сам сканер и его BIOS не претерпели существенных изменений. настройка, связанная с производительностью, и то, что ScanSmart не обрабатывает данные заметно быстрее, чем недавно замененные утилиты Epson Scan 2 / Image Capture Pro, которые я использовал при тестировании ES-300W в прошлом году.

Посмотрите, как мы тестируем сканеры

После дисконтирования времени задержки (периода между сканированием последней страницы и сохранением задания сканирования в пригодном для использования изображении или доступном для поиска файле PDF) ES-300WR сканировал мой 25-страничный односторонний документ со скоростью 28, 3 стр. / Мин и двусторонний (50 изображений) документ на 25 страницах с разрешением 54, 5 стр. / Мин. Для обоих документов это на 1 стр. / Мин быстрее, чем у ES-300W. Показатели ES-320 и ES-200W в основном соответствовали ES-300WR. Visioneer P15 и Canon P-215II имеют более низкую скорость (на 10 стр. / Мин. И 20 мин.), Чем портативные компьютеры Epson. P15 набрал 17, 1 промилле и 34 промилле, а Canon P-215II - 15, 9 промилле и 30, 9 промилле.

В следующем тесте я рассчитал ES-300WR, поскольку он сканировал те же два документа, а ScanSmart обрабатывал и сохранял их в формате PDF. Как и ожидалось из моего опыта работы с предыдущими моделями Epson, время сканирования PDF изображений было практически идентично показателям предыдущего теста.

Затем я синхронизировал ES-300WR с помощью ScanSmart, отсканировал и преобразовал 25-страничный документ из 50 изображений в более гибкий PDF-файл с возможностью поиска. Он выполнил задачу за 55 секунд, с задержкой в ​​0, 5 секунды между сканированием в PDF с возможностью поиска и сканированием в память без преобразования или форматирования.

Другие модели Epson, разумеется, работали аналогично, и P15 справился с той же задачей примерно на 40 секунд медленнее, но P-215II опередил ES-300WR примерно на 5 секунд.

Точность и экспорт

Я бы предпочел, чтобы мой сканер был медленным, чем неточным. С этой целью ES-300WR без ошибок конвертировал мои страницы шрифтов Arial и Times New Roman до 6 баллов, что делает его наиболее точным из всех сканеров, упомянутых здесь. что немного точнее, чем DS-320. Два других портативных компьютера Epson, ES-200W и ES-300W, были немного менее точными. Я также оглянулся на все портативные сканеры документов, которые PCMag проверил за последние два года, и обнаружил, что ES-300WR со ScanSmart получил лучшие показатели точности для портативного сканера документов.

Я также ознакомился с функциями бухгалтерского учета в программном обеспечении ScanSmart Accounting Edition. Получение ваших финансовых данных из бумажной копии в ваше бухгалтерское приложение - это процесс, состоящий из двух частей: сканирование и экспорт. Вы сканируете свои квитанции, счета и т. Д. В ScanSmart, как и любой другой документ, и по завершении вы используете действие ScanSmart для отправки данных в Receipt Manager для просмотра и управления ими.

При нажатии кнопки «Экспортировать и сохранить» вы можете выбрать вариант «Экспортировать в QuickBooks» или «Сохранить как CSV». Если вы выбираете первое, убедитесь, что QuickBooks открыт, чтобы ScanSmart мог его найти. ScanSmart затем открывает окно QuickBooks, которое сначала предлагает вам войти в QuickBooks, а затем проведет вас через процесс сопоставления полей и экспорта данных. Хотя я не делал этого со ScanSmart и QuickBooks, в то время, когда я вел свой собственный учет, я часто экспортировал данные в QuickBooks и из них. Я подозреваю, что этот процесс похож. Первые несколько раз требовали сопоставления меток полей данных QuickBooks (скажем, «Расходы / Автомобиль / Техническое обслуживание») с соответствующими метками во входящих данных. (Я подозреваю, что именно здесь ScanSmart проводит большую часть своего обучения.)

Когда вы экспортируете в файл CSV, вы просто выбираете эту опцию, называете файл, и программное обеспечение берет его оттуда. Как вы используете данные после этого зависит от вас. Однако в большинстве сценариев, таких как, например, передача данных в FreshBooks, вам, вероятно, придется немного помассировать их, по крайней мере, сопоставляя и маркируя каждую CSV-запись с соответствующими записями в бухгалтерском программном обеспечении. Если у вас есть опыт работы с Excel, все это - введение в электронные таблицы 101, и в Интернете имеется обширная информация (и, скорее всего, документация по вашему приложению для бухгалтерии) о подготовке файлов CSV для импорта. Несмотря на это, я бы хотел, чтобы ScanSmart Accounting Edition поддерживал несколько дополнительных учетных пакетов, поскольку не все используют QuickBooks.

Хорошо для бизнеса

Разница между выбором редакции ES-300W и этой более новой моделью ES-300WR заключается в программном обеспечении. Таким образом, когда дело доходит до принятия решения, стоит ли она премии в 100 долларов, вы должны подумать о своем бизнесе. Если эта новая итерация бухгалтерского учета нашего любимого в настоящее время портативного сканера документов спасает вас или кого-то еще в вашей организации от нескольких часов ручного ввода финансовых данных (что, помимо того, что скучно, увеличивает вероятность ошибок ввода) каждый месяц, конечно, так и есть. Но если вы не видите, как ваш бизнес использует преимущества этого усовершенствованного программного обеспечения, ES-300W - это то, что вам нужно.