Будьте организованы: 5 шагов к более продуктивным рабочим дням

Вы, наверное, знаете, что могли бы лучше использовать свое время на работе. Но как ты это делаешь?

Есть несколько хитростей, чтобы быть более продуктивными, и пять шагов, описанных ниже, объяснят, как именно туда добраться.

Это не просто. Чтобы действительно быть более продуктивным человеком, вам нужно развивать привычки, а не полагаться на быстрые решения. Но есть некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы помочь себе приобрести эти новые привычки. Вы также обнаружите, что существует множество мобильных приложений, программ и технических служб, которые могут помочь вам сделать рабочий день более продуктивным.

1	Составьте карту вашего цикла продуктивности

Самое важное, что вы можете сделать, чтобы повысить свою производительность на работе, - это сначала узнать свой цикл производительности. У каждого есть время в течение дня, когда он может сосредоточиться, и в другое время, когда его внимание ослабевает. Хотя у каждого есть свои лучшие часы для выполнения работы, «для большинства людей наиболее продуктивные часы - это первое, что нужно - не когда вы просыпаетесь, а относительно рано», - говорит Дэн Арили, поведенческий экономист и профессор в Duke. Университет. Арили очень заинтересован в том, чтобы выяснить, как использовать мобильные приложения для личного самосовершенствования. «Например, - добавил он, - делать электронную почту по утрам обычно бесполезно, потому что утренние минуты более ценны». Не все минуты созданы равными.

Выяснение ваших периодов высокой и низкой производительности или высокой и низкой производительности, как предпочитает их называть Арили, - это первый шаг к тому, чтобы максимально использовать эти драгоценные, мимолетные минуты.

В то время как многие люди думают, что они знают, в какое время суток они в своих лучших и худших проявлениях, это не помешает проверить. RescueTime - безусловно лучший инструмент, который я нашел для определения вашего цикла продуктивности. RescueTime - это небольшое настольное приложение, которое записывает, какие программы вы используете и какие сайты посещаете в течение дня и как долго. Он классифицирует различные приложения и сайты (очень продуктивные, продуктивные, нейтральные, отвлекающие или очень отвлекающие) и создает отчет о том, как вы проводите свое время. Например, сайты социальных сетей «очень отвлекают» по умолчанию. (Вы можете переклассифицировать любые сайты и программы, если значения по умолчанию не точны для вас.) Вы также можете многое рассказать о своем цикле производительности, наблюдая, как часто вы переключаетесь между задачами.

Я рекомендую использовать RescueTime как минимум неделю, прежде чем анализировать ваш отчет. Попробуйте использовать его без изменения вашего нормального поведения. Дело не в том, чтобы быть моделью на неделю. Это выяснить, когда ваши природные моменты для высокой и низкой производительности.

Когда у вас есть какие-то данные, взгляните на время дня, когда вы потратили много времени (40 минут или более) на одну высокопроизводительную задачу. Теперь найдите время суток, когда вы были менее продуктивными, быстро переключаясь между различными задачами или тратя много времени на отвлечения.

Например, я больше всего сосредоточен примерно с 9 утра до 11 утра. Тогда моя производительность снижается. Я обычно очень отвлекаюсь на обед. Иногда, но не всегда, у меня другой сильный период продуктивности во второй половине дня, но это не надежно.

Следующим шагом будет знание того, что делать с этой информацией.

2	Измени свою рутину

Как только вы знаете свой цикл продуктивности, вы должны изменить свой распорядок, чтобы он соответствовал.

Например, начните планировать встречи на время суток, когда у вас более низкий фокус. Встречи редко требуют, чтобы мы были в наших силах. Так, например, возьмите в привычку никогда не посещать утренние собрания, если утро - ваше продуктивное время.

И наоборот, решайте ваши самые важные и важные задачи в то время, когда ваш разум в лучшем виде. Часто мы не планируем нашу самую важную работу. Мы просто доберемся до него, когда сможем. Это нормально, если вы делаете это привычкой делать это во время дня, когда вы действительно можете сосредоточиться.

Поскольку большинство людей могут выполнять задачи с высокой степенью концентрации раньше, имейте в виду запускать только те программы, которые вы используете для этих задач в часы максимальной производительности. Например, если электронная почта не очень продуктивна для вас, не открывайте ее. Просто даже не запускайте программу. Если вам действительно нужно проверить свою электронную почту, просмотрите входящие сообщения на мобильном телефоне или планшете, а затем уберите их, чтобы вы могли вернуться к задачам, которые действительно требуют вашего внимания.

