Будьте организованы: выберите правильный сканер для безбумажного

Если вы работаете над тем, чтобы упорядочить и очистить свою цифровую жизнь, вы наверняка разработали стратегию перехода на безбумажную работу. Вы, вероятно, также обнаружили, что это не так просто, как кажется. Некоторые виды бумаги, такие как отдельные документы и квитанции, достаточно просто оцифровать с помощью любого старого сканера. Но представьте стопку из 63 визитных карточек из вашей последней конференции или коробку старых рецептов, которые вы хотите отсканировать, вырванные из журналов или все еще переплетенные в книгах, и вы столкнетесь с совершенно другой проблемой, которую вы можете не решить с тем же старым сканером.

Не работа для вашего МФУ

Дома, например, у меня есть шестилетний многофункциональный принтер и планшетный сканер. Я полагаю, что многим другим тоже есть что-то подобное. Для одноразовых задач, таких как оцифровка моего последнего чека от оптометриста для подачи заявок на медицинские услуги, он работает нормально.

Но это не быстро. А функция подачи никогда не работала правильно, поэтому я не могу сканировать стопки бумаги. Кроме того, это чудовище цвета шпатлевки, которое занимает огромный след на моем комоде (я никогда не находил лучшего места для этого).

Когда устройства неуклюжи, безобразны и ненадежны, мы используем не так много, как могли бы. Само по себе возбуждение их ощущается как суета. Если вы хотите отсканировать свой путь к безбумажной жизни, вам действительно нужен сканер, который вы любите, и тот, который создан специально для того, чтобы помочь вам вести безбумажную жизнь.

Специализированные сканеры

К счастью, есть целая категория сканеров (и приложений, которые идут с ними) именно для этой цели. Они компактны и эффективны, и они могут выполнять различные задания на сканирование, с которыми часто сталкиваются домашние пользователи и очень малые предприятия.

Хотя я не люблю свое неуклюжее МФУ, я полностью восхищен некоторыми сканерами, представленными сегодня на рынке. Они лучше всех сканируют, чем мое шестилетнее МФУ, и они тоже быстрые. Кроме того, некоторые сканеры удобно экспортируют ваши сканы в те места, где вы действительно хотите их хранить, например, в Dropbox, Evernote и другие облачные сервисы хранения, а не в папку по умолчанию на вашем компьютере с Windows или Mac.

В последнее время я экспериментировал с двумя сканерами, которые действительно привлекли мое внимание. Оба идеально подходят для домашнего использования, а также могут подойти и для небольшого бизнеса. Это сканер NeatDesk и Fujitsu ScanSnap iX500. (На самом деле у Neat есть более новая модель NeatConnect с сенсорным интерфейсом, но я лично больше знаком с другой моделью.)

Fujitsu ScanSnap

Что мне нравится в Fujitsu ScanSnap, так это то, что он позволяет экспортировать все, что вы сканируете, в Evernote, Dropbox, Google Drive, электронную почту (как вложение), SugarSync и другие места, которые вы, скорее всего, в конечном итоге перетянете на конечный результат.

Я отсканировал стопку визитных карточек (я действительно ненавижу визитные карточки) и отправил их все в Evernote, где я бы быстро сунул их в блокнот под названием «Контакты» и соответствующим образом пометил, аннотировал и иным образом управлял ими. Некоторые визитные карточки были разной толщины бумаги и разной ширины, но сканер даже не сработал. Это сила использования сканера, предназначенного для того, чтобы помочь вам обойтись без бумаги.

С ScanSnap я обнаружил, что когда я переносил сканы визиток в Evernote, мне приходилось поворачивать их и называть их соответствующим образом. (Однако Evernote может выполнять распознавание всего, что вы сканируете, что делает поиск текста доступным, даже если это изображение.)

Однако мой любимый аспект ScanSnap заключается в том, что он складывается, чтобы уменьшить объем занимаемого пространства. Это прекрасно.

NeatDesk

NeatDesk, тем временем, является убедительным решением, если вы готовы полностью купить в Neat среде. Когда вы используете решение для облачного хранения, NeatCloud и мобильное приложение Neat, в дополнение к одному из сканеров компании, вы действительно получаете сильно сшитые результаты. Среда Neat делает многое для автоматической классификации сканируемых форм, особенно налоговых документов. Вы должны платить ежемесячную плату за часть NeatCloud, и цены начинаются с $ 5, 99 в месяц.

NeatConnect, который я использовал только несколько раз, имеет сенсорный интерфейс, который, подобно ScanSnap, позволяет отправлять документы напрямую в контейнеры облачного хранения, такие как Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive и Evernote.

Удобство - это ключ

NeatDesk был одним из первых сканеров, которые я когда-либо использовал, и который был очень сосредоточен на том, чтобы помочь домашним хозяйствам и малым предприятиям обойтись без бумаги, и я впечатлен тем, как быстро он засасывает и выплевывает пачки бумаги. Вы можете загружать в ленту различные документы, поскольку в них есть слоты для документов, квитанций и визитных карточек, а аппарат просто обрабатывает их все без разбора.

ScanSnap одинаково быстр и впечатляет. Мне нравится, что я могу просто загружать документы и верю, что хорошо спроектированное оборудование с легкостью пропустит их через сканер.

Neat автоматизирует несколько больше вещей, чем ScanSnap, например, вращающиеся изображения. Но ScanSnap поставляется с программным обеспечением, которое вы можете использовать для получения тех же результатов, а в некоторых случаях оно делает гораздо больше. Мой пакет включал ABBYY Fine Reader, одну из самых мощных программ распознавания. Он также поставляется с Adobe Acrobat, для того, чтобы делать все с PDF-файлами, которые вы всегда должны делать, но не можете с бесплатным Adobe Reader.

Они оба очень способные. Если вам случается много знать о сканерах, вы, вероятно, хотите знать, что ScanSnap работает немного иначе, чем большинство других сканеров в том, что он не использует стандартные драйверы. Вы можете немного прочитать об этом в подробном обзоре ScanSnap Evernote Edition, который довольно похож на iX500 в PCMag. Но если вы менее склонны технически, все, что вам нужно знать, это то, что он работает быстро, отлично смотрится на дисплее и отправляет отсканированные документы туда, куда вы хотите, чтобы они шли.

Суть в том, чтобы ехать домой: если вы хотите стать безбумажным и сделать безбумажную часть своего образа жизни, вам нужно устройство, которое вы не ненавидите. Это должно выглядеть хорошо. Он должен работать быстро, положить свою прежнюю статью туда, где ее легко найти, и выполнить поиск по содержащемуся тексту. Даже несмотря на то, что они стоят несколько сотен долларов, стоит приобрести специализированные сканеры, если вы решили стать безбумажными. Ваше МФУ просто не собирается его резать.