Будьте организованы: 5 изобретательных применений для dropbox в бизнесе

Малые предприятия часто тяготеют к облачным сервисам хранения, таким как Dropbox, потому что они предоставляют большую ценность - но только если предприятия используют их в полной мере.

Вот пять умных способов использовать Dropbox в вашем бизнесе.

1. Используйте Dropbox как сервер; Способствовать прозрачности

Возможно, наиболее очевидный способ использования Dropbox в бизнес-среде - это альтернатива общему серверу. Специально для малого бизнеса стоимость учетной записи Dropbox Business может быть намного ниже, чем покупка собственного сервера и наем персонала для его обслуживания.

Использование Dropbox в качестве сервера, будь то FTP-сервер или общая сеть с подключенным хранилищем, позволяет людям получить в свои руки одни и те же файлы, чтобы они могли сотрудничать и иметь лучший контроль версий. Он может стать центральным местом для хранения руководств по кодексу поведения, информации о преимуществах и руководств по стилю в дополнение к более типичным файлам, связанным с работой, требующей совместной работы.

Если ваш бизнес направлен на продвижение культуры прозрачности, предоставление других видов деловых документов, доступных всем сотрудникам через Dropbox, таких как финансовые отчеты и слайд-шоу, представленные инвесторам или членам совета директоров, может стать отличным шагом в правильном направлении.

2. Поделиться туристическими маршрутами; Держите их в автономном режиме на мобильных устройствах

Владельцы бизнеса и сотрудники, которые часто путешествуют, могут поделиться своими маршрутами с другими в офисе. Они могут рассчитывать на другого человека, чтобы забронировать путешествие для них. Создав папку для маршрутов путешествий, каждый, кто должен знать местонахождение или подробности организации поездки сотрудника, имеет доступ.

Более того, используя мобильное приложение Dropbox, путешественник может пометить свои маршруты как «избранные», чтобы сделать их доступными в автономном режиме, чтобы они были доступны даже на высоте 30 000 футов. (Если вы ответственны за бронирование чужого путешествия, представьте, насколько проще это решение, чем отправлять по электронной почте путешественнику копию маршрута каждый раз, когда он или она не может его найти, что, несомненно, происходит постоянно.)

3. Собирать факсы

Иногда, чтобы понять, как предприятия используют различное программное обеспечение и услуги, я посещаю компании и беру интервью у них о том, что они делают. В прошлом году, разговаривая с Vert (агентством по маркетингу и рекламе в мобильном мире), соучредитель Кевин Плановский объяснил мне, как его компания собирает факсы в хранилище на основе облачного хранилища - Vert фактически использует Box, а не Dropbox, но установка поддерживает либо - с помощью HelloFax.

Каждый раз, когда кто-то отправляет факс, HelloFax помещает цифровой выход в назначенную папку в Dropbox или Box. Очень идет еще дальше, подключив инструмент управления рабочим местом Podio к системе. Каждый входящий факс автоматически создает в Podio задание, в котором Плановский и его соучредитель просматривают передачу.

4. Делитесь медиа с клиентами, клиентами и партнерами

Одним из огромных преимуществ использования Dropbox является то, что вы можете с большой гибкостью решать, хотите ли вы обмениваться файлами только со своей внутренней командой, а также с клиентами и сотрудниками. Где я вижу внешний обмен файлами Dropbox больше всего на сайтах ресторанов, которые часто делают их меню доступными через общедоступную ссылку Dropbox.

Рассмотрим небольшой ресторанный бизнес. Меню может меняться ежедневно. Это стрессовая среда, которая не работает на большом количестве офисного оборудования. И не все сотрудники должны быть технически подкованными. Если ресторан сохраняет свое ежедневное меню доступным для клиентов через Dropbox (а не, скажем, через веб-страницу), сотрудник может очень легко перетащить PDF-файл меню дня в соответствующую папку для просмотра клиентами, HTML-кодирование не требуется. Ссылка с сайта ресторана на расположение меню в Dropbox всегда будет одинаковой, поэтому нет суеты и суеты.

Другим распространенным способом использования Dropbox для бизнеса является сотрудничество с партнерами над проектами, особенно визуальными, такими как редизайн сайта. Храня концептуальные изображения и макеты в Dropbox, все участвующие стороны могут просматривать их, не отправляя по электронной почте большие файлы.

Одно замечание: ссылки на учетные записи Dropbox Business имеют ограничение пропускной способности 200 ГБ в день. Если ваша учетная запись достигает предела, ваши ссылки автоматически (но только временно) приостанавливаются. Dropbox сообщает, что уведомит администратора Dropbox по электронной почте о возникновении этой проблемы, но в то же время любой, кто попытается получить доступ к ссылкам, увидит страницу с ошибкой вместо вашего файла.

5. Проверка навыков соискателей

Кандидаты на работу в определенных областях, таких как программирование и письмо, обычно проходят тестирование в процессе подачи заявления. Почему бы не расширить эту идею, проверив компьютерные навыки кандидатов и способность следовать инструкциям, попросив их загрузить определенные документы в одну из ваших папок в Dropbox?

Как только кандидат проходит первоначальный отбор и находится на этапе собеседования, вы можете пригласить его или ее в общую папку и предоставить инструкции о том, что загружать, например, резюме, пример написания, фрагмент программного кода, иллюстрации, видео - вы получить идею. Дайте вашим кандидатам точные инструкции о том, как назвать файл, его максимальный размер и т. Д., Чтобы увидеть, как легко и быстро они могут выполнить упражнение. И, если этот тест отражает обычную практику вашего бизнеса, кандидат рано оценивает, как работает компания. (Я получил эту идею от организации под названием Nyaya Health. Команда по найму использует подобный тест для потенциальных сотрудников, только с инструментом совместной работы и управления задачами Asana вместо Dropbox.)