Будьте организованы: 3 метода для лучшего управления временем

Чтобы быть более продуктивным, вам нужно эффективно управлять своим временем. Как тебе лучше управлять своим временем? Независимо от того, где вы находитесь с вашими навыками управления временем, самое первое, что вам нужно сделать, это отслеживать, как вы проводите свое время в настоящее время. Вы не можете изменить то, как вы проводите свое время, если вы не знаете, как вы используете его сейчас.

Есть три основных способа отслеживать свое время, и у каждого есть свои плюсы и минусы. Способ, который обычно считается самым простым, наименее точен. Тот, который является наиболее точным, очень трудоемкий. Наконец, есть способ отслеживать ваше время, используя технологию, которая чрезвычайно проста, но точна только для определенных видов задач.

Вот что вам нужно знать об этих трех методах:

1. Оценка времени (также известная как метод оценки рабочей недели)

Что такое оценка времени? Оценка времени - это список всего, что вы делали в течение определенного периода времени, а также количество часов и минут, которые, по вашим оценкам, вы потратили на это.

Как сделать оценку времени: оценка времени часто делается в конце недели. Вы вспоминаете свою неделю или какой-либо период оглядки назад и подсчитываете, например, сколько часов, по вашему мнению, вы работали, спали, выполняли поручения, готовили, убирали или смотрели фильмы, например. Это поможет проконсультироваться с вашим календарем, если вы его сохраните.

Плюсы: оценка времени занимает очень мало времени для создания. Поскольку вы можете сохранить их до конца недели, ваши ежедневные дела не будут прерваны досадными задачами регистрации времени.

Минусы: оценки времени являются наименее точным способом измерения того, как вы проводите свое время. Исследователи обнаружили, что когда люди оценивают, как они проводят свое время, используя подход «оглядываясь назад», у них часто получается в общей сложности больше часов, чем за фактическую неделю (168). Люди склонны переоценивать объем своей работы и недооценивать свой досуг.

2. Журнал времени (также известный как дневник общего времени)

Что такое журнал времени? Временной журнал - это запись того, что вы делали весь день, разбитый на блоки времени, которые составляют весь день. Идея состоит в том, чтобы учитывать каждый блок времени в течение 24 часов.

Как сделать журнал времени: Чтобы сделать журнал времени, вам нужно чуть больше, чем лист бумаги или электронная таблица. Создайте столбец и введите в него последовательные блоки времени с шагом 15, 30 или 60 минут. Вы можете объединить несколько временных блоков для часов, когда вы обычно спите. Периодически в течение дня или в конце дня вы заполняете пространство рядом с каждым временным блоком тем, что вы делали в течение этого времени. Насколько конкретно вы получите свое описание, зависит от того, что вы хотите знать о себе или какую трансформацию управления временем вы хотите провести.

Плюсы: временные журналы точнее временных дневников. Они тем более, когда вы заполняете их чаще и меньше, тем дольше вы ждете, чтобы завершить их. Очень легко классифицировать свое время по категориям, складывать числа и анализировать результаты.

Минусы: записывание одного ответа на то, что вы сделали, скажем, с 9 до 10 утра, может не быть реалистичным отражением того, как вы действительно использовали этот час. Допустим, вы работали. Вы покинули свой стол и выпили воды за это время? Вы сделали быстрый звонок? Вы читали новости онлайн в течение нескольких минут в середине своей работы? Журналы времени обобщают блоки времени, не вдаваясь в реальные детали того, что вы делали.

3. Приложения для отслеживания времени

Что такое приложение для отслеживания времени? Приложение для отслеживания времени - это программное обеспечение, которое вы используете для отслеживания того, сколько времени вы тратите на разные вещи, в основном на компьютере и телефоне. Существуют пассивные приложения для отслеживания времени и активные. Пассивные, такие как RescueTime, измеряют, сколько времени вы проводите в разных приложениях и на разных сайтах. Активные приложения для отслеживания времени, такие как Toggl, предоставляют вам таймер на экране, который запускается во время вашей работы, поэтому вы можете использовать несколько приложений и веб-сайтов, работая над одной задачей.

Как использовать приложение для отслеживания времени: с помощью пассивного устройства отслеживания времени вы устанавливаете его на свой компьютер или мобильное устройство и просто запускаете его. Он автоматически фиксирует всю вашу деятельность для записи, классификации, подсчета и анализа. Обычно вы можете приостанавливать эти приложения в любое время, а также отключать их в периоды, когда вы не хотите отслеживать свою активность. Активные таймеры полагаются на вас, чтобы нажать кнопку, чтобы запустить и остановить их. Они позволяют вам вводить информацию о том, что вы делали во время работы, и приложение автоматически добавляет эту информацию в запись, которую вы можете просматривать и анализировать в любое время. Версии активных приложений для отслеживания времени в мобильных приложениях могут быть полезны для запуска таймера, когда вы находитесь на собраниях, путешествуете по работе и выполняете другую некомпьютерную работу, которую хотите измерить.

Существуют мобильные приложения для отслеживания времени, которые отслеживают ваше местоположение и, предположительно, помогают классифицировать ваше время таким образом, но они еще не очень умны и требуют слишком много ручного ввода, чтобы иметь большую ценность в это время. Может быть, когда-нибудь они улучшатся.

Плюсы: приложения для отслеживания времени превосходны, когда речь идет о подробностях вашей цифровой деятельности. У них есть инструменты для классификации вашего времени и выкладывания диаграмм и графиков. Лучшие из них очень просты в использовании, и большинство из них имеют бесплатную опцию.

Минусы: приложения для отслеживания времени дают вам богатый анализ того, что вы делаете на своем компьютере, но они не предназначены для отслеживания всего вашего времени, поэтому они будут скучать по вашим часам, проведенным за складыванием белья, готовкой, чтением, игрой с вашими детьми или домашние животные, или что вы еще делаете.

След в течение двух недель, а затем анализ

Если вы новичок в отслеживании времени, я рекомендую объединить метод регистрации времени с приложением отслеживания времени. Таким образом, вы можете получить общее представление о том, как вы проводите все часы своего дня, а также детальный анализ вашего компьютерного времени.

Вы захотите записать свое время в течение как минимум двух недель, прежде чем анализировать его. В течение первых одного или двух дней вы можете немного изменить свое поведение, потому что вы думаете о том, что вы отслеживаете свое время. Ваше поведение быстро вернется к нормальному состоянию.

Кроме того, если вы обнаружите, что говорите: «О, этот день не должен считаться, потому что он был очень необычным», остановитесь. Чем больше вы отслеживаете свое время, тем больше вы понимаете, что у вас больше необычных дней, чем вы, вероятно, предполагали. Идея состоит в том, чтобы лучше понять, как вы на самом деле проводите свое время, а не в среднем. Как только вы узнаете, как вы проводите свое общее время, вы можете начать принимать обоснованные решения о том, что вы хотите делать больше, меньше или хотите начать делать что-то совершенно новое.