Что если большая часть вашей высокопроизводительной работы происходит в браузере, но ваши самые большие потери времени тоже есть? Есть несколько приемов для минимизации отвлекающих факторов такого рода. Для начала вы можете перевести активную вкладку в полноэкранный режим. Это поможет вам оставаться с поставленной задачей. Вы также можете установить плагины и расширения для браузера, которые блокируют вас от указанных вами веб-сайтов. Мой любимый называется StayFocusd для Chrome. Вы можете найти больше рекомендаций в моей статье о том, как оставаться сосредоточенным.

3	Повторите свой день, каждый день

Еще одно изменение, которое нужно внести в свою рутину: сделайте привычкой всегда пересматривать свой день до его начала. Первым делом просмотрите календарь и список дел, чтобы вас не застали врасплох на встрече в три часа дня, которую вы запланировали две недели назад. Независимо от того, выпиваете ли вы свою первую чашку кофе или во время поездок на работу, наличие единственного момента (и это должно быть одно и то же каждый день, чтобы сделать его привычкой) для просмотра ваших планов на весь день действительно имеет значение.

Создать новую привычку ежедневно пересматривать свой день легче, чем сделать. Any.Do может напомнить вам одно мобильное приложение, которое имеет функцию под названием AnyDo Moment. AnyDo Moment воспроизводит приятные тона и в то же время каждый день в день уведомляет о том, что пришло время пересмотреть ваш день. Затем приложение перечисляет все в вашем календаре и списке дел и спрашивает, хотите ли вы сохранить его в расписании или перенести на другой день.

4	Перерывы по расписанию

Возьми свои перерывы. И не один перерыв на обед. Ваш разум должен освежиться, если вы собираетесь стать самым продуктивным человеком, каким только можете быть.

Я большой поклонник трекеров активности для фитнеса, и одной из особенностей, которую я люблю, является тихая тревога. Вы можете установить будильник, который заставит вашу фитнес-группу вибрировать в определенное время дня, беззвучно. Мне нравится устанавливать это на 4 часа дня, когда я знаю, что должен сделать перерыв, независимо от того, думаю ли я, нужен он или нет. Даже просто вылезти из кресла, чтобы пойти на кухню и вымыть чашку с кофе, достаточно, чтобы отвлечь глаза от экрана компьютера.

Некоторые трекеры активности также имеют предупреждения о простое. Эти сигналы тревоги вызывают вибрацию трекера, если вы сидите без движения в течение некоторого времени, обычно одного часа. Они предназначены для того, чтобы напоминать вам встать и двигаться, но я думаю, что они одинаково ценны как напоминания о том, чтобы перестать работать на две минуты и сделать перерыв. Возможно, вы также захотите установить приложение для перерыва, легкую программу, которая напоминает вам о перерывах и даже может на короткое время заблокировать ваш компьютер, чтобы вызвать проблему. Нашим фаворитом является приложение для Mac под названием TimeOut Free.

Еще один хороший вариант для Windows, Mac и браузеров называется Focus Booster.

5	Завершение дел на конец дня

Представь, что твой день проходит просто плавно. Затем хиты в 16:40. Вы пытаетесь занять себя. Такое ощущение, что вечность проходит! Затем вы снова смотрите на часы, и… это 4:42 вечера

Как часто вы тратите эти последние 20 минут в конце дня? Сколько часов это равняется за месяц? Сколько времени вы тратите на сайты социальных сетей или текстовые сообщения своих друзей?

Отбросьте эту привычку, выстроив несколько дел в конце дня. Попробуйте сделать их чем-то, что вам нравится делать, но это может считаться занятой работой. Вот некоторые примеры:

• подача документов
• отслеживание старых писем
• сброс кеша вашего компьютера
• удаление истории вашего браузера
• ответные телефонные звонки
• вытирая пыль и крошки со стола, клавиатуры и монитора.

Если у вас есть короткий список опций для задач, которые вы можете выполнить в конце дня, вы, скорее всего, действительно сделаете один из них. Сделайте заметку в своем календаре или даже просто оставьте заметку рядом с письменным столом с некоторыми идеями в качестве напоминания. Приходите в 16:45 в пятницу, ваш глаз, вероятно, будет бродить по ним. Дополнительные ресурсы